Păstrarea documentelor din arhiva organizației - una dintre cerințele pe care trebuie să fie respectate. Cu toate acestea, chiar și cu toate regulile pot apărea situații de forță majoră, și ca rezultat - documentația poate fi corupte sau pierdute. Astfel, riscul de pierdere (deteriorare) a documentației există în mișcare organizarea, în caz de incendiu, furt sau inundații. Situații de forță majoră, cu documentația de arhivă pot fi diferite pentru motivele și în conformitate cu scala. Indiferent dacă un dosar corupt documente oficiale sau întreaga arhive, să nu ia în considerare o astfel de situație este imposibilă.
Vă oferim un pas cu pas secventa de acțiuni în termeni de forță majoră, ceea ce a dus la deteriorarea sau pierderea documentelor de arhivă.
Etapa 1: pentru a informa conducerea despre incidentul
În acest scop, folosim o notă (exemplul 1).
În orice caz, este imposibil de a distruge documentele deteriorate sau corupte - pentru că prevede răspunderea penală.
Pasul 2: obține confirmarea oficială a incidentului
În cazul în care pierderea documentelor a fost cauzată de evenimente extreme (dezastre naturale, inundații, incendii, efracție), apoi pentru a investiga circumstanțele acestui caz a implicat ofițerii de urmărire penală, de control al incendiului de stat, specialiști de urgență. Prin încheierea comisiei aplicate următoarele documente justificative:
- Ajuta Supraveghere Foc statul și acționează asupra cauzelor de incendiu;
- Notă autorităților de anchetă pentru a iniția de poliție cu privire la caz de furt;
- un certificat de la CED (REU) faptul și cauzele inundațiilor;
- documente privind MOE disponibilitatea unei situații de urgență;
- Alte referințe, în conformitate cu forță majoră.
Prezența acestor documente va crește timpul alocat pentru restaurarea organizației pierdute de bază primară.
Pasul 3: a crea o comisie pentru a investiga cauzele pierderii (daune) a documentelor
O astfel de comisie creată de ordinul a capului.
În cazul în care este necesar, pentru a participa la lucrările comisiei (exemplul 2), reprezentanți ai organelor de anchetă, supravegherea incendiilor de siguranță și de stat invitat (alin. 6.8 din Regulamentul privind documentele și cifra de afaceri de documente în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS 07/29/1983 numărul 105).
În cazul în care funcționarii autorităților guvernamentale relevante nu vor fi implicate în activitatea comisiei, acesta va fi apoi dificil de documentat circumstanțele de forță majoră care exclud vinovăția organizației și funcționarii acesteia. Comisia trebuie să permită profesioniștilor în măsură să dea o explicație a esenței situației.
Pasul 4: să elaboreze o declarație cu privire la rezultatele lucrărilor comisiei
Rezultatele Comisiei să elaboreze un act, care este aprobat de către șeful organizației (exemplul 3).
În acest document, trebuie să descrie în detaliu locația, care a fost studiat, natura daune externe, indică motivele pentru pierdere (daune) a documentelor. În plus, trebuie să specificați persoanele responsabile pentru păstrarea documentelor și a obține explicații scrise.
Etapa 5: realizarea unui inventar
Pasul 6: întocmește un inventar al documentelor pierdute (deteriorate)
Inventory (exemplul 4) este atașat la actul documentelor de investigare a corupției.
În cazul în care deteriorarea (pierderea) a documentelor primare și organizarea de raportare trebuie să contacteze imediat autoritățile fiscale cu aplicarea corespunzătoare (confirmarea de forță majoră de către autoritățile). Este posibil ca autoritățile fiscale au primit informații cu privire la absența documentelor contabile, să ia măsuri de control fiscal, dar, în cazul în care dovada de pierdere a documentat în mod oficial, că, odată cu conducerea inspecției fiscale se poate conveni ca nu impozita audituri pentru perioada pentru care există documente contabile, precum și calendarul de recuperare a acestora.
Odată cu pierderea documentației primare și șef de raportare a organizației poate fi trasă la răspundere penală în cazul în care o astfel de situație este calificată ca un fapt de evaziune fiscală. Gama de răspundere - de la o amendă în mărime de 100 000 - 300 000 de ruble la închisoare pe un termen de cel mult doi ani, cu descalificarea de a ocupa anumite funcții sau să se angajeze în anumite activități de până la trei ani sau fără ea (partea 1 al articolului 199 din Codul penal ..).
Pasul 7: recupera documentele pierdute
În etapa finală, Comisia ar trebui să efectueze muncă pentru a restabili pierdut documentul (corupt). În cazul în care conducerea companiei nu ia măsurile necesare pentru a restabili documentele, acest lucru poate conduce la răspundere în conformitate cu alin. 1 și 4 linguri. Codul Fiscal 110 România.
V. S. Turkina,
secretar