Înregistrarea cazurilor este un complex de lucrări privind reînregistrarea, numerotarea foilor, întocmirea unei inscripții de verificare, inventarierea internă a documentelor. Înregistrarea cazurilor începe de la momentul înființării Cauzei în activitatea de birou și se termină în procesul de pregătire pentru transferul la arhiva departamentală după sfârșitul anului calendaristic în care a fost inițiat cazul.
Înregistrarea cazurilor este efectuată de către funcționari de birou. În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea completă sau parțială a cazurilor.
Activitatea cu normă întreagă este supusă unei depozitări permanente, pe termen lung (de peste 10 ani) și a unei afaceri de către personal. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul înregistrării parțiale. Ele pot fi stocate în foldere, fără a fi interne
re-sistematizarea documentelor, fără numerotarea foilor și fără a face o inscripție verbală.
Înregistrarea completă a cazurilor include: legarea obligatorie sau legarea; foaia de numerotare; întocmirea unei inscripții verbale a cauzei; înregistrarea tuturor detaliilor privind coperta cazului.
Pe coperțile cazurilor (depozitare permanentă, pe termen lung și personal) se indică numele organizației și subordonarea directă a acesteia; numele unității structurale și indicele acesteia; numărul dosarului (indicele cazului) prin nomenclatura cazurilor; titlul cauzei; rezumat la documentele cauzei (pentru cazuri de depozitare permanentă care conțin documente deosebit de valoroase); data de afaceri (volum, parte); numărul de coli din fișier; perioada de depozitare a cazului;
"Codul cazului de arhivare.
Pe copertele fetelor de depozitare permanenta, exista un loc pentru numele arhivei si institutiei de stat.
Denumirea instituției pe coperta cazului este scrisă în întregime, indicând subordonarea în nominativ (sau indicând abrevierea acceptată oficial).
Titlul și numărul cazului sunt transferate pe copertă din nomenclatorul de cazuri. Cu ajutorul metodei de stocare verticală, numărul cazului este, de asemenea, plasat pe rădăcina cazului pentru confortul căutării sale.
În rubricile de cazuri care conțin copii ale documentelor, trebuie să fie indicate exemplarele acestora. Nu este specificată autenticitatea documentelor de caz în titlu. Dacă datele privind copii ale documentelor se referă la toate documentele cazului, ele sunt plasate în spatele titlului (într-o linie, după punct, cu o literă de majuscule). Dacă datele se referă la o parte / documente sau la una dintre ele, acestea sunt scrise după ce documentele sunt descrise (în paranteze cu o literă mică).
La sfârșitul fiecărui caz se întocmește pentru inscripția verbală, permanentă, pe termen lung (mai mult de 10 ani) depozitarea pentru contabilizarea numărului de foi de caz și stabilirea specificului numerotării lor pe foaia departamentală. În el, în cifre și cuvinte, numărul de foi numerotate este indicat și separat prin semnul "+" (plus) - numărul de coli din inventarul intern (dacă există).
Inscripția de verificare este scrisă lizibil, indicând poziția inițiatorului, data compilării și semnată de compilator cu decodificarea semnăturii. Modificările ulterioare ale compoziției și stării cazului (lipsa documentelor, afilierea celor noi, înlocuirea etc.) se consemnează într-o inscripție verbală cu referire la actul relevant.
Eșantion de martor al cazului
APROBAT
director
Semnătura I.I. Ivanov Data
Fișierul este depus și numerotat
Inclusiv: foi de scrisori
(în cifre și în cuvinte)
+ foi de inventar intern
Poziția planificatorului
Semnătura I. (G Nume
Ciflul de arhivă de pe coperțile casetelor de depozitare permanente este pus în stilou (cerneală) în arhiva departamentală. Se pune numai după includerea cazurilor în secțiunile anuale ale cazurilor rezumate ale cazurilor aprobate de comisia de experți a instituției corespunzătoare a Serviciului de Stat pentru Arhivă. Înainte de asta, este înrădăcinată.
Cifrele de arhivă pe coperțile cazurilor de depozitare pe termen lung (peste 10 ani) și cazurile de personal sunt ștampilate după includerea cazurilor în secțiunile anuale ale cazurilor rezumate ale cazurilor. Rezumatul înregistrărilor înainte de aceasta ar trebui să fie aprobat de comisia de experți a instituției, convenit cu comisia de experți permanenți a instituției relevante a Serviciului de Stat pentru Arhivă (ziua inventarelor gheții pentru personal) și aprobată de șeful instituției.
Ciflul de arhivare conține numărul fondului, numărul inventarului și numărul cazului.
La sfârșitul anului de lucru, modificările necesare, informații suplimentare și clarificări sunt făcute în proiectarea copertei de depozitare permanentă sau pe termen lung (de peste 10 ani).
Eșantion de copertă a cazului
Înainte de a depune cazurile, eliminați legăturile de metal (pini, cârpe de hârtie) și, la sfârșitul fiecărui depozit, o formă necompletată a formei martorului-foaie pentru o inscripție verbală. Toate colile cazului sunt numerotate cu un creion sau numărător de grafit negru în colțul din dreapta sus. O foaie de orice format, legată la un capăt, este numerotată ca o singură coală (chiar dacă este complexă). Documentul, pliat în jumătate și legat la mijloc, este numerotat ca două coli.
Cazurile de stocare permanentă trebuie să fie interconectate și cusute cu un fir puternic într-un capac dur (dosar) în 4 puncte. Nu puteți coase textul unui document. În acele cazuri în care textul se apropie foarte mult de marginea foii și poate fi deteriorat prin depunere, o bandă de hârtie puternică este lipită pe foaia pentru care documentul va fi cusut.