În munca mea există multe situații neprevăzute, unul dintre ei -nezvanye vizitatori care vin pe neașteptate și să insiste pe o întâlnire cu superiorul meu sau cu șefii companiei. Mulți dintre oaspeți sunt importante și se așteaptă în orice moment persona, în timp ce altele sunt destul de contrariul. În ceea ce privește regulile de eticheta este de a trimite vizitatorii care au apărut la birou, fără o programare?
Având în vedere faptul că vizitatorii de birou pot veni fără acord prealabil cu angajații secretar de companie trebuie să fie în conversație preliminar cu capul pentru a afla următoarele:
Mai ales, este necesar să se clarifice modul în care să se aplice un lider special pentru a primi clienții nemulțumiți. Este cunoscut faptul că unii manageri consideră că este necesar pentru a asculta personal la revendicări și reclamații, identificând, astfel, locuri „înguste“, și zonele cu probleme din organizație, în timp ce altele sunt de părere că luarea în considerare a revendicărilor ar trebui să se ocupe exclusiv cu departamentele relevante (Service).
Acei vizitatori care nu ar lua capul organizației, secretarul va trimite experți competente. Pentru secretar ar putea face, trebuie să aibă informații cu privire la care a experților este în prezent la locul de muncă, care sunt absenți (bolnavi, în vacanță, a trimis la o altă organizație), care înlocuiește lipsește.
Pentru a putea trimite un vizitator la un specialist care poate rezolva intrebarile sale sau pentru a da sfaturi competente, este necesar să se cunoască structura organizației și funcția fiecărei unități structurale, ordinea de înlocuire a unui funcționari temporar absenți. Dacă organizația dvs. nu este mai mult de 40 de angajați ar trebui să fie conștienți de responsabilitățile de locuri de muncă ale fiecărui angajat.
În cazul în care funcția de secretar era vizitator necunoscut, este necesar să se stabilească identitatea sa și să clarifice problemele pe care intenționează să le discute. Acest lucru se poate face în următorii termeni:
- Bună ziua, am să te ascult.
- Bună ziua, cu ce te pot ajuta?
- Salut, trebuie să raporteze la tine?
- Bună ziua, am să raporteze problema?
Nu folosiți expresii:
„Cine ești tu?“, „Ce problema?“, „Ce vrei?“, „Cine ești tu?“, „Ce vrei?“.
Nu doresc să arate lipsă de respect pentru vizitator, nu este recomandat să vorbească vizitatorului: „Prezentați-vă“ deoarece, în conformitate cu regulile de etichetă, Jr. pe un post sau de vârstă în funcții de conducere și de vârstă.
În funcție de informațiile obținute de la vizitator, și pe baza datelor preliminare secretarului decide:
- să raporteze la cap;
- trimite un vizitator la o unitate structurală;
- pentru a te ajuta.
Dacă a decis să raporteze, aceasta ar trebui să numească în mod clar poziția, numele, prenumele, patronimicul (integral) și problema care vizitatorul se va discuta. Liderii altor organizații, reprezentanți ai organelor de conducere, organizațiile-mamă, angajații administrației fiscale, investitorii motiv de tratament nu ar trebui să se intereseze la cap.
În cazul în care secretarul a decis să trimită un vizitator la o unitate structurală (nu sunt luate în considerare șef al acestor probleme), el trebuie să se asigure că specialistul adecvat este prezent la locul de muncă (a se vedea forma de stabilire a lipsei de personal la birou.) Și să informeze vizitatorul în următorii termeni:
În lipsa unui specialist, secretarul transmite vizitatorul la persoana care acționează pentru el:
În conformitate cu regulile de eticheta de afaceri și în interesul securității informațiilor, este de dorit ca secretarul sau a altui ofițer (de exemplu, angajatul serviciului de securitate) conduce vizitatorii la birou corect.
Este posibil ca secretarul are îndoieli cu privire la acest lucru va lua capul vizitatorului, sau ar trebui să fie menționată la un alt oficial. În acest caz, ar trebui să se consulte cu capul, a intrat în biroul său. Vizitatorul ar trebui să ofere să se așeze și să raporteze următoarele:
- Regizorul a avut alte planuri în acest moment. Știu că dacă el a avut-le adapteze (schimbare) poate.
Contrar traditiei, nu este recomandat să spună: „Eu știu dacă directorul este liber“
Alte acțiuni sunt determinate printr-o decizie a capului, fie să invite la birou sau de a trimite un vizitator la o unitate structurală.
- Directorul vă va vedea acum. Du-te la birou, te rog.
- Din păcate, directorul nu poate lua. Poate că va discuta problema cu ... (numele poziției, numele, prenumele, patronimicul). El este gata să te ia.
Dacă a decis să se ajute pe sine, el trebuie să facă acest lucru prin utilizarea bazei sale de informații.
Anunțuri de numere viitoare