MS Access este un DBMS care asigură stocarea informațiilor, introducerea de noi înregistrări, editarea celor existente, selectarea datelor și prezentarea acestora în forma cerută. MS Access este o aplicație Windows și, din moment ce Windows și MS Access sunt dezvoltate de o singură companie (Microsoft), ei interacționează foarte bine unul cu celălalt. MS Access DBMS rulează sub Windows; Astfel, toate avantajele Windows sunt disponibile în MS Access, de exemplu, puteți tăia, copia și lipi datele din orice aplicație Windows în aplicația MS Access și invers.
MS Access este o bază de date relațională. Utilizarea unei baze de date relaționale ajută la simplificarea structurii datelor și, astfel, la facilitarea executării lucrărilor. Tabelul MS Access poate fi asociat cu datele stocate pe un alt computer sau non-server și, de asemenea, să folosească un tabel creat în Paradox sau Dbase. Datele MS Access sunt foarte ușor de combinat cu datele MS Excel.
MS Access este lansat:
Ø
Ø Start - Programe - Microsoft Office Tools> - MS Access.
Configurația instrumentelor sistemului se realizează utilizând comenzile View-Toolbars-Setup.
Puteți personaliza ecranul, tastatura, directorul de lucru, ordinea de sortare a bazei de date etc. utilizând comanda Instrumente-Opțiuni. Se recomandă configurarea sistemului la începutul lucrării.
Dacă întâmpinați dificultăți, puteți accesa sistemul de ajutor MS Access. Pentru o referință completă, selectați elementul de meniu? (un semn de întrebare). Ajutorul sensibil la context este apelat de cheia F1.
Oprirea este efectuată utilizând elementul de meniu Fișier - Ieșire.
În sistemul MS Access, dezvoltatorii au inclus mai multe baze de date gata făcute. Ele sunt localizate în dosarul Programe Files \ MS Office \ Office \ Samples. Unele dintre ele, cum ar fi Northwind.mdb (Northwind.mdb), vor fi folosite pentru a explora unele dintre metodele de lucru.
Obiecte de bază de date.
Când deschideți sistemul, apare o casetă de dialog, care vă oferă posibilitatea de a alege: creați o bază de date nouă sau deschideți o bază de date nouă.
Puteți crea o bază de date în următoarele moduri:
Ø Goliți baza de date nestructurată;
Ø O bază de date structurată goală bazată pe un șablon.
Puteți face acest lucru folosind butonul și comenzile:
Ø Crearea - Bază de date nouă;
Ø Crearea dintr-un fișier existent - Selectarea unui fișier;
Ø Creați utilizând un șablon - selectați șablonul corespunzător.
Baza de date include diverse obiecte (tabele, formulare, interogări, rapoarte) destinate introducerii, gestionării și stocării informațiilor. Toate obiectele din aceeași bază de date sunt stocate în același fișier care are extensia standard .mdb.
Formularul vă permite să afișați mai clar informațiile conținute într-o singură înregistrare a bazei de date.
Interogările sunt concepute pentru a căuta și extrage informații din baza de date prin diferite criterii.
Macro - secvență macro pentru a extinde capacitatea bazei de date. Cu ajutorul lor, puteți schimba cursul executării aplicației, deschis, se filtrează și se modifica datele din formulare și rapoarte, interogări rula și de a crea noi tabele.
Un modul este un obiect care conține programe în limba Visual Basic.
Pentru tipărire și imprimare, precum și pentru gruparea, sortarea și determinarea totalurilor, sunt utilizate rapoarte.
Tabelele sunt baza bazei de date
Există mai multe moduri de a crea o tabelă:
Ø în Designer;
Ø folosirea Expertului de masă;
Ø în modul tabel;
Ø prin import;
Ø prin conectarea la alte baze de date.
Crearea unui tabel folosind constructorul
Puteți apela Constructorul:
Ø Tab tab - Creați un tabel în vizualizarea Design;
Ø Crearea butonului în fereastra obiectului - Designer;
Ø Inserare - Masă - Constructor;
Ø Butonul Ø Obiect nou al barei de instrumente DB - Constructor de tabele.
Tabelul din vizualizarea Design conține întotdeauna trei coloane. Numele câmpurilor pot conține litere ruse, latine, numere fără spații. După ce numele este atribuit, trebuie să specificați tipul câmpului. În mod prestabilit, este selectat tipul "Text". Descrierea câmpurilor este opțională, dar adaugă claritate la baza de date.
Mutarea, ștergerea și adăugarea câmpurilor se fac cu mouse-ul. Pentru a deplasa câmpul este necesar să se aloce un clic pe un marcaj zonă de înregistrare și trageți în locul potrivit. Pentru a șterge un câmp, selectați-l și apăsați tasta DEL. Pentru a selecta un grup de câmpuri, utilizați tasta SHIFT (pentru câmpurile adiacente) sau CTRL (dacă câmpurile nu sunt localizate într-un rând), împreună cu mouse-ul. Pentru a crea un câmp, utilizați comanda Insert-Field. O linie nouă va fi inserată deasupra liniei în care este localizat cursorul. Pentru a șterge și insera câmpuri, puteți folosi și butonul drept al mouse-ului pentru a afișa meniul contextual.
Înainte de a salva tabelul în fișierul bazei de date, trebuie să specificați cheia primară. Instalarea acestuia poate fi efectuată în următoarele moduri, după selectarea câmpurilor necesare:
Ø specificați câmpul Cheie din meniul contextual;
Ø Edit - câmpul cheie;
Ø un instrument cu o imagine cheie
Dacă câmpul este atribuit din greșeală ca cheie, utilizați comanda câmpului Editare - Renunțare sau CTRL + Z.
În partea de jos a ferestrei Designer, specificați Proprietățile câmpului. Pentru a le determina, aveți nevoie de:
Ø Setați cursorul în câmpul obligatoriu din partea de sus a ferestrei;
Ø mergeți în partea de jos (F6 sau mouse);
➢ introduceți manual caracteristica acestei proprietăți sau selectați un element din lista derulantă.
Măriți dimensiunea zonei de proprietăți apăsând SHIFT + F2. Unele proprietăți pot fi completate utilizând fereastra de ajutor a constructorului (expert), numită butonul Build, situat în partea dreaptă a celulei proprietății respective.
Formatul câmpului specifică formatul prezentării datelor când este afișat sau tipărit (Text, Numeric, Ban, Contor, Data / Ora, Logic).
Pentru tipurile de date Numeric. Bani și Counter există mai multe formate:
Ø standard - nu există separatoare de mii și semne valutare, numărul de zecimale depinde de exactitatea datelor (este setat implicit);
Ø simboluri valutare sau monede euro și două cifre după separatorul zecimal;
Ø fix - cu un caracter înainte și cu două caractere după separatorul zecimal;
Ø cu separatoare de mii - două cifre după separator zecimal și separatoare de mii;
Pentru tipurile de date / oră există un set de formate:
Ø plin (15.04.94 05:30:10 PM);
Ø medie (15-Apr-94);
Ø scurt (15.04.90);
Ø formatul lung de timp (05:30:10 PM);
Ø formatul mediu de timp (05:30 PM);
Ø un format scurt (17:30).
Constantele tipului Date / Timp sunt limitate la caractere "#", de exemplu # 01.03.57 #.
Pentru tipul boolean:
Ø Da / Nu - Da / Nu (implicit);
Ø Adevărat / Fals - Adevărat / Fals;
Ø On / Off - On / Off.
Numărul de zecimale indică numărul de cifre după delimitator (de la 0 la 15).
Dimensiunea câmpului specifică dimensiunea maximă a datelor din câmp. Un câmp cu un tip de text poate avea o dimensiune de la 1 la 255 de caractere (implicit este 50).
Dimensiunea câmpului pentru un tip de date numerice:
- masca trebuie umplută de la dreapta la stânga
Apelați Expertul de mascare cu butonul Construiți. În fereastra care apare, selectați masca potrivită din lista de măști pregătite.
Titlul câmpului specifică semnătura pentru utilizare în formulare și rapoarte, dacă diferă de numele câmpului.
Valoarea implicită determină valoarea introdusă automat în toate intrările noi. Dacă un anumit câmp are în majoritatea cazurilor o valoare pre-cunoscută, atunci pentru astfel de câmpuri puteți seta o valoare implicită care va fi atribuită automat câmpului atunci când creați o nouă înregistrare.
Mesajul de eroare vă permite să specificați textul afișat pe ecran dacă valoarea nu satisface condiția privind valoarea.
Un câmp obligatoriu determină dacă acest câmp poate rămâne necompletat la introducerea datelor.
Proprietatea Liniile goale vă permite să stocați linii goale în câmpurile text și MEMO.
Un câmp indexat specifică construirea unui index pentru câmpurile cu un tip de date Text. Numerică. Banii. Data / Ora și Counter. Scopul indexului este de a accelera executarea interogării, căutarea și sortarea. Valorile posibile pentru această proprietate sunt:
Ø Nu - nu creează un index sau nu șterge un index existent;
Ø Da (coincidențele sunt permise) - creează un index dacă permite coincidența valorilor pentru înregistrări diferite;
Ø Da (nu se permite meciuri) - creează un index unic.
Crearea unei tabele folosind "Expertul de masă"
Pentru a crea rapid tabele, folosiți Expertul de masă - un program special care, atunci când pune întrebări, oferă o performanță de 90%.
Când baza de date este deschisă, asistentul invocă:
Ø
Ø Crearea butonului în fereastra de obiecte - Asistent bază de date;
➢ Insert - Table - Wizard;
Ø Butonul Ø Obiect nou al barei de instrumente DB - Wizard Table-Table.
Primul ecran al expertului este prezentat în figură.
Sarcină. Consultați nota din notebook, răspunzând la următoarele întrebări:
1. Ce date sunt denumite structurate?
2. Definirea și descrierea scopului bazei de date.
3. Definirea și descrierea scopului sistemului de gestionare a bazelor de date.
4. Explicați care este diferența dintre arhitecturile de baze de date, organizate pe baza client-server și file-server.
5. Prin ce principii sunt bazele de date împărțite în fapte și documentare?
6. Care este rolul și rolul SGBD în sistemul informațional?
7. Ce factori afectează performanța bazei de date?
8. Care sunt principalele funcții ale SGBD?
9. Care este cheia primară?
10. Ce este o tranzacție?
11. Care sunt cerințele pentru orice bază de date?
12. Care este integritatea bazei de date?
13. Ce caracteristici sunt indicate în descrierea structurii bazei de date și care este scopul acestei descrieri?
14. Ce tipuri de date pot fi stocate în câmpurile bazei de date?
15. Ce modele de date știi?
16. Care este un atribut?
17. Care sunt tipurile de comunicare între entități?
18. Care este diferența dintre modelul relațional de date și celelalte?
19. Listează cele trei etape ale proiectării bazei de date.
20. Cine este implicat în dezvoltarea bazelor de date?
21. Care sunt funcțiile administratorului bazei de date?