Etapele de automatizare dokumetooborota
studiu de pre-rapidă
Obiectivul acestei etape - să dau seama cum să organizeze documente într-o companie, cum să reglementeze lucrul cu documentele. Un alt punct important - partea tehnică: dacă suficient de calculatoare de putere și echipamente de rețea pentru buna funcționare a sistemului „1C: Document“. Și, în sfârșit, trebuie să decidă care dintre membrii organizației vor lucra în sistem, căruia îi este cu adevărat necesar.
Toate aceste aspecte sunt greu de evaluat, fără ajutorul experților. Prin urmare, vom efectua această lucrare înainte de încheierea contractului. Pentru a face acest lucru, ne întâlnim cu clientul, efectua prezentări de produse și negocieri, vom specifica cerințele pentru sistemul de informații. Ca rezultat, putem evalua cu exactitate starea documentelor în organizație, conformitatea cu reglementările în vigoare și să decidă ce produs software pentru a oferi clientului, cum trebuie să fie automatizate mai multe locuri de muncă, în cazul în care modernizarea tehnologiei informatice și nevoia de rețea, cât de mult timp ai nevoie pentru implementarea sistemului și instruirea utilizatorilor.
Rezultatul Sondaj de pre Express - oferta.
Faza pregătitoare. consultant
Aceasta este cea mai importantă etapă a fluxului de lucru de proiect, care are ca scop - să asigure pregătirea pentru punerea în aplicare a sistemului „1C: Fluxul de lucru» în partea metodologică. Pe cât de bine și eficient efectuat acest lucru depinde de succesul proiectului în ansamblu.
Specialiștii noștri nu sunt doar „repara“ starea de lucruri existentă în organizație și de a ajuta clientul să optimizeze hârtiile, da linii directoare.
Există un punct important pentru care ne-ar dori să atragă atenția. Ca de obicei, lucrează la un proiect care implică persoanele responsabile ale clientului. În partea a proiectului însoțește adesea clientul IT-specialist, dar este nevoie de munca noastră, mai presus de toate, angajatul responsabil pentru gestionarea fluxului de lucru al companiei care cunoaște procesele de afaceri.
Cu cât este mai simplificat organizarea proceselor de afaceri documente, cu atât mai puțin timp va lua acest pas. De regulă, consultanta include:
- actualizarea și revizuirea sau, dacă este necesar, stabilirea unor dispoziții privind gestionarea documentelor
- Identificarea și descrierea detaliată a tuturor proceselor de afaceri pe care intenționați să automatizeze
- normele de producție pentru documente, unificarea speciilor și formele
- stabilirea căilor de circulație a documentelor
- actualizarea și revizuirea nomenclaturii afacerilor
Rezultatul etapei pregătitoare - un plan de acțiune necesar pentru a rula sistemul în proces, și apoi în funcțiune comercială.
Punerea în aplicare a sistemului
După finalizarea pre-lucrare vom începe implementarea sistemului. Automatizarea fluxului de lucru în organizația dumneavoastră este recomandată cât mai complet posibil. Programul trebuie să fie instalate în locurile de muncă ale tuturor angajaților care lucrează cu documente - numai în acest caz, organizația va primi toate beneficiile pe care am vorbit mai sus.
- Automatizarea de lucru cu contracte. Primul set de „1C: Document“ de la experți direct implicați în pregătirea și negocierea contractelor. Apoi se adaugă angajații care sunt eligibili să aprobe tratatul, precum și responsabil pentru arhivare
- Automatizarea de lucru cu documentele primite. Înregistrarea secretar a fost inclus (grefierul), documentele suplimentare sunt primite interpreților - șefii de departamente și profesioniști responsabili. Este posibil ca unii angajați au instalat deja (care lucrează cu contracte) - numai la stânga pentru a conecta funcționalitatea dorită
- Automatizarea de lucru cu documentele interne pe același principiu: adăugarea de funcționalități la locul de muncă existente și a instala software-ul de pe profesioniștii calculatorului care lucrează cu acest tip de documente, și așa mai departe
În același mod de a automatiza de lucru cu documentația de ieșire și toate procesele din organizație.
Experiența a demonstrat că această metodă este optimă. punerea în aplicare consecventă a sistemului de cele mai economice, deoarece clientul achiziționează licențe pentru locuri de muncă și nu o dată, ci treptat, ca automatizarea proceselor. Datorită faptului că trecerea la gestiune electronică a documentelor într-o organizație are loc treptat, minimizând „rezistență“ inovare ale angajaților.
Rezultatul - stațiile de lucru ale întregului personal care lucrează cu documente.
sprijin metodologic
Publicația conține proiectele de acte normative, care sunt necesare pentru organizarea de birou, inclusiv:
- Regulamentele cu privire la documente
- Fișele de post ale angajaților serviciului de management al documentelor (6 documente)
- Reglementările privind lucrul cu documente
- Albumul de forme de documente unificate (26 șabloane de documente și formează 8)
Multe părți ale documentelor normative conțin explicații, în care cazuri pe care doriți să utilizați una sau alta variantă a procesului, și care trebuie să fie făcut în introducerea la procesul de câștigat așa cum este descris în document.
Această carte vă va ajuta atât la etapa de pregătire pentru punerea în aplicare a sistemului „1C: Document“, și în viitor.
instruirea utilizatorului
Education lucra cu programul „1C: Fluxul de lucru» la locul de muncă efectuat de către experții noștri. Experiența cu utilizatorii sistemului castiga treptat ca automatizarea proceselor și a adăuga funcționalitate.
Întreținere și suport
După pornirea sistemului în funcțiune, oferim servicii pentru clienți integrate pentru a semna un contract. Potrivit acordului, organizația va fi atribuită unui specialist, care este responsabil pentru:
În funcție de nevoile clientului este inclusă în contractul de la 2 până la 32 oră de specialitate lunar.
Pe fluxul de lucru, se referă la șemineul firmei:
tel. (4842) 27-97-22 (vn.1201,1202,1203)