În orice întreprindere, angajații ar trebui să aibă posibilitatea de a efectua corespondența de afaceri cu colegii sau superiorii. Și cel mai adesea pentru aceasta, se folosesc oficial sau memorandumuri.
Dragi cititori! Articolele noastre ne spun despre modalitățile tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz are un caracter unic.
Cum să aplicați?
De obicei, discursul din notele de serviciu se referă la o anumită problemă. pe care specialistul nu le poate rezolva singur. După ce a prezentat propunerile pentru soluționarea sa, el se consultă cu superiorii săi.
Nu există o formă specială pentru scrierea unor note oficiale prevăzute de lege. Orice angajat poate face acest document în formă liberă. Unele întreprinderi mari își dezvoltă independent propriile forme de note de serviciu.
Problemele de redactare a unui memoriu ar trebui descrise pe scurt, fără întoarceri complexe și cuvinte inutile. Trebuie indicat numărul documentului, deoarece ulterior nota va fi înregistrată.
Imprimarea pe nota nu este setată.
Datorită tehnologiilor moderne, corespondența de afaceri este adesea realizată cu ajutorul comunicării electronice. Nota de service în acest caz se face aproape la fel ca pe hârtie.
Aici puteți afla ce este o notă explicativă.
Există următoarele tipuri de note de service.- pentru bonusuri angajatului;
- să crească salariul;
- privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale;
- privind alocarea de fonduri etc.
Răspunde la nota
După trecerea în revistă liderul memo este obligat să pună pe hârtie o anumită rezoluție, de exemplu, „Done“, „luând act“ sau „anulat“. Dacă nota implică primirea unui răspuns, atunci managerul trebuie să-l furnizeze.
Nu există termene limită pentru trimiterea răspunsului, deoarece depinde de situație. De exemplu, răspunsul la nota de serviciu privind motivele pierderii de atribuire a capului trebuie să răspundă în termen de 10 zile.
Înregistrarea în organizație
Notele de serviciu sunt documente interne, prin urmare înregistrarea lor nu este obligatorie. Cu toate acestea, multe întreprinderi ține evidența notelor de birou, înregistrându-le într-un jurnal special. Datorită acestui fapt, puteți controla numărul total de documente primite.
Foarte des, jurnalele de înregistrare sunt înlocuite cu programe electronice speciale care conțin toate informațiile despre fluxul intern de lucru. Acest lucru vă permite să economisiți timp și să găsiți rapid datele potrivite.
Perioada de păstrare a copiilor originale ale documentelor de la persoanele responsabile pentru acestea este de 5 ani. După această perioadă, comisia specială de experți își decide soarta. Copiile notelor de serviciu sunt păstrate "până când sunt necesare".
Memorandum de înțelegere
Memorandumul este un fel de document intern care este folosit pentru a informa managementul senior despre o anumită problemă.
În plus, memorandumurile conțin adesea informații despre munca făcută. În funcție de destinatar, notele sunt împărțite pe interne și externe.
Mesajele interne sunt compilate în conformitate cu standardele și trebuie să conțină numărul de înregistrare.
Notele externe sunt trimise autorităților superioare, astfel încât acestea sunt emise pe un formular special și trebuie să fie semnat de către conducătorul întreprinderii. O copie a documentului trimis altor organizații rămâne întotdeauna cu expeditorul.
În funcție de conținut, memorandumurile sunt împărțite în.- Inițiativa. Acestea conțin propuneri și recomandări specifice.
- Informații. Conține informații despre performanța unui anumit loc de muncă.
- Raportarea. Sunt făcute ca un raport asupra muncii efectuate.
Diferențele dintre raport și serviciu
Diferența dintre aceste două documente este nesemnificativă, dar există. Desigur, notele de serviciu și memorandum sunt similare în structură. Uneori, în plus față de o notă, se poate scrie și altul.
Diferențele dintre documente sunt:- O notă de serviciu poate fi trimisă de un angajat la altul, în timp ce o notă este întotdeauna transmisă conducerii superioare.
- O notă poate servi ca mijloc de corespondență cu alte entități, notele oficiale sunt utilizate numai în managementul documentelor interne.
Corespondența de afaceri implică prezența unui număr mare de scrisori și note diferite. Prin urmare, fiecare angajat trebuie să știe în mod necesar regulile pentru compilarea fiecărei note. În acest scop, dacă este necesar, personalul ar trebui să furnizeze eșantioane de note.
Aveți o problemă legală?