Înainte de a efectua o inventariere internă a unui fișier personal, acesta trebuie să fie format corespunzător, asigurându-vă că toate documentele din acesta sunt documente de stocare pe termen lung. Coperta dosarului personal și inventarul intern al documentelor din dosarul personal sunt completate în conformitate cu cerințele stabilite de reglementările statului. În articol vă vom spune cum să faceți acest lucru corect.
Din articol veți afla:
- modul în care se formează dosarul personal și de ce documentele sunt păstrate în dosarul personal;
- ce documente pot conține un inventar al dosarului personal al angajatului;
- modul în care se formează și se formalizează dosarul personal al unui angajat;
- cum să aranjezi coperta unei chestiuni personale;
- cum se completează inventarul intern al documentelor personale.
Cum se formează fișierul personal și de ce este lista documentelor din fișierul personal
Din momentul în care angajatul este recrutat oficial, adică atunci când se emite și se semnează un ordin, se formează un dosar personal. Acesta este dosarul în care sunt depuse toate documentele referitoare la activitatea sa la întreprinderea respectivă.
Este un mod convenabil și rațional de a forma un singur pachet de documente, unite cu un scop general - informații complete și fiabile despre toate faptele din biografia de lucru a acestui angajat. Și, cu cât sunt mai multe documente personale, cu atât mai obiectivă este ideea că poate fi făcută de serviciul de personal și de conducerea întreprinderii. Și, prin urmare, cu atât mai obiectiv vor fi deciziile de personal și de conducere luate cu privire la acest angajat.
Deoarece dosarul personal este format din copii și originale ale documentelor prezentate pe suport de hârtie, astfel încât să fie convenabil să le căutați, se formează un inventar al dosarului personal al angajatului. Prin inventar, aceste documente sunt numerotate, clasificate și indexate în ordinea stabilită în documentație. Aceasta permite stocarea ulterioară să ia în considerare fiecare document, a cărui perioadă de depozitare depășește 10 ani.
Ce documente pot conține un inventar al dosarului personal al angajatului
Toate documentele stocate în acest caz pot fi împărțite în trei grupe:
Documentele necesare pentru înregistrarea locului de muncă;
Documente care reflectă etapele muncii lucrătorului;
Documente care însoțesc încetarea contractului de muncă cu acest angajat.
Documentele referitoare la primul grup, necesare pentru proiectarea angajatului pentru muncă și confirmarea calificărilor sale, includ:
- relua;
- chestionar, autobiografie;
- cererea inițială de angajare;
- originalul contractului de muncă (copie a angajatorului), semnat de ambele părți;
- copii de documente care confirmă nivelul de educație, calificări;
- recomandări și caracteristici;
- certificatul privind trecerea examenelor medicale primare și ulterioare;
- originalul ordinului de angajare sau un extras din acesta;
- extrase din protocoalele privind alegerea în funcție sau rezultatele obținerii concursului pentru o poziție vacantă;
- carte personala.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Un alt grup important de documente care vor conține inventarul fișierului personal sunt acelea care se formează în cursul activității de lucru a angajatului la întreprinderea dată. Acestea includ documente din al doilea grup:
- copii de ordin al personalului angajat în legătură cu salariatul - transferuri, transferuri, premii, sancțiuni disciplinare, stimulente etc.
- copiile documentelor care confirmă creșterea nivelului de educație sau de calificare - certificate și certificate de cursuri de perfecționare, instruiri, seminarii de formare, diplome de obținere a unei educații suplimentare etc .;
- copii ale documentelor care confirmă statutul familiei, inclusiv certificate privind încheierea sau dizolvarea căsătoriei, nașterea copiilor;
- extrase din protocoalele comisiei de atestare, foi de atestat;
- explicativ, raport și memorii;
- declarații personale;
- alte documente (acte, notificări).
Documentele pe baza cărora angajatul a fost concediat
Inventarul intern al documentelor personale poate include și acele documente pe baza cărora angajatul a fost concediat din întreprindere. Astfel de documente, de exemplu, includ:
- declarația personală a angajatului cu o cerere de concediere;
- anunțarea reducerii poziției sale;
- acte, memorii, explicative - în cazul în care angajatul a fost admis o încălcare gravă a normelor de muncă, pentru care a impus o sancțiune disciplinară de concediere;
- ordin de demitere;
- un extras din carnetul de lucru cu un rezumat al concedierii.
Executarea unui fișier personal al unui eșantion de angajat
La constituirea dosarului personal al unui angajat care are loc după demiterea sa, înainte ca documentele să fie plasate în arhivă, ar trebui să se țină seama și de faptul că aceștia pot avea timpi de depozitare diferit. Acești termeni sunt stabiliți în "Lista documentelor administrative standard de arhivă formate în cursul activității organelor de stat, a administrațiilor locale și a organizațiilor, cu indicarea termenilor de depozitare". Regulamentul a fost aprobat prin ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 25.08.10 № 558.
Lista pe care apendicele nr. 10 este folosită pentru a completa dosarul intern ca dosar personal determină condițiile de păstrare a documentelor de personal în conformitate cu clasificarea stabilită de acesta. În conformitate cu aceasta, documentele de personal pot fi împărțite în documentele care însoțesc relațiile de muncă și activitatea profesională a angajatului, de exemplu:
organizarea muncii și a activităților sale oficiale;
tarifarea și normalizarea activității de muncă, sistemul de remunerare a muncii, acționând în raport cu angajatul;
Pentru celălalt grup, lista cuprinde documentele care formează personalul care însoțește activitatea de lucru a angajatului:
Din moment ce, conform listei de un rezumat și caracteristici ale perioadei de retenție angajat este definit doar 5 ani, iar detalii cu privire la activitatea sa făcut într-un card personal, experții cred în mod opțional includ în inventarul intern al dosarului personal al documentelor documente, cum ar fi copii ale comenzilor (afirmații) despre traduceri și călătorii, vacanțe, promoții etc.
Majoritatea documentelor de personal sunt păstrate timp de 75 de ani, incluzând:
- contracte de muncă și contracte (contracte de servicii);
- cartele personale ale lucrătorilor permanenți și temporari;
- originale ale documentelor personale - cărți de lucru, diplome, certificate, certificate, certificate dacă nu sunt revendicate de proprietari înainte de expirarea acestei perioade.
La înregistrarea unui dosar personal al unui angajat, un eșantion din care este propus de Rosarkhiv, trebuie să se țină cont de faptul că documentele din acesta sunt depuse în ordine cronologică. Dacă acestea sunt extrase și copii, acestea trebuie să fie în mod necesar certificate de un ofițer de personal. Pe prima pagină a dosarului este coperta fișierului personal, inventarul intern al documentelor personale este lipit pe copertă din interior.
Acoperirea dosarului personal
Coperta dosarului personal trebuie să fie făcută în conformitate cu cerințele GOST 17914-72 "Cazuri de depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni, cerințe tehnice. " Coperta dosarului personal este o mostră, prezentată mai jos.
Lista internă de dosare personale
Se întocmește un inventar intern atunci când cazul este deja format, dar nu a fost încă predat legării. Prin scopul său, este un cuprins, prin care un dosar poate găsi rapid un document cusut în el. Dacă inventarul este întocmit în conformitate cu modelul propus în listă, acesta va fi prezentat sub forma unui tabel, ale cărui coloane vor conține următoarele informații:
Numărul de ordine al documentului, în ordinea în care a fost depus în cauză;
Indexul documentului este numărul său de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul cazurilor aprobate la întreprindere. În cazul în care nu există un astfel de document, acest câmp este marcat cu "b / n";
Data documentului. Pentru această dată, de regulă, data înregistrării documentului este acceptată. În cazul în care documentul nu a fost înregistrat, data semnării de către funcționar este adoptată pentru data respectivă, este, de asemenea, obligatorie;
Notă - în acest domeniu, inclusiv note privind starea documentului, de exemplu: "includere", "retragere" cu o legătură obligatorie, pe baza căreia sa făcut această includere sau retragere.
Un fișier personal este prezentat mai jos.
Tabelul, care este un inventar intern al înregistrărilor personale ale angajatului, are ultima linie finală. În ea numerele și cuvintele indică numărul de documente cusute în cazul respectiv. Dacă numărul acestor documente este mare, inventarul intern poate fi alcătuit din mai multe coli. În acest caz, fiecare dintre ele trebuie numerotat, iar cantitatea totală este indicată și în inventar. Toate aceste informații de natură de referință sunt certificate prin semnătura funcționarului responsabil cu gestionarea dosarelor de personal care au întocmit inventarul.
Vă rugăm să rețineți: Numerotarea fișelor personale de înregistrare ale angajatului nu este finalizată. Tabelele trebuie să fie numerotate separat de numerotarea documentelor de caz, deoarece acestea reprezintă un document de referință științific și nu se aplică acestora.