Pregătiți documentele pentru transferul în arhivă? Aflați cum să elaborați în mod corespunzător un inventar intern al fișierelor de caz, unde să luați o mostră de probă și ce tip de umplutură să utilizați.
Din articol veți afla:
- de ce avem nevoie de un inventar intern al documentelor cauzei și în ce cazuri este întocmit;
- dacă există o formă unificată a inventarului intern al documentelor cauzei;
- cât de corect să completați inventarul intern al documentelor din eșantion.
Numirea unui inventar intern al documentelor de afaceri
În conformitate cu legislația în vigoare, termenul de „afaceri“ în relațiile înțeleagă set de documente care afectează o întrebare sau în legătură cu un domeniu de activitate (GOST 51141-98). Procedura de formare a cazului implică gruparea și sistematizarea documentației executate în conformitate cu nomenclatura
Etapa finală în formarea cazului este pregătirea unui inventar intern al documentelor. care este un document contabil care conține o listă completă de documente oficiale incluse în afacere, indicând numerele de serie, ID-uri, titlurile și datele, precum și numărul de foi ale cazului. Pentru a clasifica și a indexa documentația, este necesar să o numerotați.
pentru înregistrarea înregistrărilor de depozitare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani) dacă este stocată din cauza valorii sale speciale (cazuri personale, de investigație, de judecată);
să țină seama de cazurile de depozitare permanentă și temporară, care au fost formate pe principiul combinării documentelor oficiale ale unui singur soi, dar rubricile lor nu dezvăluie conținutul acestora;
Inventarul intern se face în conformitate cu formularul standard pe o foaie separată de hârtie. Formularul este prezentat în anexa nr. 10 la regulile menționate mai sus și este utilizat de acele organizații care respectă regulile de serviciu stabilite de Rosarkiv.
Lista internă a dosarelor de caz: un formular standard
Întocmirea unui inventar intern al documentelor cauzei, ca probă este necesar să se utilizeze formularul elaborat de VNIIDAD. Următoarele date sunt incluse în acest formular:
Numărul secvenței (numărul înregistrării);