Există opinia că atelierele sunt ținute "pentru o bifă" și nu are sens din partea lor, doar timpul este irosit. Cu toate acestea, motivul pentru această problemă nu este întâlnirile ca atare, ci incapacitatea de a le pregăti și de a le conduce. Planul corect al întîlnirii va contribui la utilizarea timpului alocat întâlnirii cu beneficiul maxim și la sporirea semnificativă a eficacității acestuia.
Înainte de a începe să elaborați un plan, trebuie să definiți în mod clar scopul (sau obiectivele) întâlnirii. O întâlnire care nu are un scop clar definit este condamnată în mod deliberat la eșec: acesta este exact cazul când se poate discuta ore întregi, dar în cele din urmă nu va veni la nimic doar pentru că nu știți de unde trebuie să veniți.
Scopul trebuie formulat într-unul, maxim în două propoziții. Dacă nu o puteți formula în mod clar, este prea devreme să vă adunați o întâlnire: dacă nu puteți decide ce trebuie să discutați, nu sunteți pregătit să discutați. Obiectivele nu ar trebui să fie prea mult, nu "scatter" pe soluția de multe probleme mici.
Pe baza obiectivului, este necesar să se formuleze rezultatul final al reuniunii. care va fi un fel de întruchipare materială. Rezultatul poate fi, de exemplu, un document care aprobă oficial decizia. Prezența unui rezultat fizic este o demonstrație vizuală a faptului că întâlnirea nu a dărâmat și motivația de a transpune decizia în realitate.
Numai pe baza unui obiectiv formulat competent și a unui rezultat final clar prezentat, se poate întocmi planul de întâlnire. Dacă vă imaginați scopul și rezultatul întâlnirii sub forma de sus a scării, atunci elementele planului sunt pași. care conduc la acest vârf.
Prima etapă a întâlnirii va fi întotdeauna introducerea. În introducere, organizatorul întâlnirii anunță scopul și ordinea de zi, precum și calendarul întâlnirii. De asemenea, în acest stadiu, trebuie să selectați persoana care va păstra protocolul.
Partea principală a reuniunii este, de fapt, discutarea problemelor de pe ordinea de zi. Fiecare întrebare este etapa de rezolvare a problemei formulate. Elementele de pe ordinea de zi constituie baza planului pentru orice întâlnire. Lista lor va depinde de scopul întâlnirii, deci va trebui să determinați întrebările dvs. de la caz la caz.
Ca și în cadrul ședinței, întrebările ar trebui formulate în mod concis și clar. Numărul lor nu ar trebui să fie excesiv. Dacă există prea multe întrebări, vă puteți confrunta cu una din cele două probleme: fie nu puteți da fiecărei întrebări suficient timp, sau întâlnirea va fi prea lungă.
În ce ordine am elemente de agendă? Bineînțeles, dacă o întrebare este logică după altul, acestea ar trebui discutate succesiv. În cazul în care ordinea discuțiilor nu este fundamentală, trebuie să se țină cont de criterii psihologice, alegând o abordare specifică în funcție de specificul echipei și de problemele discutate.
Deci, una dintre abordările recomandă mai întâi să discutăm problemele cele mai rezolvate: succesul obținut la începutul întâlnirii va inspira participanții să rezolve probleme mai complexe. O altă abordare sugerează că începând cu discutarea celor mai importante probleme, deoarece la începutul întâlnirii concentrarea atenției este mai mare.
Schema de discutare a fiecărei întrebări este standard. formularea întrebării, propunerea de opțiuni și discuția acestora, alegerea opțiunii optime. Chiar dacă formatul întâlnirii implică implicarea semnificativă a angajaților, cuvântul final ar trebui să fie în continuare pentru lider, în caz contrar întâlnirea poate fi trasă pe termen nelimitat.
În cele din urmă, în etapa finală, organizatorul întâlnirii ar trebui să rezume și să determine acțiunile ulterioare ale participanților.
Când planul este compilat, trebuie să estimați cât timp sunteți dispus să acordați atenție fiecărei probleme. Desigur, acest lucru nu înseamnă că în timpul discuției veți vedea timpul cu un cronometru, dar este necesar un interval de timp aproximativ pentru a nu fi dus de o întrebare în detrimentul alteia. Cu cât este mai importantă întrebarea, cu atât mai mult timp ar trebui alocată discuției sale.
Ordinea de zi a unei întâlniri de afaceri nu trebuie să fie detaliată și detaliată: dimpotrivă, dacă este nevoie de mai mult de o pagină, aceasta înseamnă că este întocmită incorect. Adesea, există un plan schematic, pregătirea căruia nu o veți lua mai mult de zece minute. Dar nu poți să faci fără un plan: indiferent de capacitatea ta de a improviza, este dificil să atingi obiectivul în cel mai scurt timp posibil, dacă nu ai un traseu clar.
