Cum sunt documentele documentate corect în organizație? Cine are dreptul de a certifica documentele și ce document reglementează?
Inspector de semnătura personalului Nume de familie
Dacă o copie a documentului este emisă pentru a fi trimisă unei alte organizații, este ștampilată. Dacă copia este utilizată intern, imprimarea nu se face. Astfel, de exemplu, ofițerii de personal certifică copii ale documentelor, în cazul în care aceste copii sunt plasate într-o chestiune privată a angajatului (o copie a diplomei de educație, o copie a chitanței de comenzi, prin transfer, concediere, etc.).
În același mod, copii ale ordinelor pentru activitatea principală sunt trimise unităților structurale. Cu toate acestea, aici sunt posibile variante.
Dacă organizația dvs. are o mulțime de organizații subordonate, sau are o structură complexă, și a trimis simultan la un număr mare de copii ale ordinelor de afaceri de bază (se întâmplă că numărul lor se ridică la câteva zeci), înregistrarea mărcilor să autentifice copiile arătat mai sus mod este foarte consumatoare de timp, astfel încât acestea se utilizează un fel de mod simplificat de autentificare a copiilor. El ștanțare servicii de birou (birouri, managementul de caz) în copia documentului, fără inscripții suplimentare.
Trebuie spus despre o altă metodă, copii certificate, care, în ținerea standard și a înregistra, la toate în literatura de specialitate este aproape silențios. Acestea sunt copii ale documentelor, originalele cărora sunt trimise altor organizații. lucra cu documentul fiind trimis, tehnologia este de așa natură încât documentul este de obicei tipărit în două exemplare, primul (original) semnat de cap, atunci serviciul de flux de lucru registre documentul (marchează data și numărul de înregistrare pe original și copie), asigură o copie, apoi originalul transmis la trimiterea și o copie (al doilea exemplar) - în afaceri. În acest caz, copii ale certificării este plasat aproape de numele postului mărcii cap „original, semnat de“ ca o prescurtare - p / n - și lucrătorul semnătură birou serviciu:
p / p Director General I.O. Nume de familie
Semnătura unui grefier
Procedura generală pentru eliberarea de copii ale documentelor și asigurări stabilite prin Decretul Sovietului Suprem al URSS 04/08/1983 numărul 9779-X «Pe ordinea eliberării și mărturia întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor, copii ale documentelor referitoare la drepturile cetățenilor.“ În special, decretul a stabilit că documentele de fidelitate copii semnate de cap sau autorizat de sigiliul oficial. Șeful dreptul de a delega certificarea copiilor unuia dintre adjuncții și șefii de unități structurale sale, de exemplu, șeful departamentului de personal al organizației și / sau serviciile sediului central. Pentru aceasta ar trebui să se emită un ordin care să citească:
„Entrust (poziția, numele, prenumele, patronimicul) responsabilități pentru copii legalizate ale documentelor“ (în acest caz, trebuie să specificați o copie a tuturor documentelor are dreptul de a certifica persoana, de exemplu:“... copiile documentelor de personal (copii ale cărților de muncă, la ordinele personale compoziție, etc.) ").
Dacă organizația este mare, are o rețea extinsă, dreptul de a certifica copii poate fi oferit mai multor angajați; la care se decide de către șef (poate că vor fi șefi sau vicepreședinți ai filialelor, filialelor, reprezentanțelor sau firmelor care fac parte din exploatație). În acest caz, ordinul menționat anterior trebuie, de asemenea, să fie emis.
Anunțuri privind problemele viitoare