Legislația în domeniul arhivelor include diferite tipuri de regulamente și orientări, care reprezintă împreună un mecanism complex de reglementare. Găsirea-ți de drum în cadrul juridic, în scopul de a eficientiza activitatea de servicii de arhivare pentru cititorii noștri ajută Ph.D. Conferențiar universitar, șef al Departamentului de Arhivistic IAI RSUH EM Burov.
Sistemul legislativ și de reglementare în domeniul arhivelor construite destul de dificil (pentru neinițiați), dar în termeni de logica formală este destul de bogat.
Legea federală „Cu privire la Arhiva în România»
În primul rând trebuie remarcat faptul că Legea se aplică documentelor tuturor tipurilor de proprietate: de stat (sau subiect federal al Federației Ruse), municipale sau private.
Consiliul. Care apar în practică problema actelor de proprietate ale Companiei soluționate, după cum urmează: în cazul în care miza principală în mâinile statului, proprietatea documentelor de stat în cazul în care miza principală în mâinile acționarilor, documentele de proprietate privată.
stabilit în mod legal Termene de transmitere a documentelor în stat sau municipale arhive, care se referă în principal cu organizațiile de stat și municipale, iar în al doilea rind - organizațiile non-guvernamentale care au încheiat un acord privind transferul documentelor sale pentru depozitare permanenta.
Este stabilit că de stat și municipale arhivele cu mâna lui liste de organizații care le-a dat arhivele lor pentru depozitarea permanentă și pentru a fi incluse în RF AF, de exemplu, enumeră sursele de achiziție. Includerea în lista surselor de achiziție a organizațiilor non-guvernamentale efectuate la solicitarea acestuia din urmă și, pe baza unui acord. De stat sau municipale arhive și are dreptul de a menține o listă de posibile (potențiale) surse de achiziție, și anume organizații cu care încă planificate sau în curs de negociere.
O atenție specială trebuie să fie prevăzută de legea privind soarta documentelor de arhivă, în caz de reorganizare, lichidare sau faliment a organizațiilor. Pe scurt și în total poate fi determinat următoarea linie: documente de arhivă ale cesionarului, în timpul reorganizării condițiilor ONG-urilor și spațiu de depozitare suplimentar sunt determinate de fondator, iar „ultimul în linie“ este o arhivă de stat sau municipale. În cazul privatizării întreprinderilor de stat și municipale formate în cursul activităților lor documente de arhivă, inclusiv documentele de personal, sunt, respectiv, în stat sau proprietate municipală.
Această lege conține o referire la faptul că documentele de arhivă reținute ca probe materiale, în conformitate cu legislația română, se restituie proprietarului sau deținătorului de documente de arhivă, și anume, în acest caz, organizația.
Persoanele juridice, oficiali și cetățeni vinovați de încălcarea legii privind arhivele din România, poartă răspundere civilă, administrativă și penală.
Reguli și instrucțiuni pentru lucrul cu documente de arhivă
Legea stabilește o dispoziție, precum și mecanismul de implementare a acestuia este dezvăluită în normele, listele, instrucțiunile și alte acte normative.
o atenție deosebită este acordată regulilor de unitate administrativă, și anume dezvoltarea gamei de cazuri; Afaceri de formare în munca de birou; organizarea și desfășurarea valorii de examinare a documentelor, ordinea de selecție a distrugerii; pregătirea cazurilor de transfer la arhiva (arhiva) și alte probleme.
De fapt, „arhiva“ a regulilor cuprinde următoarele activități:
- a crea o arhivă a organizației, obiectivele și funcțiile sale, drepturile și responsabilitatea arhivei;
- organizarea muncii a arhivei;
- organizarea de stocare, achiziție, urmărirea și utilizarea documentelor de arhivă;
- ordona transferul documentelor din arhivele organizației pentru depozitare permanenta.
Principalul lucru pe care ar trebui să acorde atenție: regulile sunt aplicate toate formularele necesare pentru a lucra cu documente de arhivă în organizarea nomenclaturii afacerilor stocurilor.
Din păcate, aceste reguli cu privire la o serie de posturi au devenit deja depășite, dar dezvoltarea unor noi reglementări împiedică de selecție întrebări nerezolvate privind stocarea documentelor electronice. cadru de reglementare complet pentru crearea și stocarea documentelor electronice în munca de birou și arhive ale organizațiilor care urmează să fie formate; a dezvoltat o procedură pentru pregătirea și transferul arhivelor de stat și municipale de documente electronice; dezvoltate unificate tehnologii, formate, standarde și reglementări de arhivare a documentelor electronice, care asigură conservarea lor pe termen lung și care oferă acces la ele în modul cel mai ușor de utilizat.
Organizațiile, activitatea pe care o cantitate substanțială de documentare științifică și tehnică, prin care se dispune care are propriile sale reguli de bază de utilizare specifice de lucru cu documentația științifică și tehnică organizațiilor și întreprinderilor în 1988.
În plus față de subiecții de fapt clerical aceste documente de reglementare să prezinte următoarele tipuri de lucrări de arhivare:
- stocarea curentă a documentelor;
- le pregăti pentru transferul la stocarea arhivelor;
- distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat;
- transferarea cazurilor la stocarea arhivelor.
Organizațiile din activitatea lor pot urma instrucțiunile din domeniile lor de activitate și tipuri de lucru cu documente de arhivă, inclusiv documentele privind personalul. Acesta poate fi dezvoltat instrucțiuni Rosarkhiv sau de către public sau executivului.
Listele de documente de arhivă standard,
Următorul tip de reglementări care guvernează lucrul cu documentele de arhivă, - listele cu un termen de valabilitate.
Listele de documente de arhivă standard, cu datele de conservare a desenelor și modelelor lor Vserumynsky Institutul de Cercetare Records Management și Arhivele Arhiva de Stat in fata, potrivit Ministerului Culturii al Federației Ruse. Aplicat acest tip de liste cu autoritățile publice, guvernele locale, organizații și persoane angajate în activități de antreprenoriat fără a stabili o entitate juridică în legătură cu obligația de a asigura siguranța tuturor acestor documente de arhivă, inclusiv documentele privind personalul.
Dezvoltatorii listei documentelor generate în cursul activității organelor federale ale autorității de stat și a altor autorități publice, precum și în cursul normal al activității în cadrul organizațiilor lor, cu indicarea termenului de valabilitate sunt ministerele și departamentele interesate. Rosarchiv reprezentat MinkulturyRumyniyasoglasovyvaet aceste liste. Aceste reglementări conțin termenii de păstrare a documentelor de arhivă, care rezultă în implementarea activităților specifice.
Ph.D. Conferențiar universitar, șef al Departamentului de Arhivistic IAI RSUH