Completarea EA și Retroconversion
umplere EA
Funcția primară a EA - stocarea documentelor de arhivă în formă electronică. Nou înființat Sistemul EA ar trebui să fie umplut cu astfel de documente. Există două moduri diferite de umplere astfel de tehnologie (a se vedea figura 1 ..):
- Intrarea în documentul curent
- documente de intrare Salvo
documentelor curente de intrare în EA efectuate de obicei, pe durata funcționării EA, în cadrul modulului de prelucrare a veniturilor de exploatare organizatorice și tehnologice. În acest modul, documentele primite sunt scanate și supuse la alte metode de prelucrare necesare (indexare, care va fi dedicată unei „indexare și imagistică“, curs), deoarece acestea ajung în EA.
La etapa inițială de funcționare a EA este de multe ori apare problema unei singure (salvă) pentru a transfera acumulate de la începuturile EA fond de arhivă în format electronic. Această problemă este rezolvată prin aplicarea tehnologiei retroconversion care face obiectul acestui curs.
În timpul prelegerii vor fi discutate următoarele subiecte:
- Esența procesului Retroconversion
- tipuri de retroconversion
- Etapele procesului de retroconversion
Ce este Retroconversion?
Retroconversion - această transformare masivă a informațiilor conținute în documentele privind vehiculele tradiționale, în format electronic. O astfel de transformare, de regulă, este un caracter de unică folosință, volei.
Retroconversion fi distins de rekatalogizatsii. Când conversia retrospectivă este efectuată pentru a transfera informații de documente pe hârtie în format electronic, dar (cu excepția, și chiar și atunci nu în toate cazurile de eroare manifestă) informații nu este modificat. Rekatalogizatsii în același timp, pentru a face modificări în timpul migrației. În continuare trebuie luate în considerare este Retroconversion.
tipuri de retroconversion
Luați în considerare opțiunile de bază pentru posibile de prelucrare a informațiilor în timp ce traducerea în format electronic:
1. imagistica. Documentele sunt stocate într-un set de imagini grafice ale paginilor scanate. Pentru organizarea accesului la documentele de indexare a setului minim de câmpuri care identifică documentul sau grupul de documente. Acesta este cel mai ieftin mod de tratament, cu toate acestea, și cel mai modest în ceea ce privește capacitățile de căutare.
2. Full Retroconversion. Formarea înregistrărilor bazei de date, pe baza documentelor de intrare, atunci nu mai sunt necesare imagini, și capacitățile de căutare sunt stabilite de către software-ul care rulează cu baza de date.
Alegerea conversie retrospectivă
Exact cum să se ocupe de un anumit tip de document, problema este rezolvată în faza de formulare. Aceasta depinde de tipul de documente și tipurile de interogări comune arhiva. Este clar că mai multe costurile forței de muncă pentru prelucrarea documentelor, cu atât mai mult costă. Orice eroare în decizia poate afecta atât costul proiectului de creare a EA, precum și eficacitatea acesteia. Recunoașterea completă (adică, transferul de elemente grafice în formă de text) prin automată necesită o calitate înaltă a documentului original și, în plus, argumente puternice pentru traducerea documentului în modul text. Principalele dintre ele - nevoia de căutare contextuală și volumul documentului electronic.
Dacă aceste argumente nu sunt relevante, de recunoaștere a textului poate fi impracticabilă.
Obiecte retroconversion
Retroconversion obiect, în general, este o serie de documente. Rezultatul este o serie de retro-conversie a documentelor electronice. proces tehnologic Retroconversion este descris în termenii unui singur document (procedura de scanare, unitățile de alocare și altele asemenea), astfel încât până la începerea procesării documentelor trebuie stabilit că documentul în sine este într-un caz particular.
Dacă există, de fapt, un inventar al arhivei este varianta cea mai comuna a deciziei - un document - un element de inventar. La procesarea documentului iasă în evidență foi, și ca informațiile indexul de căutare sunt preluate din coloanele de inventar.
În cazul în care inventarul lipsește sau că este de multe ori nu se potrivesc cu conținutul de caz, problema devine mult mai complicată. Metoda Threading necesită o soluție standard, în conformitate cu un mod clar elaborat regulile. Prin urmare, pentru fiecare tip de informații trebuie să fie formulate în normele de izolare și indexare document, fără cunoștințe speciale. Întrebările documente indexate vor fi discutate în detaliu în capitolul „indexare și imagistică.“
Din întâmplare mincinoase teancuri de hârtii nu primesc în mod automat arhiva electronica mai subtiri. În același timp, prezența unei arhive de hârtie structurată se poate obține rapid documente electronice cu acces efectiv la acestea.
retroconversion etape
Procesul este, de obicei, emit pași retroconversion următoarele:
- Declarația problemei. Sarcina retroconversion Formulat pentru a traduce un anumit arhive în format electronic, pentru utilizare ca EA țintă de umplere
- Revizuirea și actualizarea sarcini. Etapa care precede lucrările majore privind conversia retrospectivă
- array Examinarea documentelor de hârtie. Studiul a produs tradus într-un fond de arhivă electronică pentru a determina parametrii tehnologici procesul retroconversion (numărul și nomenclatura de documente, hârtie de calitate, complexitatea structurii documentelor, lizibilitatea acestora și altele asemenea)
- Clarificarea obiectivelor și introducerea treptată. Pe baza rezultatelor examinării menționate stadializarea sarcini de conversie a posteriori sunt determinate de compoziția și caracteristicile etapelor de lucru privind conversia retrospectivă (timp, efort, cost, etc.)
- Alegerea tehnicii. Pe baza rezultatelor examinării documentelor de hârtie definite de cele mai potrivite hardware parametri tehnici și costurile pentru traducerea documentelor în format electronic (scanere, stației de scanare și altele.)
- Dezvoltarea traseului de procesare a documentației tehnologice. Aceasta este determinată de secvența de procesare a documentelor în conversia retrospectivă și a parametrilor tehnologici ai etapelor de prelucrare. Există următoarele etape:
- Scanarea, și anume producerea de imagini grafice electronice ale documentelor (care urmează să fie discutate în detaliu mai târziu în acest capitol)
- Indexarea, adică extragerea informațiilor relevante din imagini electronice ale documentelor și înregistrarea acestor informații în structura de stocare a datelor (acest lucru și etapele ulterioare, din cauza complexității și semnificația lor în procesul de conversie retrospectivă, va fi discutat mai târziu într-o conferință separată „indexare și imagistică“)
- Verificarea, care este, de control al calității de indexare
- Formarea de matrice de ieșire, adică, pentru a aduce formatul datelor obținute în timpul indexării la cerințele EA umplut
- Un proiect-pilot. În această etapă opțională este alocată o parte a fondului de arhivă retroconversion procesul de exploatare și produse de prelucrare a completa această parte
- Corectarea fluxului de proces. Dacă există faza a proiectului pilot după finalizarea acestuia, ca urmare a ajustării parametrilor procesului procesului de conversie a posteriori se poate efectua procesarea fondului de arhivă, în scopul de a optimiza matrice de prelucrare a documentelor, în general
- Start-up și executarea lucrărilor. De fapt, efectuarea de procesare a fondului arhivistic
- Generarea și exportul produsului final. Pregătirea întregii matrice de date finite în format electronic și încărcarea datelor direct la EA destinație, după care acestea devin complet accesibile pentru utilizare în EA
organizație de scanare
Scanarea documentelor în procesul de conversie retrospectivă, și anume crearea de imagini grafice electronice precede celelalte faze ale prelucrării documentelor în format electronic, care va fi discutat în curs „indexare și imagistică.“ Scanarea documentelor se efectuează în următoarea ordine:
1. Obținerea documentelor de la locul de depozitare (în cazul în care scanarea nu se efectuează la locul de depozitare), pregătirea pentru a scana:
- documente de rostuit confiscate agrafe metalice
- inserarea distanțierele tehnologice (foi speciale destinate să delimiteze grupuri de documente), formarea de pachete (adică, grupuri separate de documente) pentru scanare
- distribuirea scanerului documente în conformitate cu proprietățile documentelor: brodate, cusute, culoare, etc. dărăpănată.
2. Scanați documente și de control al calității:
- documente corespunzătoare de scanare
- respingerea de imagini care nu corespund standardelor rescaneze documentelor scanate slab cu alte setări scaner sau alte scanere
- imaginile înregistrate au primit documentele pentru mediu de stocare operațional (hard disk), în conformitate cu normele rubricators de baze de date sau EA
3. Înapoierea documentelor:
- reconstituirea formei originale a documentelor (de exemplu, în cazul în care documentul este pliat a fost dezvăluită, plierea inversă)
- reticulare a documentelor legate inițial și separatorul proces de îndepărtare
- returnarea documentelor în locul de depozitare a acestora permanente
4. Înregistrarea pe discuri DVD:
- verificarea structurii de fișiere, la fața locului, verificarea calității scanării (fișiere grafic).
- Nou înființat Sistemul EA trebuie să fie umplut cu documente, există două moduri diferite de tehnologie astfel de conținut (introduceți documentele curente și documentele de intrare Salvo, adică Retroconversion)
- Retroconversion - conversie masivă a informațiilor conținute în documentele privind vehiculele tradiționale, în format electronic.
- Există trei tipuri de conversie retrospectivă, care diferă în plinătatea de prelucrare a informațiilor conținute în documente - imagistică, Retroconversion completă și o opțiune intermediară.
- proces retroconversion este împărțit în etape separate pentru caracteristicile organizatorice și tehnologice, procesul de prelucrare a documentelor corespunzătoare din partea retroconversion include scanare, indexare, verificarea și generarea de matrice de ieșire.