În acest articol, vreau să vă împărtășesc sfaturi specifice pentru îmbunătățirea eficienței atunci când lucrați cu e-mail, vă voi spune cum să vă păstrați controlul asupra informațiilor care vin la dumneavoastră.
Deci, 7 sfaturi simple pentru creșterea productivității dvs. atunci când lucrați cu e-mail.
1. Verificarea e-mail-ului la un program
Sunt sigur că aproape fiecare dintre noi verifică e-mail-ul dvs. mai des decât este într-adevăr. Suntem în captivitatea mitului că este necesar să fim mereu în contact și să reacționăm imediat la informațiile primite. Mai mult, mulți dintre noi observă calități precum eficiența și eficacitatea în comportamentul unei persoane. Cu toate acestea, după cum știți, întreruperile în muncă duc la atenție și stres redus.
Prin urmare, primul sfat pentru o lucrare eficientă cu mesaje electronice este verificarea corespondenței într-un program.
Cei mai mulți oameni verifică doar cutia de 2 ori pe zi. În funcție de specificul activității dvs., genul de activitate, există opțiuni cu o frecvență diferită de verificare a casetei electronice.
Principalul lucru pentru a determina în mod clar de câte ori pe zi și la ce oră doriți să verificați e-mailul și să urmați în mod clar acest program.
Îmi verific poșta de 2 ori pe zi: la începutul și la sfârșitul zilei.
2. Regula "Inbox empty"
Ideea de bază din spatele acestei reguli este aceea că Inbox sau, cu alte cuvinte, căsuța poștală a căsuței poștale trebuie să rămână goală după fiecare sesiune de e-mail.
3. Regula "2 minute"
Această regulă este foarte simplă: dacă răspunsul la mesaj durează mai puțin de 2 minute, răspundeți imediat la acest e-mail.
Regula "2 minute", atunci când lucrează cu e-mail, este împrumutată de la tehnica GTD a lui David Allen, utilizată în managementul sarcinilor. Puteți citi aici despre asta.
Valoarea acestei reguli este că contribuie la o creștere semnificativă a productivității: timpul trece prin lucrul cu acest tip de mesaj, nu cu mult mai mult decât dacă am amâna lucrarea cu această scrisoare pentru mai târziu, schimbându-l din dosar în dosar, petrecând timpul cu reutilizarea de deschidere și de lectură.
În general, regula "2 minute" este condiționată, poate fi de 3 minute și 5. Principalul lucru este acela de a putea distinge mesajele a căror răspuns este mai bine să nu amâne, pentru că mai târziu vor lua mult mai mult timp și energie de la noi.
4. Prelucrarea literelor primite folosind algoritmul GTD
Scopul nostru principal în procesarea e-mailurilor este reducerea numărului de mesaje din dosarul Inbox la zero. Fiți atenți la "proces" - nu înseamnă "citiți". Procesarea prin poștă este de a decide ce să facă cu fiecare mesaj.
În primul rând, creăm trei dosare în cutia electronică:
Procesul de prelucrare a mesajelor electronice este, de asemenea, împrumutat din sistemul GTD.
După cum puteți vedea din diagrama, în timpul procesării mesajelor, se aplică atât regula căsuței poștale goale (vârful 2) cât și regula de 2 minute (vârful 3).
Când procesăm poșta, folosim următoarele reguli:
- Să revedem scrisorile în ordine;
- Nu lăsăm scrisoarea deschisă în căsuța de e-mail, ci mutați-o după diagrama;
- Să revedem scrisorile fluent, nu mai mult de 30 de secunde
Atunci când mesajele primite este gol, puteți trece la o manipulare mai atentă a literelor conținute în dosarul „Pregătiți răspunsul“ și „se așteaptă“.
- Uită-te la scrisori cel puțin o dată sau de două ori pe săptămână.
- Dacă nu primiți un răspuns la scrisoarea dvs. în interval de 24-48 de ore sau mai mult, puteți să vă pregătiți un memento.
- Dacă ați primit un răspuns la scrisoarea dvs., ștergeți litera din dosarul "În așteptare" și trimiteți-o în dosarul "Arhivă".
Lucrul cu dosarul "Pregătiți un răspuns"
- Scrisoarea conținută în acest dosar necesită acțiuni specifice de la noi, deci este de dorit să le transformăm în sarcini sau proiecte de implementare.
- Pentru aceasta, citiți cu atenție fiecare scrisoare din dosarul "Pregătiți un răspuns" și stabiliți acțiunile sau sarcinile specifice, pe baza informațiilor conținute în scrisoare.
- Apoi, plasăm sarcinile formulate în jurnal, organizator, programator sau listă de sarcini simple.
- După terminarea sarcinii, litera este mutată în dosarul Arhiva.
5. Configurați filtrul de e-mail
Dacă primiți un număr mare de scrisori în fiecare zi, vă sfătuiesc să utilizați resursele clientului de e-mail.
Filtrele sunt proiectate pentru prelucrarea automată a mesajelor de e-mail. Este posibil să creați o mare varietate de filtre, ceea ce va facilita în mare măsură procesul de procesare a corespondenței.
Următorul este un program minim pentru crearea de filtre pentru procesarea automată a corespondenței.
Aplică filtre pentru:
Filtrul propus va reduce considerabil fluxul de mesaje în dosarul „Mesaje primite“, reduce timpul pentru a procesa e-mail, și în același timp, își păstrează informațiile pentru tine, care poate fi găsit la un moment convenabil.
7. Cutia electronică este un mijloc de comunicare, nu o listă de cazuri
Adesea, scrisorile care necesită acțiuni specifice de la dvs. rămân în cutia dvs. ca o reamintire a ceea ce trebuie făcut.
Astfel de acțiuni treptat formează o preferință pentru noi să folosim mailul ca manager de activități și să păstrăm toate sarcinile prin poștă, indiferent de faptul că clienții de mail nu sunt potriviți în acest scop. Acest lucru conduce la faptul că sarcinile care trebuie îndeplinite sunt amestecate cu alte litere, diluând astfel concentrarea asupra cazurilor. În plus, informațiile din scrisoare nu conțin întotdeauna o acțiune sau o sarcină, ceea ce duce la o re-citire a mesajului și oa doua decizie cu privire la ceea ce trebuie făcut cu el.
Deci, nu folosesc clienții de e-mail cum ar fi liste de rezolvat, și de a face sarcina de a literelor în calendar, o listă jurnal de hârtie, de rezolvat ca o foaie de hârtie simplă sau un document text, un organizator electronic.
Combinați procesul de procesare a corespondenței cu sarcini de setare. În timpul procesării e-mailurilor, introduceți informații din litere în lista de sarcini. Apoi mutați mesajul procesat în arhivă.
Astfel, eliberați folderul Inbox, reparați sarcina în planificatorul dvs. și lăsați un mesaj în arhivă, păstrând accesul la acesta în caz de nevoie.
Iată câteva sfaturi simple pentru a lucra cu poșta electronică, aplicate în practică, pentru o creștere semnificativă a productivității dvs., fără suprasolicitare și pentru a ajuta la stabilirea controlului asupra fluxului de informații.
Categoric trebuie să-și petreacă un efort de a instrui abilitățile oferite de e-mail și va exista tentația de a reveni la afaceri ca de obicei, să fie înecat în adâncul literelor.
Nu lăsați obiceiurile vechi să vă afecteze productivitatea! Disciplina și totul se va întoarce!
Începeți să aplicați aceste sfaturi astăzi și aceasta va fi SOLUȚIA DUMNEAVOASTRĂ!
Citește mai mult:
