Pentru a organiza stocarea cardurilor, există trei soluții posibile: utilizarea propriului lor spațiu de stocare, a DBMS standard sau a mediului pe care se bazează baza de date.
Depozitarea corespunzătoare a documentului atribute pentru a optimiza pentru sarcina de carduri de stocare, flexibilitatea de a implementa funcții pentru a crea cărți complexe (cu, de exemplu, cele mai multe tipuri de fișiere atașate), precum și utilizarea unor algoritmi eficienți pentru a găsi informații în cărți. Pentru un sistem care are propriul depozit, includ, de exemplu, Documentum, „Eufrat“, iar compania Cognitivă Technologies „Garant-Office“ Compania „Garant International“. Dezavantajul evident al acestei abordări este incapacitatea de a utiliza resursele standard de mediu IT disponibile, precum și dependența informațiilor critice de la furnizor DMS. În cazul în care utilizați un DBMS standard, există întotdeauna posibilitatea migrării datelor către SGBD de la un alt furnizor. Există, de asemenea, alegerea mai greu - trebuie să renunțe la folosirea unui anumit EDS, în general, și migrarea datelor de la un EDS la un alt ordin de mărime mai dificilă decât în cazul bazei de date.
Când se utilizează DBMS standard pentru stocarea documentelor, această problemă este rezolvată. Pentru astfel de sisteme includ, de exemplu, „Business“ din sistemul EOS, „1C: Arhiva“ și DocsFusion companie Hummingbird. Cu toate acestea, această abordare are puncte slabe - modelul relațional implementat în majoritatea SGB-urilor nu este convenabil pentru modelul de date utilizat în ERMS. Este destul de dificil de a oferi flexibilitatea necesară la crearea de carduri de documente, mai ales dacă aveți nevoie de o structură complexă. Dezvoltatorii SED se confruntă cu astfel o dilemă: să dezvolte structuri simple, dar eficiente de stocare, în același timp, să renunțe la flexibilitate în crearea de carduri sau au o structură voluminoasă, care oferă flexibilitatea necesară în detrimentul eficienței, transparenței și fiabilitatea sistemului. A doua problemă neplăcută este că, atunci când se utilizează o bază de date externă având unele dificultăți atât în cazul în care migrează de la o versiune la alta EDS, și trecerea de la o versiune la alta SGBD. Cel mai adesea, această situație conduce la anumiți utilizatori conservatorism în cauză trecerea la noua versiune.
Dacă ERMS este construit pe baza oricărui mediu de informare, atunci este păcat să nu-și folosească resursele. Cele mai multe sisteme de acest tip, populare în Rusia, sunt construite pe baza Lotus Notes / Domino. Acest lucru vă permite să utilizați toate mecanismele construite în acest mediu, inclusiv mijloacele de backup, replicare, recuperare etc. Probleme ale acestei abordări constă în însăși necesitatea unui anumit protecție pentru sistemele de management al documentelor, precum și constrângerile impuse de mediul specific în structura bazelor sale de date.