Funcțiile întâlnirii
De regulă, reuniunea îndeplinește funcții precum transferul de informații, evaluarea situației, reacțiile și performanța angajaților, ajustarea acțiunilor comune, dezvoltarea și monitorizarea deciziilor. Pentru a utiliza întrunirile în mod eficient, trebuie să înțelegeți avantajele și dezavantajele acestora.
Erori la desfășurarea ședințelor
Erorile tipice în desfășurarea întrunirilor sunt cel mai adesea:
Se întâmplă adesea ca întâlnirea de conducere să nu fie pe deplin conștientă de rezultatul pe care dorește să îl obțină în cele din urmă. O reuniune eficientă are nevoie de un obiectiv clar și de obiective specifice;
- incapacitatea de a construi întâlnirea în conformitate cu scopul.
Apoi întâlnirea se transformă într-o sală de discuții, adică o pierdere de timp. Acest lucru contribuie adesea la utilizarea agendei de termeni, cum ar fi: „pentru a vorbi despre ...“, „discuta problema ...“, „permisiunea schiță a modului ...“ etc. și „oferi participanților informații cu privire la ...“ în ceea ce privește rezultatul, „pentru a obține înapoi .. comunicarea pe această temă ... "," sunt de acord cu ordinea interacțiunii ... "etc.
Reuniunile operaționale (săptămânale) sunt concepute pentru a aborda problemele actuale. Cu toate acestea, unii manageri, care nu știu cum să folosească întâlnirea ca instrument de gestionare, consideră că este doar o pierdere de timp și pur și simplu nu știu ce ar trebui spus despre ei. Ca urmare, întâlnirile se desfășoară, dar planificarea și controlul actual există de la sine, iar întâlnirile sunt pe cont propriu;
- Pregătirea necorespunzătoare a participanților la întâlnire.
Acest lucru poate fi exprimat prin ignorarea subiectului întâlnirii, lipsa de proprietate a materialului prezent, refuzul de a participa la discuție;
- absența unor termene clare (regulamente) ale ședinței.
Reuniunea devine infinit de lungă sau prea scurtă;
- contradicția dintre scopul întâlnirii și metodele de organizare a acesteia.
Diferitele tipuri de întâlniri și chiar mai mult o adunare generală a angajaților nu pot fi efectuate prin aceeași metodă - aceasta duce la eșec.
Beneficiile reuniunii
Specialiștii și practicienii de management notează următoarele avantaje ale întâlnirii ca instrument de management. Deci, întâlnirea:
- asigură loialitatea angajaților față de decizie.
- vă permite să atrageți resursele echipei pentru a găsi cea mai bună soluție.
- oferă posibilitatea de a obține rapid feedback "de jos."
Problemele organizării de întâlniri sunt esențiale pentru atingerea eficacității organizaționale și motivarea personalului organelor executive ale autonomiei locale pentru atingerea obiectivelor comune.
Tipurile și tipurile întâlnirii
Pentru utilizarea practică și eficientă a acestui instrument de management, vom lua în considerare conceptul, tipurile și tipurile de întâlniri.
Reuniunea ca parte a activităților de gestionare a capului (sau unități) permite utilizarea de înțelepciune colectivă, cunoștințele și experiența experților pentru a rezolva probleme complexe, să organizeze schimbul de informații între angajații individuali și unități structurale, aduce cu promptitudine obiective specifice autorilor directe și să monitorizeze executarea lor.
Întâlnirile și întâlnirile reprezintă o modalitate de schimb de informații colective, care duce la adoptarea unor decizii specifice. Ele diferă:
- cercurile participanților (la reuniuni există șefi de departamente, sectoare, specialiști responsabili sau persoane interesate, iar la întâlniri - tot personalul);
- natura chestiunilor aflate în discuție (întâlnirile abordează chestiuni specifice actuale și la reuniuni - mai generale, acumulate pe o anumită perioadă de timp sau perspectivă);
- (întâlnirile sunt de natură operațională și sunt chemate să facă ajustări la îmbunătățirea activităților curente, întâlnirile în primul rând rezumă rezultatele și determină planurile pentru viitor).
Următoarele tipuri de întâlniri se disting în scopul reuniunii:
- (sarcini de eliberare, îmbunătățirea competențelor);
- informații (generalizarea informațiilor, studierea punctelor de vedere);
- explicativ (condamnarea angajaților în ceva);
- problemă (căutare colectivă pentru rezolvarea problemei);
- instructiv (aducerea la cunoștință a informațiilor necesare și explicarea modului de acțiune);
- operațional (obținerea de informații actuale despre starea de fapt și depășirea deficiențelor);
- coordonare (asigurarea interacțiunii unităților).
Următoarele reuniuni se pot distinge prin metodele de organizare:
- interviu de grup ca metodă de a studia punctele de vedere ale angajaților departamentului pe o problemă specifică;
- "Brainstorming" (brainstorming) ca metodă de dezvoltare a noilor soluții și idei;
- luarea deciziilor în grup pentru a rezolva o situație problematică și pentru a dezvolta anumite soluții;
- gruparea unui caz particular (situație specială, non-standard);
- discuții de grup.
În curs de pregătire, este necesar să se determine scopul reuniunii.
În conformitate cu obiectivele reuniunii, numai acei angajați care:
- să ia sau să participe la luarea deciziilor cu privire la aspectele care vor fi luate în considerare în cadrul reuniunii;
- cu privire la obligațiile lor oficiale ar trebui să se familiarizeze cu informațiile pe care facilitatorul le va oferi în timpul întâlnirii;
- va implementa deciziile luate.
Alți angajați vor primi informațiile necesare sau instrucțiuni specifice de la participanții direcți ai ședinței (managerii acestora).
Ordinea de zi a întâlnirii ar trebui să includă numai acele elemente care pot fi într-adevăr luate în considerare în perioada de timp alocată. Durata întâlnirii depinde de obiectivele și ordinea de zi.
Durata maximă a întâlnirii problema cu ordinea de zi intensă - 1.5-2 h În același timp, trebuie să ne amintim că, după 30-40 de minute de funcționare, participanții încep să slăbească atenția, prin 70-80 de minute există oboseală fizică, timp de 80-90 min se dezvolta „negativ. activitate "- începe conversațiile și se implică în chestiuni străine. După 2 ore de muncă continuă, oamenii sunt gata să se descompună în curând.
Astfel, un număr redus de probleme ar trebui incluse pe ordinea de zi, astfel încât să poată fi discutate în detaliu în cadrul reuniunii. Prin urmare, este necesar să se elimine problemele minore care pot fi rezolvate în afara întâlnirii.
Experiența arată că o mai bună ședință de start, amintindu publicului ce decizii au fost luate înainte și încă nu au îndeplinit, deși condițiile au expirat, și cine personal este responsabil pentru acest lucru. Un astfel de început stabilește imediat pe cei prezenți într-o manieră și o disciplină. Moderatorul întâlnirii ar trebui să cunoască tehnica discursului de deschidere, care de obicei durează 3-4 minute. În acest timp, facilitatorul ar trebui să informeze:
- scopul reuniunii;
- agenda;
- soluțiile posibile și condițiile de adoptare a acestora;
- reguli de procedură și protocol.
Menținerea unui protocol formal nu este întotdeauna necesară, însă este necesar să se înregistreze deciziile, termenele limită, responsabilitatea, raportarea, controlul.
ADECȚIA PSIHOLOGULUI
1. Liderul ar trebui să rămână în poziții neutre! Acest lucru afectează în mod pozitiv starea emoțională a celor prezenți.
2. Mențineți constant conversația. Dacă există o pauză dificilă, interveniți imediat: cu întrebări suplimentare, explicații sau prin însumarea rezultatelor preliminare. .