Informațiile constituie baza proceselor de comunicare și adoptarea deciziilor manageriale.
Din implementarea comunicațiilor și a calității lor depinde: atingerea obiectivelor, eficacitatea organizației, performanța funcțiilor de conducere, calitatea și flexibilitatea luării deciziilor manageriale, viteza de adaptare a organizației la schimbările din mediul intern și extern etc.
C. Bernard, în scrierile sale, a definit trei funcții de conducere:
1) asigurarea unui sistem de comunicații;
2) să dezvolte eforturile personale necesare;
3) formularea și specificarea scopului.
El a scris că în furnizarea de comunicări, șeful trebuie să stabilească responsabilitățile organizaționale, să clarifice liniile de putere și responsabilitate și să ia în considerare mijloacele de comunicare formale și informale. Comunicările informale servesc pentru sprijinul organizațional, permițându-vă să ridicați și să discutați problemele fără a forța decizia și fără a supraîncărca manageri.
Comunicațiile se aflau în centrul atenției dezvoltărilor științifice ale lui C. Bernard, care a dezvoltat anumite principii de comunicare:
- canalele de comunicare ar trebui definite clar;
- puterea obiectivă necesită un anumit canal formal de comunicare cu fiecare membru al organizației, adică toți trebuie să raporteze că sunt subordonați unei persoane;
- Linia de comunicații trebuie să fie cât mai simplă și mai scurtă posibil pentru a accelera comunicarea și a reduce distorsiunile cauzate de transmisia printr-un număr mare de canale [40,52].
Potrivit experților, între 50 și 90% din timpul de lucru al managerului este cheltuit pentru comunicare [88, p.166].
Comunicarea este un proces complex, care constă în pași reciproce (de către participanții la procesul de comunicare.) - Autorul. Fiecare dintre acești pași este foarte necesar pentru a face gândurile noastre să fie ușor de înțeles de către o altă persoană. Fiecare pas este un punct în care, dacă suntem neglijenți și nu ne gândim la ceea ce facem, semnificația poate fi pierdută [48, p. 165].
Comunicarea în cadrul organizațiilor joacă un rol important. Fluxurile de informații care servesc drept bază pentru comunicații care permit unei organizații să răspundă schimbărilor din mediul extern și intern. Caracterizând comunicarea organizațională, trebuie remarcat faptul că acestea pot fi împărțite în mai multe tipuri mari.
Comunicările interne sunt efectuate cu o intensitate mai mare, deoarece comunicațiile sunt susținute de activitatea vitală a organizației. Ele sunt caracterizate de diversitate, semnificație diferită, bogăție și informativitate. Acestea pot fi realizate atât la nivelul indivizilor, cât și la nivelul unităților structurale.
Comunicarea poate fi clasificată ca interpersonală și organizațională. Comunicarea interpersonală apare atât în rândul participanților, cât și în rândul reprezentanților mediului extern și a membrilor organizației la nivel interpersonal. Comunicarea interpersonală poate fi la niveluri: persoană-persoană, persoană, grup de persoane, grup de persoane - grup de persoane.
Cu informații de comunicații organizatorice sunt schimbate la nivel oficial, ceea ce implică posibilitatea punerii în aplicare la nivelul unu de management - comunicare pe orizontală sau pe diferite nivele de management - comunicare pe verticală, ceea ce face posibilă clasificarea comunicarea în dependență de circulația fluxurilor de comunicare. Dezvoltarea comunicării se realizează la nivelul șefilor unităților structurale de același nivel de conducere. Cu ajutorul acestor comunicări există coordonarea activităților diviziilor și serviciilor structurale individuale ale organizației.
Cu cât sunt mai multe niveluri organizaționale în organizație (ierarhia structurii organizației), cu atât este mai complexă în comunicările verticale. Comunicările verticale, la rândul lor, pot fi ascendente și descendente. Comunicările în amonte (comunicații de jos în sus) se caracterizează prin schimbul de informații în direcția subordonatului - capul și se realizează prin scrierea de rapoarte, rapoarte de serviciu etc. În mod obișnuit, astfel de comunicări sunt rare. Cu ajutorul lor, aceștia sunt adesea informați despre deficiențele care au apărut în muncă sau despre problemele legate de gestionarea organizației sau în procesele de producție.
Cu ajutorul comunicărilor de sus în jos (comunicare de sus în jos), informațiile se schimbă în direcția administratorului-sclav și pot fi sub formă de sarcini, comentarii, ordine, ordine, orare etc. Comunicările verticale pot fi implementate prin întâlniri, reuniuni, conferințe. În acest caz, ambele comunicări organizaționale ascendente și descendente vor avea loc.
În plus, comunicarea în cadrul organizației poate, în funcție de sursa de informație, împărțită în formală (formală) și informală (informală). Comunicările formale se desfășoară în limitele cerințelor și competențelor personalului organizației, iar implementarea lor este obligatorie pentru toți participanții la comunicare, în timp ce comunicările informale sunt rezultatul conexiunilor informale care există în organizație.
Numărul de participanți la comunicare este complex și simplu. Comunicările complexe implică participarea mai multor persoane în procesul de comunicare, apoi restrângerea simplă a comunicării de către două persoane (figura 3.4).
Comunicarea eficientă în cadrul organizației și dincolo de aceasta necesită comunicare și comunicare eficiente. Prin urmare, scopul principal și funcția cea mai importantă a procesului de management este de a asigura coerența, ordinea, interconectarea și interacțiunea dintre elementele individuale ale sistemului de management. Aceste procese se datorează comunicărilor din cadrul organizației,
Figura 3.4. c Clasificarea comunicațiilor
Eficiența comunicării este asigurată de organizarea procesului de comunicare. Baza proceselor de comunicare este informația. Procesele de schimb de informații se numesc comunicare. A.E. Kuzmin și O.G. Melnyk definesc procesele de comunicare ca procese de schimb de informații cu scopul de a rezolva o problemă specifică [39, p.235]. Scopul principal al procesului de comunicare este de a asigura înțelegerea informațiilor care fac obiectul schimbului, adică comunicații [76, p. 478].
Potrivit majoritatea oamenilor de știință [39, 76, 40, 60, 67], există patru elemente ale comunicării procesului: expeditor - persoana care realizează colectarea și transferul de informații și generează idei, mesaje de informații reale codificate utilizând un anumit caracter și este definit pentru transferul, Canalul de informații este un mijloc prin care informațiile sunt transmise, destinatarul informațiilor este persoana căreia îi sunt destinate informațiile și care interpretează informațiile primite.
1) Originea ideii. În această etapă, originea ideilor sau colectarea de informații, în care a apărut o nevoie. Definirea rolului acestei etape în procesul de comunicare, M.Meskon, M.Albert și F. Hedouri act de faptul că mesajul de eșec nu va fi cel mai bun pe hârtie de calitate, sau atunci când difuzorul de putere. Leitmotivul scenei este "nu începeți să vorbiți fără să începeți să gândiți" [49, p.172].
2) Codificarea informațiilor și selectarea unui canal de transmisie Înainte de a transfera o idee, aceasta trebuie să fie codificată cu simboluri. Aceste simboluri pot fi cuvinte, limbaj semnelor, adică cu ajutorul cărora ideea se transformă într-un mesaj. În funcție de tipul de caractere selectat, este selectat canalul de transmisie. Canalul de transmisie este determinat de timpul necesar pentru transmiterea informațiilor, volumul lor, complexitatea problemei care este rezolvată, capacitățile organizației. Dacă canalul nu se potrivește cu ideea, eficiența comunicării poate fi redusă semnificativ.
4) Informații de decodare. După primirea informațiilor, simbolurile expeditorului sunt traduse în simbolurile destinatarului informațiilor. Aceasta este una dintre cele mai importante etape, deoarece aici determină cât de reușit a fost procesul de comunicare, adică cât de mult simbolurile expeditorului de informații coincid cu simbolurile destinatarului informațiilor.
5) Obținerea de feedback contribuie la identificarea ideii expeditorului și destinatarului informațiilor. În cazul în care ideea este clară, putem presupune că procesul de comunicare a avut succes, dacă nu, procesul de transfer al informațiilor trebuie repetat. Prin urmare, feedback-ul crește semnificativ șansele unui proces eficient de comunicare, așa cum se arată în Fig. 3.5.
Analizând comunicările din cadrul organizației, putem să le numim direcțiile principale:
1. Comunicarea între organizație și mediul său extern:
- comunicarea între consumatori prin departamentul de marketing;
- comunicarea cu autoritățile fiscale;
- comunicarea cu autoritățile;
- comunicare ca rezultat al căutării furnizorilor.
2. Comunicări între nivelurile de conducere și departamente:
- comunicarea între nivelurile de control - comunicații verticale, care pot avea direcții: de sus în jos și de jos în sus;
- comunicarea între departamente - comunicări orizontale.
3. Supervizorul de comunicare-subordonat, ele aparțin comunicărilor pe verticală și constituie partea principală a activităților managerului.
Fig. 3.5.Modelul procesului de comunicare
Acest tip de comunicare este asociat cu formularea de sarcini, explicații privind rezolvarea problemelor; explicații ale priorităților, direcții de creștere a eficienței muncii; cu implementarea motivației muncii subordonaților; cu colectarea de informații despre problemele de maturare sau existente etc.
4. Comunicarea între lider și grupul de lucru.
Aceste comunicări sunt asociate cu îmbunătățirea eficienței grupului.
5. Comunicarea informală este un canal pentru difuzarea zvonurilor.
Prin canalele de zvonuri, informațiile sunt transmise mult mai repede decât prin canalele mesajelor formale.
Cercetătorii menționează că 80-90% din zvonurile despre organizație pot fi reale, dar nu privesc indivizii sau informații prea emoționale.
Informații tipice transmise prin distribuirea zvonurilor:
- posibile reduceri de locuri de muncă;
- noi măsuri privind sosirile târzii;
- schimbări în structura de conducere a organizației;
- posibile schimbări și îmbunătățiri;
- transmiterea detaliată a neînțelegerilor dintre cei doi lideri;
- care numește pe cine la cine după muncă. 6. Comunicarea interpersonală.
Concepte de bază ale procesului de comunicare.
Un proces de comunicare este schimbul de informații între două sau mai multe persoane.
Comunicarea va fi eficientă dacă schimbul de informații este eficient, adică dacă informațiile sunt primite de ambele părți ale procesului de comunicare.
În timpul schimbului de informații, există 4 elemente de bază:
- Expeditor - generează idei sau colectează informații și le transmite.
- Un mesaj este informație codificată sub formă de simboluri.
- Un canal este un mijloc de transmitere a informațiilor.
- Destinatarul este persoana căreia îi sunt destinate informațiile, ceea ce îl interpretează.
În timpul schimbului de informații, expeditorul și receptorul trec prin mai multe etape interdependente:
- Originea și dezvoltarea ideilor.
- Codificarea și selectarea canalelor.
Procesul de comunicare poate dura câteva secunde, dar aceste etape există, pe fiecare dintre ele poate exista o problemă care va conduce la o comunicare ineficientă
Originea și dezvoltarea ideilor
Expeditorul decide ce idee sau concept să aleagă pentru procesul de comunicare chiar înainte de trimiterea mesajului.
Expeditorul trebuie să cântărească corespondența ideilor sale cu situația și scopul specific de comunicare.
Un exemplu de potențiale probleme în stadiul originii ideilor.
Înainte de a trimite o idee, expeditorul trebuie să-l codifice folosind simboluri, folosind cuvinte, intonări, gesturi pentru acest lucru. Această codificare transformă ideea într-un mesaj.
Expeditorul selectează de asemenea un canal compatibil cu tipul de simboluri utilizat pentru codificare.
- mijloace electronice de comunicare;
Dacă canalul nu este potrivit pentru realizarea fizică a simbolurilor, transmisia nu este posibilă.
Alegerea mijloacelor de comunicare nu ar trebui să se limiteze la un singur canal, mijloacele de comunicare pot fi combinate.
De exemplu: Utilizarea simultană a mijloacelor de schimb de informații orale și scrise este mult mai eficientă decât informația scrisă.
Canalul este utilizat pentru a furniza informații destinatarului - este transmiterea fizică a mesajului.
Uneori se crede în mod eronat că comunicarea constă numai în transmiterea informațiilor (E-3), dar în realitate acestea sunt patru etape.
Aceasta traduce simbolurile expeditorului în gândurile destinatarului.
Există o serie de motive pentru care un destinatar al informațiilor poate oferi un mesaj cu un înțeles complet diferit de cel al expeditorului.
Din punctul de vedere al managerului, schimbul de informații este considerat eficient dacă destinatarul a demonstrat o înțelegere a ideii, a urmat acțiunile pe care expeditorul sa așteptat să le facă.
În feedback, expeditorul și destinatarul schimbă rolurile de comunicare.
Feedback-ul este o reacție la informațiile primite.
Fără feedback, liderul este detașat de realitate, se poate afla în izolarea informației, el va fi înșelat.
Feedback-ul mareste eficienta schimbului de informatii.
Nevoia de feedback este cauzată de prezența zgomotului.
Eficacitatea procesului de comunicare depinde de disponibilitatea obstacolelor în calea implementării acestuia. Obstacolele la punerea în aplicare a comunicațiilor se numesc zgomot. Există zgomote care apar în comunicările organizaționale și interpersonale.