Salvați documentul creat în Microsoft Word este posibil numai ca un fișier electronic, adică document electronic. Salvați fișierul creat mai des, și chiar mai bine, activați modul de salvare automată. Dacă computerul "se blochează" sau dacă alimentarea este oprită, majoritatea informațiilor vor fi salvate. Dar documentul electronic are propriile caracteristici specifice și, înainte de a fi păstrat, este necesar să se ia în considerare aceste caracteristici și să se țină cont în mod strict în procesul de conservare.
Un document electronic, ca orice alt document, trebuie să aibă propriile caracteristici stricte de identificare.
Numele fișierului este un fel de "pagină de titlu" a documentului electronic. Prin urmare, documentul generat trebuie să fie salvat ca fișier în dosarul dorit și sub numele dorit.
Numele fiecărui fișier ar trebui să înceapă cu numele dvs. de familie, de exemplu, "Sidorov-Report on lab.rabota.doc". Pentru a păstra fișierul original trebuie să fie să faceți clic pe butonul din stânga al mouse-ului pe butonul „Salvați“ pe „Bara de instrumente“ (Fig. 10), sau faceți clic pe meniul de opțiuni „File“ din meniul pop-up, selectați „Save“ (Fig. 10 ).
Dacă țineți cursorul mouse-ului lângă butonul de pe bara de unelte timp de mai mult de 3 secunde, sfatul instrumentului vă va îndruma către funcția sa (Figura 11).
În Fig.11. este afișat un buton de ajutor.
După efectuarea acțiunilor specificate, pe ecran va apărea formularul "Salvarea documentului" (figura 11). În acesta, trebuie să specificați numele fișierului sub care doriți să îl salvați și să selectați folderul în care doriți să salvați acest fișier.
Implicit, Word oferă ca denumire a documentului fraza de la care începe textul documentului. Numele implicit este întotdeauna evidențiat. Aceasta înseamnă că puteți introduce imediat numele noului document care trebuie salvat - cel recomandat mai sus.
Consiliul. Verificați întotdeauna cu atenție ce dosar și sub ce nume vă salvați fișierele. Acest lucru vă va salva mai târziu de la căutarea acestora pe discuri și foldere.
Și, în sfârșit, păstrând numele tuturor fișierelor în numele lor (de exemplu, „Sidorov de lab.rabote.doc Raport“ fișier) - este, în primul rând, permite întotdeauna le identifice rapid, și în al doilea rând, va permite profesorului FĂRĂ GARANȚIE orice măsuri suplimentare pentru a colecta fișiere de studenți una sau mai multe grupuri în același folder și fișierele disting imediat un elev din fișierele altor elevi (fig. 13), și, în al treilea rând, găsi aproape întotdeauna fișierele utilizând opțiunea «Căutare», în cazul , dacă le-ați scris în dosarul greșit sau când PC-ul sa prăbușit (Figura 14).
Cu o utilizare frecventă, un document electronic este "înfundat" cu informații inutile și invizibile. Faptul este că, dacă setați opțiunea "Permiteți salvarea rapidă", Word salvează toate modificările care au avut loc cu documentul. Ca urmare, mărimea fișierului crește "nerezonabil". Pentru a evita acest lucru, salvați periodic documentul cu comanda "Salvare ca." »Meniul" Fișier ". În acest caz, puteți salva fișierul "deasupra" celui existent, adică în același dosar și sub același nume.