Ca și în Microsoft Outlook gestiona dosarele "sarcini", "note", "jurnal", microsoft office pentru

O sarcină este o comisie de caracter personal sau de serviciu, a cărei îndeplinire poate fi urmărită. Sarcina poate fi singură sau repetată. Repetarea acestei sarcini are loc la intervale egale sau în funcție de data execuției acesteia. De exemplu, sarcina este de a trimite șeful raportului în ultima vineri a fiecărei luni sau o vizită la coafor la o lună după efectuarea tunsorilor anterioare.

În plus față de sarcinile personale, pot fi create sarcini alocate altor utilizatori. Pentru a atribui sarcina, trimiteți comanda. Utilizatorul care a primit comanda devine proprietarul temporar al sarcinii. El poate accepta, respinge sau delega o sarcină altcuiva. În caz de respingere, sarcina este returnată utilizatorului care a instruit-o. Pentru a returna proprietarul sarcinii, trebuie returnat în lista de sarcini. Dacă sarcina este acceptată, utilizatorul care a acceptat-o ​​devine proprietarul permanent. Dacă deleagă sarcina, proprietarul devine proprietarul sarcinii la care este delegată.

Numai proprietarul poate modifica sarcina. Când actualizați sarcina în Microsoft Outlook, proprietarul toate copiile sarcinilor actualizate: o copie a utilizatorului care a trimis prima misiune, precum și copii ale tuturor proprietarilor anteriori. După finalizarea sarcinii, proprietarul sarcinii care a atribuit sarcina primei, tuturor proprietarilor anteriori și tuturor celor care au solicitat raportul este trimis un raport de stare.

Dacă sarcina este atribuită mai multor utilizatori în același timp, stocarea copiei actualizate în lista de sarcini devine imposibilă. Pentru a atribui un singur proiect mai multor utilizatori și, în același timp, pentru a monitoriza progresul execuției, împărțiți lucrarea într-un număr de sarcini și le atribuiți separat. De exemplu, pentru a atribui un raport celor trei angajați, creați trei activități numite "Report: Composer 1", "Report: Composer 2" și "Report: Composer 3". Să începem să creăm o sarcină de la zero.

  1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Activitate.
  2. În câmpul Subiect, introduceți numele sarcinii.
  3. Introduceți în celelalte câmpuri din filele Activități și Detalii informațiile pe care doriți să le înregistrați pentru această sarcină.
  4. Pentru a face sarcina de a repeta, apăsați pe „Repeat“, selectați frecvența sarcinii de repetiție (zilnic, săptămânal, lunar sau anual), și de a face una dintre următoarele:
    • sarcina de repetare a sarcinii la intervale regulate - setați parametrii frecvenței de repetare. Pentru a repeta sarcinile la intervale regulate, nu setați comutatorul Setați noua sarcină;
    • Pentru a seta repetarea unei sarcini pe baza datei de finalizare - selectați opțiunea Setare nouă sarcină și introduceți valoarea frecvenței de repetare în câmp.
  5. Dacă este necesar, specificați datele de început și sfârșit pentru sarcină.
  6. Faceți clic pe "OK", apoi faceți clic pe "Salvați și închideți".

Pentru a crea o sarcină bazată pe o sarcină existentă, urmați acești pași:

  1. În lista de sarcini, selectați sarcina pe care doriți să o copiați.
  2. În meniul Editați, faceți clic pe Copiere. Dacă comanda Copiere nu este disponibilă, faceți clic pe marcajul de selectare din coloana Tastele și încercați din nou.
  3. În meniul Editați, faceți clic pe Lipire.
  4. Dacă este necesar, deschideți sarcina și modificați parametrii acesteia.

Redenumirea unei sarcini

În lista de sarcini (apare în dosarul Sarcini și pe bara de activități din calendar), faceți clic pe numele sarcinii pe care doriți să o modificați. Introduceți un nume nou și apăsați Enter. Dacă sarcina este repetitivă, numele precedent va fi salvat în copiile completate.

Modificați starea sarcinii și procentajul de finalizare

Deschideți sarcina pentru care doriți să modificați starea sau procentajul de finalizare. Introduceți informațiile solicitate în câmpurile "Stare" și "Efectuat,%". Transformarea unei sarcini într-o activitate privată Deschideți o sarcină pe care doriți să o faceți invizibilă altor utilizatori. Bifați caseta de selectare privată din colțul din dreapta jos.

Marcarea sarcinii ca fiind completă

Deschideți sarcina pe care doriți să o marcați ca finalizată, iar în câmpul "Done,%" introduceți 100%. În cazul în care câmpul „Completed“ este afișat în lista de activități (ca un marcaj de selectare în antetul coloanei), pentru a marca sarcina ca suficient de completă pentru a stabili această casetă de validare. Dacă câmpul "Stare" este afișat în lista de sarcini, selectați "Completat" din listă.

Modificați ordinea în care sunt afișate sarcinile

  • Sortați toate sarcinile din listă
    1. În secțiunea Sarcini, sortați lista.
    2. În meniul Vizualizare, indicați spre Sortare, faceți clic pe Vizualizare curentă, apoi pe Modificare vizualizare curentă.
    3. Faceți clic pe butonul Sortare.
    4. În grupul "Sortare elemente după câmp", selectați câmpul pe care doriți să le sortați. Dacă câmpul necesar nu se află în grupul "Sortare elemente după câmp", selectați un set diferit de câmpuri din lista "Câmpuri de sortare". (În cazul în care sortarea se face pe același domeniu ca și grupul care vor fi sortate grupuri antete, mai degrabă decât elementele din cadrul unui grup. Selectați din elementele din listă câmpul Sortare după câmp, altele decât selectate în grupa elementele pe câmp pentru a sorta conținutul grupului.)
    5. Selectați ordinea de sortare "Crescator" sau "Descendent".
    6. Pentru a sorta după câmpuri suplimentare, selectați-l în lista de câmpuri Următorul după. În tabelul de vizualizare, pentru a sorta după coloană, faceți clic pe antetul coloanei.
  • Deplasarea sarcinilor individuale în sus sau în jos în lista de sarcini
    1. În secțiunea Sarcini, din meniul Vizualizare, indicați spre Sortare după, faceți clic pe Vizualizare curentă, apoi pe Modificare vizualizare curentă.
    2. Faceți clic pe "Grupare", "Ștergeți tot", apoi pe butonul "OK".
    3. Faceți clic pe "Sortare", "Ștergeți tot", apoi pe "OK".
    4. Glisați sarcina în sus sau în jos în lista de activități, navigând în ghid.
    5. Pentru a salva această comandă pentru utilizare în mod implicit, din meniul Acțiuni, faceți clic pe Salvați comanda de activități. Sarcinile nesaturate și negroupate pot fi mutate în sus și în jos în lista de sarcini din calendar.
  • Atribuirea importanței sarcinilor
    1. Pentru a sorta sarcinile după importanță, trebuie să specificați importanța fiecărei sarcini. În mod implicit, sarcinile au un nivel normal de importanță. Poate fi schimbat la nivel scăzut sau ridicat.
    2. Deschideți o sarcină a cărei importanță trebuie schimbată.
    3. În lista Importanță, faceți clic pe gradul corespunzător de importanță.
    4. După ce ați finalizat atribuirea de importanță, reveniți la lista de sarcini și sortați-o după importanță utilizând prima procedură descrisă în această secțiune.

Înregistrați timpul scurs pentru sarcină

  1. Deschideți sarcina pentru care se înregistrează timpul planificat și în timp real.
  2. Faceți clic pe fila Detalii.
  3. Introduceți costurile planificate de timp în câmpul "Domeniul de activitate" și costurile în timp real în câmpul "Întocmit într-adevăr".

Programarea în calendarul de finalizare a sarcinilor

  1. Glisați sarcina pentru care doriți să programați ora din dosarul Sarcini la butonul Calendar din panoul de navigare.
  2. În fila Conferință, selectați opțiunile dorite.
  3. Un element de orice tip poate fi convertit într-un alt tip prin tragerea acestuia în butonul director din zona de navigare.

Trimiterea unui raport de stare a sarcinii

Setați sau ștergeți o alertă pentru o activitate

  • Pentru a seta sau a elimina un memento pentru o sarcină individuală
    1. Deschideți sarcina pentru care doriți să instalați sau să ștergeți notificarea.
    2. Selectați sau debifați caseta de validare Alertă. Când setați alerta, puteți seta și data și ora.
    3. Dacă notificarea este activată, dar timpul nu este setat pentru aceasta, se utilizează ora de notificare prestabilită. Pentru a seta ora implicită de notificare, faceți clic pe Instrumente din meniul Instrumente și faceți clic pe Opțiuni. Selectați ora în câmpul "Alertă timp".
  • Setați sau ștergeți notificările pentru toate sarcinile noi cu o limită de timp specificată
    1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Opțiuni.
    2. Faceți clic pe butonul Opțiuni sarcină.
    3. Selectați sau debifați caseta de selectare Setare notificare cronologie. Atunci când efectuați o sarcină cu notificare unui alt utilizator, alerta este dezactivată, astfel încât utilizatorul atribuit sarcinii să poată seta avertizarea.

Stabiliți data și ora de începere a activității

  1. Deschideți sarcina pentru care sunt setate datele de început și sfârșit.
  2. Introduceți data de încheiere a sarcinii în câmpul "Termen".
  3. Introduceți data de începere a activității în câmpul "Data de începere".
  4. Pentru a reseta data de începere fără a schimba data de încheiere, introduceți "Nu" în câmpul "Data de începere" și apăsați tasta "Enter". Apoi dați din nou clic pe câmpul "Data de începere" și introduceți o nouă dată de începere.

Dacă data de finalizare este stabilită data, iar modelul normal de repetare a acestei probleme (de exemplu, o anumită dată cade pe o zi de vineri, iar sarcina se repetă în fiecare joi), în lista de sarcini va fi o nouă provocare, este o excepție. Noua sarcină nu va fi repetată în contrast cu cea inițială, care va fi repetată așa cum este prescris.

Conversia unui mesaj la o sarcină

  1. În panoul de navigare, trageți mesajul pe care doriți să-l convertiți la butonul Sarcini.
  2. Un element de orice tip poate fi convertit într-un alt tip prin tragerea acestuia în butonul director din zona de navigare.

Acceptarea sau respingerea unei sarcini

Atribuiți o sarcină unui alt utilizator

  • Prima atribuire a sarcinii
    1. Pentru a crea o nouă sarcină, din meniul Fișier, faceți clic pe Nou, apoi pe Instrucțiune. Pentru a atribui o sarcină existentă, deschideți-o în lista de sarcini și faceți clic pe butonul Atribuire sarcină.
    2. În câmpul Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să o asociați. Pentru a selecta un nume din listă, faceți clic pe butonul Către.
    3. În noua sarcină, introduceți un nume în câmpul Subiect. (În sarcina existentă, câmpul "Subiect" este deja completat.)
    4. Selectați data scadenței și parametrii de stare solicitați.
    5. Selectați sau ștergeți caseta de selectare Păstrați o copie actualizată a acestei sarcini în lista de sarcini și selectați raportul de stare Trimiteți-mă atunci când sarcina este completă.
    6. Pentru a face sarcina repetitivă, selectați comanda Repeat din meniul Acțiuni, setați parametrii necesari și faceți clic pe butonul "OK".
    7. Introduceți instrucțiunile și informațiile despre sarcini necesare în câmpul de text al sarcinii.
    8. Faceți clic pe butonul "Trimiteți". La atribuirea unei sarcini recurente, o copie a acesteia va rămâne în lista de sarcini, dar nu va fi actualizată. Dacă este bifată opțiunea Trimiteți-mi un raport de stare după ce sarcina este bifată, raportul va apărea după terminarea fiecărei intrări.
  • Repunerea în funcție a sarcinii după respingerea ordinului de către destinatar
    1. Deschideți sarcina respinsă din lista de activități.
    2. Selectați comanda Atribuire sarcină din meniul Acțiuni.
    3. În câmpul Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să o asociați.
    4. Faceți clic pe butonul "Trimiteți".
  • Re-atribuirea sarcinii atribuite
    1. Deschideți mesajul care conține comanda.
    2. Selectați comanda Atribuire sarcină din meniul Acțiuni.
    3. În câmpul Către, introduceți numele persoanei căreia doriți să o asociați.
    4. Selectați sau ștergeți caseta de selectare Păstrați o copie actualizată a acestei sarcini în lista de sarcini și selectați raportul de stare Trimiteți-mă atunci când sarcina este completă.
    5. Faceți clic pe butonul "Trimiteți".

Trimiterea de note către sarcina atribuită

  1. Deschideți sarcina atribuită, notele la care doriți să trimiteți.
  2. În meniul Acțiuni, faceți clic pe Răspundeți sau Răspundeți tuturor.
  3. Introduceți o notă în câmpul text al mesajului.
  4. Faceți clic pe butonul "Trimiteți".

Returnează proprietatea asupra sarcinii respinse

  1. Deschideți mesajul care conține ordinul respins.
  2. Selectați comanda Înapoi la sarcini din meniul Acțiuni.

Urmărirea progreselor și a informațiilor de facturare

Urmărirea sarcinilor atribuite

Înregistrați distanța, organizația și alte detalii de plată pentru sarcină

  1. Deschideți sarcina pentru care înregistrați informațiile de plată.
  2. Faceți clic pe fila Detalii.
  3. Introduceți informațiile solicitate în câmpurile "Domeniul de activitate", "Distanță", "Cheltuieli și organizații".

Sarcini duplicate

Doar proprietarul sarcinii o poate converti într-o repetare.

  1. Deschideți sarcina pe care doriți să o repetați.
  2. În meniul Acțiuni, faceți clic pe Recurență.
  3. Selectați frecvența de repetare a sarcinii (zilnic, săptămânal, lunar, anual).
  4. Pentru a seta zilele și orele de repetare a unei sarcini, efectuați una dintre următoarele acțiuni:
    • repetarea sarcinii la intervale regulate - Selectați toți parametrii din partea dreaptă a grupului "Repeat", cu excepția valorii Setare sarcină nouă prin;
    • repetarea sarcinii pe baza datei de finalizare - Setați opțiunea Setare nouă sarcină și introduceți intervalul de repetare în câmp.
  5. Selectați datele de început și sfârșit pentru sarcină.

Sarcinile duplicate sunt afișate unul câte unul în lista de sarcini. După ce executați o copie a unei astfel de sarcini, următoarea copie apare în listă.

Sari peste o întâlnire a unei sarcini recurente

  1. În lista de sarcini, deschideți o sarcină recurentă pe care doriți să o săriți.
  2. În meniul Acțiuni, faceți clic pe Săriți. Dacă sarcina repetitivă se termină după un anumit număr de apariții, sarcina ratată va fi considerată ca o singură apariție.

Anulați repetarea sarcinii

  1. Deschideți sarcina pe care doriți să o anulați.
  2. În meniul Acțiuni, faceți clic pe Recurență.
  3. Faceți clic pe butonul "Ștergeți recurența".

Pagina anterioară

Pagina următoare