Forma de control este aleasă pe baza capacității instituției. Aceasta poate fi o carte de timp manuală, dar astăzi se utilizează din ce în ce mai mult un sistem automat de control al execuției documentelor.
Considerăm mai întâi indexul cartelei de timp. Pentru a controla în modul manual, se utilizează carduri de înregistrare și o cutie de fișiere cu 32 separatoare mobile (carton sau plastic). Treizeci și unu de separatori sunt numerele lunii (31 zile). Pentru cel de-al 32-lea separator puneți cărți pe documente, data scadentă pentru care vine luna viitoare. În ultimele zile ale lunii (pentru 2 - 3 zile), aceste carduri sunt plasate în funcție de numărul lunii noi. Înainte de primul delimitator, se plasează cărțile cu scadență expirată. Ei stau aici până când se specifică un nou termen limită prelungit.
După ce ați înregistrat toate documentele, aranjați car-punctele în conformitate cu termenii de execuție, adică Fiecare carte este pusă pentru numărul pe care trebuie executat documentul. Pe cartele separate, toate documentele administrative sunt scrise. În orice formă, puteți înregistra pe ordinele punctului card și verbale ale conducerii.
Astfel, este ușor să aflați prin fișierul de timp ce zi ar trebui să fie efectuată.
Pe lângă monitorizare, se recomandă efectuarea unui control preventiv. Pentru aceasta, documentele sunt identificate pe carduri, data scadentului expirand in trei zile si avertizeaza despre fiecare interpret. Monitorizarea zilnică (actuală și preventivă) creează o atmosferă normală de lucru în birou. Lucrătorii sunt obișnuiți cu faptul că pentru executarea oricărei sarcini va fi în mod necesar solicitat la timp.
Când documentul este executat, nota de execuție de pe spatele cardului indică modul în care problema a fost rezolvată, pentru ce număr și când a fost trimis documentul. Documentul este considerat executat atunci când sarcinile stabilite în acesta sau specificate în rezoluție sunt îndeplinite integral. Dacă în procesul de rezolvare a problemei documentul a fost transferat de la un artist la altul, toate acestea sunt fixate și pe partea din spate a cardului.
După ce documentul este scos din control, cardul de control este scos din fișierul de termen și este mutat în fișierul de referință, deoarece conține mai multe informații complete despre document (cursul și natura documentului). Cardul, care se afla în fișierul cartelei de referință, este retras și utilizat, dacă este necesar, în alte fișiere de referință. Controlul asupra duratei de timp pentru punerea în aplicare ar trebui să se realizeze în fiecare unitate structurală.