Scrisoarea de afaceri standard, în cea mai completă formă, trebuie să aibă următoarele condiții obligatorii [7, C.15]:
3) indicele literei pentru referințe (linia de referință);
5) adresarea (Soluția);
6) Sub rezerva textului (Subiect);
7) corpul scrisorii;
8) forma finală de politețe (Complimentary Close);
9) Semnătura;
10) indicarea disponibilității aplicației (Enclosure);
11) indicarea prezenței copiilor (Notă CC).
Data scrisorii este considerată data semnării sale și este plasată în colțul din dreapta sus sub capacul literei. În literele din limba engleză este luată ordinea desemnării datei: numărul / luna / an, iar luna este scrisă întotdeauna cu litere și complet. Virgula în desemnarea datei este plasată numai înainte de anul, însă în limba modernă există o tendință de a omite virgul aici. În plus, nu este obișnuit să se desemneze numere ordine în date cu ajutorul terminațiilor.
Textul este principala cerință a scrisorii de afaceri. Nu ar trebui să fie lung și nu ar trebui să ocupe mai mult de o pagină. Este cu cea mai mare claritate, și subliniază în mod clar esența problemei (vă rugăm, oferta, consimțământ, renunțare, cererea etc. Textul trebuie să conțină numai informații de bază, precum și informațiile suplimentare necesare să fie incluse în cerere. Fiecare poziție nouă trebuie să înceapă cu un nou alineat , cu fiecare paragraf al literei separate de celălalt cu un spațiu de una sau două linii, fără o linie roșie.
Textul se termină cu formula finală de politețe. Acestea sunt formule standard care sunt scrise pe o linie separată după text, cu litere în engleză mai des pe partea dreaptă a colii.
Există mai multe formule standard care trebuie să corespundă tratamentului. Opțiunile diferite depind de natura relațiilor existente între corespondenți. Cele mai obișnuite formule în limba engleză sunt: cu deosebită considerație - când se referă la Stimate domn. Stimați domni. Dragă doamnă. domnilor; Cu adevărat - când vă adresați domnului Stimate domn. Stimați domni. Dragă doamnă. Domnilor. Această formulă este folosită oarecum mai puțin frecvent. Cu sinceritate - când ne adresăm domnului Stimate domn Collins. Dragă Doamnă Collins [14, p.273]. Această formulă este distribuită în corespondența de afaceri între oameni care se cunosc bine sau doresc să sublinieze tonul mai cald și personal al scrisorii. Formula de curtoazie începe cu o majusculă și se termină cu o virgulă în litere în limba engleză.
Atunci când pregătește o scrisoare, trebuie să ținem cont de faptul că în limba engleză mesajul implică în mod necesar un sfârșit definitiv al scrisorii. Semnătura scrisorii este pusă pe formula finală de curtoazie și, de regulă, este plasată pe partea dreaptă a foii. Semnătura constă de obicei din mai multe elemente, fiecare dintre acestea fiind scrisă pe o linie separată și nu este separată de virgulă. Cea mai obișnuită este următoarea comandă:
1) numele firmei sau al organizației în numele căreia este scrisă scrisoarea. Acest nume trebuie să coincidă complet cu numele imprimat pe antet, sub forma unei litere în capac;
2) semnătura persoanei care a scris scrisoarea este scrisă de mână cu cerneală;
3) decriptarea semnăturii;
4) indicarea poziției persoanei care a semnat scrisoarea.
În cazul în care scrisoarea este semnată în numele procuratorului (persoană care are dreptul să reprezinte societatea este competentă), numele statelor semnatare la pro pr abreviate (limba latină «pro procurationem», rusă „proxy.“.): P.P. de exemplu, p. Collins, Smith și Co.
În cazul în care la scrisoarea este atașată orice material (cec, contract sau alte documente), atunci litera indică existența aplicațiilor. Sunt indicate numele și numărul de copii. Denumit prin cuvântul Enclosure sau abbreviat Encl. ENC. Desigur, este posibil ca scrisoarea să nu necesite anumite detalii, cum ar fi un număr de intrare și de ieșire, o copie sau un atașament. În acest caz, ar trebui să renunțați la toate inutilele din planul pentru proiectarea scrisorii, cu păstrarea ordinii și punctuația părților rămase.
Există diferite tipuri de scrisori de afaceri, de exemplu [13, p.82]:
- scrisoare de felicitare - scrisoare de felicitare;
- scrisoare de invitație - scrisoare de invitație;
- Scrisoare de acceptare - Scrisoare de acceptare;
- Scrisoarea de aplicare - Scrisoarea de aplicare;
- Scrisoare de Oferta - Oferta Comerciala;
- scrisoare de plângere - scrisoare de plângere;
- Solicitare scrisă, cerere - scrisoare de intenție;
- Scrisoare - răspuns la cerere - Răspuns (citare);
- Contra-propunere - contrapunere;
- răspuns la comandă;
- Un raport scris (de la bancă), o declarație de cont și fiecare dintre ele are propriile caracteristici de design, totuși, în ciuda diferitelor întrebări care pot fi discutate în corespondența de afaceri, o anumită parte a acesteia este o informație permanentă. Un exemplu de înregistrare a unei scrisori de afaceri și traducerea acesteia în limba rusă este prezentat în apendicele 1, 2.
În lumea de afaceri de astăzi, nu puteți face fără cunoștințele de corespondență de afaceri. Caracteristicile posesirii afacerilor engleze se referă la multe tipuri de activități cu referire la diferite ramuri ale economiei.
Importanța imensă a stăpânirii acestor trăsături este evidențiată de numeroasele programe care vizează formarea angajaților companiilor internaționale, precum și de cererea crescândă de manageri, directori și secretari pentru cursuri specializate de engleză adaptate domeniului profesional al companiei. Calitatea scrisului unei scrisori este calitatea muncii companiei și, de asemenea, cheia pentru realizarea cu succes a obiectivului, prin urmare este foarte important să respectați standardele internaționale de scriere a unei scrisori în limba engleză.