ÎNREGISTRĂRI DE BAZĂ de stat (municipale) BIBLIOTECA, scopul lor
1. Imaginea documentației organizațiilor reflectă diverse aspecte ale activității lucrătorilor din sfera producției materiale, știință, cultură, viața publică și funcționarea guvernului și a managementului economic.
Informațiile conținute în aceste materiale, acționează ca o amintire documentară a realizărilor oamenilor și este o valoare istorică.
arhivele guvernamentale din România sunt custozi primari și administratori ai Fondului Arhiva din România - set istoric și tot mai mare de documente de arhivă, care reflectă viața materială și spirituală a poporului său.
Arhivele Statului - o instituție de stat specializată, veriga principală în sistemul de instituții ale Arhivistic Serviciului Federal România. În scopul de stocare permanentă (perpetuă) care le sunt încredințate starea Fondului Arhivistic din România care efectuează înregistrarea documentelor de arhivă, asigură siguranța lor, un set de documente ale organizațiilor publice și le-a dat documente ale organizațiilor non-guvernamentale și persoane fizice; crearea și îmbunătățirea ajutoarelor de documentare la documente de arhivă și tehnologii informaționale; oferă condiții de utilizare a documentelor de arhivă ale persoanelor juridice și fizice angajate în servicii de informare pentru autoritățile publice și utilizarea independentă a documentelor de arhivă, în scopul de a consolida statul român, pentru a asigura nevoile publice într-un document de informare retrospectivă. Funcția principală a arhivelor este de a păstra documentele. Este o lucrare complexă, care, în principiu, este aproape aceeași pentru arhivele de stat și municipale. Complexul de activități interdependente, care are loc în arhive, include: crearea unor condiții optime de păstrare a documentelor; plasarea documentelor în depozit și Topografie; aderarea la emiterea de cazuri din arhive; documente contabile, verifica disponibilitatea și statutul lor; identificarea documentelor unice și de mare valoare și crearea unui fond de asigurare a acestora; asigurarea siguranței fizice și chimice a documentelor. Arhivele Contabilitate contribuie la siguranța lor, ajută la monitorizarea disponibilității documentelor și pentru a asigura căutarea acestora.
Sistemul contabil al documentelor de arhivă este o parte integrantă din organizarea arhivei, acesta oferă o căutare rapidă a documentelor de arhivă, înregistrările lor și să verifice starea documentelor. Formarea, stocarea și organizarea utilizarea de documente de arhivă, arhive guvernamentale (municipale) participă astfel la colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, recuperarea și difuzarea de informații de arhivă.
2. Sub lumina documentelor de arhivă se referă la stabilirea numărului acestora, acest număr reflectat în evidențele arhivelor și autoritățile de arhivă. Contabilitatea este necesară pentru toate documentele stocate în arhiva (tratate, fără acte, non-core pentru un anumit fișier, copiați fondul de asigurare de documente).
Înregistrarea se face în arhivele de stat pentru depozitare și pentru întregul dosar de către o unitate specială sau de persoane responsabile pentru acest domeniu de activitate. În înregistrările de arhivă municipale, de regulă, fiind capul unei arhive centrale (responsabil pentru fata arhiva), sau unul dintre angajați special angajat în contabilitate. Cu toate acestea, în arhive mari departamentale cu mai multe arhive, înregistrările pot fi păstrate și pentru arhive. În acest caz, toate datele de utilizator arhiva compilate și stocate în mod centralizat.
Pentru a ține cont de utilizarea unor forme de bază ale documentelor contabile și înregistrările de sprijin. În cazul în care arhivele de bază înregistrările de stat definite reguli de lucru, documentele justificative sunt elaborate de către fiecare arhivă pe cont propriu, în funcție de nevoile sale și în funcție de organizarea muncii pe cont.
Compoziția și forma documentelor contabile de bază (cu excepția arhivelor pașaport) definite de Regulamentul de organizare de depozitare, de personal, de contabilitate și utilizarea de documente de arhiva Fundației România. Compoziția și forma înregistrărilor auxiliare sunt determinate de propriile lor arhive.
1. Sistemul de arhiva de documente de contabilitate, scopul lor
Pentru a ține cont de documentele de arhivă în stare, cartier, oraș