APROBAT
Director pentru Economie P.P. numerar strâmtorat
SA "Trust"
____________ PP Petrov
Descrierea postului
specialist în lucrul cu documente
SA "Trust"
1. Dispoziții generale
1.1 Această descriere a postului stabilește drepturile, îndatoririle și responsabilitățile specialistului în lucrul cu documentele departamentului administrativ al SA "Trest" (denumită în continuare întreprinderea).
1.2 Persoana cu o formare profesională secundară, fără cerințele pentru vechimea în muncă sau formarea profesională inițială și cel puțin 3 ani de experiență profesională, este numită în funcția de specialist în lucrul cu documentele.
1.3 Managerul de documente (denumit în continuare specialist) raportează șefului departamentului administrativ.
1.4 Numirea, îndepărtarea și demiterea unui specialist se efectuează în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare a muncii - prin ordinul directorului general, la depunerea șefului departamentului administrativ.
1.5 În cazul absenței temporare a unui specialist, îndatoririle sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată printr-un ordin al directorului general, cu cunoștință obligatorie cu această descriere a postului.
1.6 Specialistul în îndeplinirea sarcinilor sale este îndrumat de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- ordine, instrucțiuni, ordine ale directorului general;
- instrucțiuni privind păstrarea înregistrărilor și lucrările de arhivare;
- stabilește norme și reguli la nivelul întreprinderii;
- Politica de calitate a companiei, documentarea sistemului de management al calității al companiei;
- descrierea postului actual și contractul de muncă;
- reglementări privind departamentul administrativ.
2 Responsabilități
2.1 Pregătirea documentelor necesare.
2.2 Efectuarea înregistrării și a înregistrării corespondenței de intrare și ieșire.
2.3 Asigurarea recepției, înregistrării, înregistrării, controlului performanței și securității documentelor primite.
2.4 Asigurați executarea în timp util și de înaltă calitate a lucrărilor de copiere și duplicare pe baza instrucțiunilor conducerii.
2.5 Înregistrarea, distribuirea și stocarea comenzilor.
2.6 Efectuați o selecție anuală de documente pentru arhivare sau distrugere.
2.7 Monitorizarea îndeplinirii cerințelor de înregistrare, înregistrare și contabilitate a documentelor organizatorice și administrative.
2.8 Acceptarea și trimiterea de scrisori, colete, parcele.
2.9 Să desfășoare activități pentru a proteja informațiile care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.
3 Cerințe profesionale
Specialistul ar trebui să știe:
- organizarea lucrărilor de birou la întreprindere;
- procedura de elaborare a unui nomenclator de cazuri, stocuri de depozitare permanenta si temporara, raportare stabilita;
- termenii și procedura de trimitere a fișierelor în arhivă;
- utilizarea echipamentelor informatice și de organizare;
- normele de reglementare a muncii interne;
- normele și normele de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor;
- documente de management al calității.
Specialistul are dreptul:
4.1 Asigurarea condițiilor de lucru necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
4.2 Solicitarea serviciilor necesare de la serviciile funcționale, precum și explicarea motivelor pentru întârzierea executării sarcinilor și instrucțiunilor de la conducere.
4.3 Revizuirea documentelor și trimiterea lor spre executare managerilor și specialiștilor întreprinderii.
4.4 Să solicite executorilor să finalizeze documentele pregătite cu încălcarea regulilor stabilite pentru compilarea și prelucrarea acestora (GOST 6.38-90).
4.5 Să prezinte propuneri pentru îmbunătățirea suportului de documentare a activităților întreprinderii, îmbunătățirea formelor și metodelor de muncă managerială pe baza utilizării tehnologiei electronice spre examinare de către conducere.
4.6 Crearea condițiilor normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și păstrarea tuturor documentelor formate în activitățile întreprinderii.
4.7 Luarea deciziilor în limitele competenței lor.
4.8 Folosirea beneficiilor stabilite de legislația Federației Ruse și prevederea angajaților în convenția colectivă a întreprinderii.
5 relații de serviciu
5.1 Specialistul interacționează cu conducătorii tuturor diviziilor structurale ale întreprinderii cu privire la aspectele legate de circulația documentelor și păstrarea documentelor.
6.1 Specialistul este răspunzător în conformitate cu procedura stabilită de legile Federației Ruse pentru nerespectarea atribuțiilor prevăzute în această fișă de post.
Șeful departamentului administrativ AA. Rubliov
Șeful Departamentului juridic Sergeev
Șeful Departamentului Personal I.I. Ivanov
Inginer principal pentru QMS V.V. Vasiliev