Din acest material veți învăța:
- ce documente sunt corespondența de intrare a organizației;
- reguli de lucru cu e-mailurile primite;
- orice cerințe pentru comunicațiile de intrare;
- cum să se înregistreze corespondența de intrare.
organizație Incoming mail
Corespondenta este considerat a fi organizarea oricărui document sau scrisoare livrat prin orice mijloace organizației. În acest moment, există trei moduri principale de furnizare a mesajelor primite: prin poștă, curier sau sub forma unui e-mail. Înainte de a trece la prelucrarea mesajelor primite, trebuie să înțeleagă în mod clar în ce documentele cu care se ocupă. e-mailurilor primite pot fi clasificate în funcție de conținut:
- scrisori de orice cerință, solicitare, sugestie, plângere, și anume cererile scrisoare care necesită nici o acțiune sau de luare a deciziilor;
- scrisori de răspunsuri la documentele de inițiativă vizează;
- informare și de referință litere.
Citiți mai departe în subiect jurnal electronic
Reguli pentru a face cu e-mail primite
Regulile de lucru cu corespondența de intrare cuprinde mai multe etape:
- primirea corespondenței;
- sortare;
- Înregistrare e-mail;
- transmiterea documentelor în organizația dumneavoastră pentru deciziile de management;
- direcția de executare a documentelor;
- executarea documentelor;
- Organizarea controlului executării documentelor;
- formarea documentelor executate în cazul.
Procesul de lucru cu corespondența de intrare, precum și orice alt proces de afaceri, în plus față de elementele constitutive necesare pentru a descrie sau să reglementeze activitățile de producție ale participanților. Pentru fiecare participant la proces se caracterizează printr-un anumit rol. În acest caz, rolul poate fi distribuit după cum urmează:
Leader - un șef al organizației sau departament. Vizualizarea primit pe numele său de hârtie și să ia decizii asupra lor. În viitor, executarea estimărilor.
Persoana responsabilă - un angajat, se face referire la cap rezoluție (persoană autorizată) în calitate de „contractant responsabil“. Primește un document pentru executarea ulterioară a acestuia, organizează executarea și raportul privind progresele înregistrate.
Controler - un angajat care intenționează îndrumare trebuie să exercite un control asupra executării. De asemenea, atribuțiile sale se numără eliminarea din controlul și finalizarea.
Secretar - Secretar al capului. Primire corespondență și este responsabil pentru clasificarea sa, înregistrarea și clearance-ul. De asemenea, aceasta contribuie la informațiile din formular de înregistrare cu privire la circulația documentelor în cadrul organizației. Dacă există o organizație de serviciu DOW aceste funcții sunt îndeplinite de către grefierul.
Cerințe pentru e-mail primite
Cerința principală pentru corespondența de intrare - orice importantă pentru organizarea documentului care face obiectul înregistrării obligatorii. De asemenea, există cazuri în care aceeași literă este duplicat și livrate organizației în multe feluri. Este necesar să se monitorizeze cu atenție astfel de momente, în continuare, pentru a evita confuzia cu reînregistrarea aceeași literă. În identificarea duplicarea documentelor scrisorii, care a venit mai târziu, având în vedere numărul de primă instanță. Din aceasta putem deduce doua cerință - fiecare lucrare de afaceri înregistrată în organizație o dată.
A treia cerință - fiecare document de intrare trebuie să aibă un număr unic de intrare. Această regulă nu este mai puțin importantă decât al doilea. Se va evita situația în care nu va fi considerată un document din greșeală, ceea ce poate provoca o mulțime de probleme.
Top articole
Înregistrarea corespondenței primite
Înregistrarea corespondenței de intrare este atribuită personalului serviciilor preșcolare, iar în lipsa acestora - de către secretari. Înregistrarea presupune introducerea datelor scrisoare în formularul de înregistrare (log de corespondență de intrare), care poate fi ulterior urmărite nu numai la mișcarea documentului în cadrul organizației, dar, de asemenea, cursul de execuție.
Pentru a înregistra utilizarea mesajelor primite:
- (Carduri parte jurnal sau documente de control de înregistrare) suporturi de hârtie;
- e-zine (DMS sau MS Excel).
La înregistrarea folosind un set standard de detalii, care include:
În cazul în care scrisoarea este primită în format electronic, aceasta este pur și simplu atașat la înregistrarea jurnal electronic. În cazul în care înregistrarea este realizată în formă de hârtie, fișierul electronic, care urmează să fie imprimat.
După înregistrare este necesar pentru a pune în jos scrisoarea ștampilate „înregistrată“ (sau eticheta corespunzătoare) în colțul din dreapta jos a scrisorii, precum și numele, data primirii și numărul de înregistrare atribuit unei părți.
Trebuie remarcat faptul că actualul EDS permite să verifice în mod automat e-mailurile primite. De asemenea, înregistrarea automată se face în cazul în care organizația și compania-expeditor utilizează aceeași EDS.
atașamente
- Jurnal de carte a documentelor de intrare (cerere) .doc
- Descrierea postului de manipulare expeditor de corespondență (martor) .doc (la nivel de industrie)
- Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă (detaliu). Document Organizație (martor) .doc
Disponibilă numai pentru abonați
- mail de intrare jurnal de bord (probă) .doc
- Descrierea postului expeditor manipulare corespondență (probă) .doc (la nivel de industrie)
- Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă (detaliu). Document Organization (probă) .doc
Anunțuri de numere viitoare