În acest articol veți citi:
Organizarea călătoriilor de afaceri și economii de costuri
Raportarea angajaților pentru controlul fondurilor
Căi eficiente de salvare fără a reduce calitatea
Organizarea călătoriilor de afaceri este o etapă importantă, care trebuie abordată cu înțelepciune. Geografia călătoriilor managerilor este foarte extinsă. Aceștia vizitează clienți din toată Rusia, țările CSI, în străinătate. Deseori se află în teritoriile Krasnoyarsk, Yamal și Ural, Kazahstan, Belarus. Și o mulțime de călătorie: în ultimul an - mai mult de 300, iar în acest an - deja mai mult de 150. În fiecare an, numărul de călătorii de afaceri este în creștere, pe măsură ce afacerea se dezvoltă, creșterea capacității de producție, extinderea bazei de clienti, obtinerea mai multe bunuri și negocieri.
Angajații departamentului de vânzări călătoresc pe călătorii de afaceri pentru a stabili contacte cu clienții, negocieri, participarea la licitații și expoziții. Mulți ingineri de service se duc la instalarea și punerea în funcțiune a echipamentelor finite. Și cea mai mică parte a călătoriilor este pentru formarea în alte orașe - pentru angajații din toate diviziunile. În general, putem spune cu încredere că eficiența performanței companiei depinde de organizarea corectă a călătoriilor de afaceri.
Organizarea călătoriilor de afaceri și definirea principiilor strategice
În opinia mea, cel mai important lucru este să profitați la maxim de șederea managerilor în călătoriile de afaceri. Prioritățile pentru noi sunt: munca productivă în mișcare și revenirea rapidă la birou. Prin urmare, de exemplu, preferăm călătoria cu avionul la calea ferată, dacă există o astfel de alternativă, în ciuda costurilor mai mari. Angajații de tren cumpăra bilete numai în compartiment, astfel încât oamenii să se simtă confortabil, crescând astfel costurile pentru călătorii de afaceri, dar creșterea impactului și a managementului.
Mai întâi trebuie să stabiliți planurile de bază ale managerilor pentru călătorii de afaceri și să le faceți cât mai saturate posibil. Calculează traseul astfel încât pentru o singură călătorie fiecare angajat a stabilit cât mai multe contacte posibil. Compania noastră ajută angajatul să-și facă o călătorie de afaceri mai eficientă, oferă nu numai comunicare corporatistă, ci și Internet mobil. Pentru aceasta există o tabletă specială "de călătorie", care este conectată la toate serviciile necesare și chiar la ICQ intracorporate.
- Formarea profesională a managerilor de vânzări în 3 etape
Un alt fapt important: procesele de lucru nu ar trebui să sufere în timp ce angajatul este departe. Noi, pentru a construi fără îndoială planuri comune, am introdus un "calendar al absențelor" pe portalul electronic corporativ. Afișează toate călătoriile planificate cu cel puțin o săptămână înainte: numele, data absenței și locul călătoriei de afaceri. Vă recomandăm să o utilizați: acest program vă permite să mențineți ritmul obișnuit al muncii în companie.
Negocierile virtuale ca modalitate de reducere a costurilor de călătorie
În cazul în care nu este nevoie de prezența fizică a unui manager în cadrul negocierilor, de exemplu, într-o altă țară, sau sunteți pe un buget, puteți utiliza negocieri virtuale. Astăzi, acest lucru a creat tehnologii mai eficiente, în special teleprezență, publice 1. Datorită acestor evoluții, organizarea de călătorii de afaceri în trecut, soluția de probleme de afaceri în multe privințe, nu mai depinde de frontierele de stat, distanțele și tarifele pentru transportul aerian. Sistemele vă permit să comunicați cu colegii sau partenerii străini în orice moment cu un sentiment de prezență personală la o masă rotundă. Împrăștiate peste tot în lume, un număr mare de camere publice și private „teleprezenta virtuale“, care pot fi utilizate, de exemplu, pentru a demonstra un nou produs sau o prezentare. Decizia finală asupra faptului dacă managerul trebuie să meargă într-o călătorie sau fără să-și piardă timp și bani, să organizeze o întâlnire în mod virtual, să vă primească. Conform datelor noastre, astăzi mai mult de 62% dintre participanții la piața turismului de afaceri se îndreaptă către astfel de tehnologii.
Sursa: Asociația Turismului de Afaceri
Atribuiți o persoană responsabilă de organizarea călătoriilor de afaceri
Pentru organizarea de excursii de afaceri, suntem responsabili de managerul de birou. Ea plănuiește o excursie, selectează un timp de plecare, ordonează biletele cele mai economice și un hotel (de exemplu, este uneori avantajos pentru a rezerva un hotel mai scump, care este situat mai aproape de întâlnire de afaceri, decât să plătească pentru un taxi în oraș), vize.
Angajatul nu este exclus din pregătirea călătoriei. Dacă intenționați o călătorie de afaceri într-o altă țară sau într-o regiune foarte îndepărtată din Rusia, managerul însuși află ce vreme este prognozată acolo, studiază caracteristicile locale, pregătește hărțile și calea de mișcare. Acest lucru vă permite să dețineți situația și să vă simțiți mai confortabil la fața locului.
- Cum intrăm pe noua piață: organizarea expoziției în 5 pași
Organizarea călătoriilor de afaceri nu este un proces rapid. Când planificați călătoriile, principalul lucru este să anunțați managerul de birou cu privire la călătoria propusă cât mai curând posibil și să plasați o comandă. Cererile noastre sunt trimise prin intermediul unui portal electronic corporativ.
Pregătiți-vă în avans. Termenul optim pentru depunerea cererii pentru o călătorie de afaceri este cu două săptămâni înainte de călătorie. Uneori este posibil să se respecte, dar, de multe ori datorită unor circumstanțe de forță majoră, de exemplu, pentru a se întâlni cu un client strategic important, trebuie să aplicați cu câteva zile înainte de plecare. Și în acest caz, prezența unei persoane care deține informații complete și toate contactele pentru organizarea unei călătorii de afaceri reprezintă un mare avantaj. Acest lucru vă permite să vă pregătiți calitativ pentru o călătorie de afaceri, chiar și într-un timp foarte scurt.
Definiți limita pentru călătoriile de afaceri
Compania noastra a stabilit următoarele limite pentru călătorii de afaceri în Rusia. Alocație zilnică - 1500 de ruble. costul hotelului este de maxim 5000 de ruble. pe zi. După cum arată practica, acestea reprezintă cheltuieli medii pentru o călătorie de afaceri, care permit managerilor să se simtă confortabil și să le depășească. În plus, vom rambursa costul unui taxi dacă personalul va călători cu bagaje. Pentru excursii în străinătate există indemnizații zilnice în valoare de 2500 de ruble.
Pe baza acestor informații și a numărului de călătorii de afaceri necesare, bugetul companiei este format pentru călătorii de afaceri. Noi nu reducem numărul de excursii - există cât mai multe. În ultimul an, circa 0,2% din cifra de afaceri anuală a companiei, de 1,6 miliarde de ruble, a fost cheltuită pentru călătorii de afaceri.
Pentru a controla costurile călătoriilor oficiale, puteți utiliza carduri bancare virtuale care nu au un suport fizic și sunt concepute pentru a efectua achiziții pe Internet. Acestea pot fi legate de un singur cont corporativ și gestionate la nivel central. Cu ajutorul lor, puteți stabili cu ușurință un anumit buget pentru o călătorie de afaceri și puteți schița gama de furnizori de servicii.
Controlați costurile de călătorie și raportați
Dumneavoastră, ca lider, trebuie să monitorizați călătoria personalului și validitatea cheltuielilor. Managerii trebuie să știe ce documente trebuie trimise pentru raportul misiunii. Acest lucru trebuie consacrat în regulamentele de călătorie, care specifică limitele de deplasare și întreaga procedură de înregistrare. În termen de trei zile de la călătorie, angajații sunt obligați să predea documente (bilete și facturi) managerului de birou. Nu mergem la principiu: dacă dintr-o dată un angajat nu aduce nici un document justificativ, de exemplu un cec de la un taxi, care nu este disponibil pretutindeni - credem în cuvânt.
Ca urmare a călătoriei, managerii de vânzări dau un raport privind activitatea depusă, care descrie în detaliu rezultatele reuniunilor și negocierilor. "Tehnicieni de service", care sunt ingineri care efectuează lucrări de service pe echipamentele furnizate de noi, predau actul de prestare a serviciilor și raportează departamentului de control tehnic. Ei bine, cei care au participat la antrenament furnizează o copie a certificatului pentru raportare.
Ca urmare a călătoriei, se face un raport preliminar de către departamentul contabil, acesta fiind mai fiabil. Îi încurajăm pe cei care nu știu să transmită documentele la timp, după cum urmează: până când nu treceți raportul de călătorie de afaceri, nu veți fi acumulat pentru următoarea călătorie. Deoarece există mulți muncitori care călătoresc, acesta disciplinează.
Introduceți standardele serviciului disponibil
Yulia Kutina, director executiv, Asociația de turism de afaceri
Cred că o organizare eficientă a călătoriilor de afaceri este imposibilă fără o politică de călătorie sau, dacă folosiți terminologia mai familiarizată pentru afaceri rusești, dispoziții privind activitatea oficială.
Numai atunci când standardele de clase de servicii sunt reglementate de documente, va fi capabil să explice convingător la angajat în călătorie de afaceri de ce el, de exemplu, zboară clasa economic și va rămâne la un hotel nivelul „trei stele“.
Căutați modalități de economisire a cheltuielilor pentru afaceri oficiale
Avem economii în multe feluri. În primul rând, datorită faptului că ordinea tuturor biletelor și a hotelurilor este concentrată în aceleași mâini. Astfel, acumulăm puncte de la companii aeriene și agenții, pe care le cheltuim pe zborurile angajaților.
În al doilea rând, cu planificarea în avans a călătoriilor cu avionul, de exemplu, puteți economisi până la 50%. În special, diferența în prețul biletelor pentru un avion cu două zile înainte de plecare sau timp de 14 zile poate ajunge la 10.000 de ruble. și mai mult.
- Afaceri în criză: 8 pași importanți care trebuie luați în timpul stagnării
A treia împrejurare se referă la participarea la expoziții și conferințe. De regulă, primim reduceri de la organizatori pentru cazare în hotel. Noi și noi am avut experiența de a primi o mulțime de oaspeți din alte țări și regiuni din Federația Rusă, când am organizat o conferință internațională a furnizorilor companiei. De asemenea, ei și-au plătit propria locuință în hotelul Yaroslavl și, conform acordului nostru cu ea, au primit o reducere de 5%.
Și ultimul: reduceți la un minim de călătorii de afaceri care nu aduc profit și nu vizează dezvoltarea companiei. De exemplu, costul călătoriei angajaților noștri către clienți pentru punerea în funcțiune este de obicei inclus în costul echipamentului. Managerii de călătorie și pentru negocieri vor plăti ulterior. O altă chestiune - călătorii de afaceri în caz de reparații în garanție. Pentru ei ne plătim și în aceste cheltuieli, desigur, nu ne interesează. Pentru noi, acesta este un stimulent suplimentar pentru a exclude posibilitatea ca echipamentul nostru să nu reușească.
Asociația de turism de afaceri este o asociație independentă de cumpărători corporativi ai serviciilor de călătorie. Partener al Asociației administratorilor corporativi ai Business Travel (ACTE) și Asociației germane de călătorii de afaceri (VDR). Cooperează cu principalii furnizori de servicii de călătorie de afaceri. Site-ul oficial - www.businesstravelrussia.ru
Citiți în ediția următoare a revistei "Director comercial"