Această formă de documente sunt tot mai folosite în rândul personalului de conducere a diverselor organizații, precum și alte structuri. Pe scară largă a achiziționat serviciile publice electronice. Interacțiunea cu fondul de pensii și autoritatea fiscală.
De asemenea, între diferite organizații documente electronice au început să fie utilizate în mod activ.
Legile privind documentele electronice
A se vedea, de asemenea: a documentelor electronice
Documentele primare emise în formă electronică, va fi confirmată numai după ce au calificat semnătura electronică va fi verificată.
Beneficiile documentelor electronice
Administrarea documentelor electronice are ca rezultat o reducere a timpului pentru schimbul de documente. Acest lucru se datorează economisirea de timp în proiectarea și livrarea de documente între organizații ca unul, și cu cealaltă mână.
Economisește timp în contabilitate a tranzacțiilor în registrele contabile, sub controlul erorilor, reducerea etapelor de prelucrare a documentelor și întocmirea situațiilor financiare.
Prin utilizarea documentelor electronice reduce cheltuielile organizației asociate cu prelucrarea și livrarea documentelor de hârtie. Reduce costurile de organizare a serviciilor poștale, diverse consumabile, hartie, imprimare de serviciu echipamente de birou, pentru arhivare și stocare a documentelor de hârtie.
Eschivare de la munca dubla cu pierderea documentelor în timpul livrării către partenerul contractual, imprima mai multe copii pe nevoi diferite.
Contra de documente electronice
Echipamentul tehnic al organizației. Înainte de introducerea de gestiune electronică a documentelor într-o organizație trebuie să pregătească produse software, tehnologii, care pot lucra cu documente electronice. De asemenea, personalul pentru a gestiona fluxul de lucru și procesul de lucru cu software și hardware instrumente instruit.
A se vedea, de asemenea: protecția documentelor electronice
EDS. document electronic a introdus o nouă sferă - gestionarea certificatelor de semnătură electronică. Datorită faptului că certificatul este doar pentru un an, trebuie să țină evidența acestor date și de a înregistra unul nou.
În plus, ar trebui să controleze informațiile cu privire la certificatele de contractori, pentru a evita problemele cu agențiile de reglementare.
Depozitarea documentelor contabile electronice este, de asemenea, un nou domeniu de activitate în organizație, care va atrage după sine personalul tehnic pentru a crea arhive electronice sau documente de rezervă a crescut.
Documente în document electronic
Documentele primare sunt întocmite în format electronic și semnat de semnătură electronică. considerate echivalente din punct de vedere a documentelor pe hârtie semnată de conducătorul persoanei.
La solicitarea organelor de control ale organizației sunt obligate să furnizeze copii pe hârtie ale documentelor electronice.
Serviciul Fiscal Federal a aprobat anumite formate electronice pentru factură, certificat de finalizare și factură TORG-12. Acestea sunt considerate a fi fiabile și, în consecință, organizațiile, nu pot fi aplicate în managementul documentelor.
Dar, pentru a evita diverse probleme cu inspecția fiscală la controlul și impozitare, este mai bine să utilizeze un format aprobat.
Alte înregistrări sunt trimise către contractori prin e-mail. În cazul convenit de părți pot fi semnate electronic.
Organizarea documentelor electronice
Este necesar să se numească persoane responsabile pentru a face ajustări ale politicilor contabile și definesc regulile în care vor fi create, transmise și stocate documente electronice.
document electronic Preconditii ar trebui să fie încheiat între acordul privind schimbul de documente în format electronic. Acest acord trebuie să fie încheiat în scris și orice dată de expirare.
Ar trebui, de asemenea, contactați operatorul pentru a discuta condițiile în care vor fi puse în aplicare prin schimbul electronic de documente.
A se vedea, de asemenea: document electronic
Semneze un acord cu operatorul documentului electronic și un centru de certificare acreditat pentru a obține un certificat de semnătură electronică. O semnătură electronică este prezentat ca anumite simboluri, care sunt apoi atașate la documentul electronic.
Documentele primare contabile (facturi, certificat de finalizare și scrisori de trăsură) emise pe suport de hârtie și semnat de cap, care sunt folosite pentru a lucra toate organizațiile transferate treptat, în format electronic.
Toate documentul între părți are loc după cum urmează:
- Organizația vânzătorului creează un document în sistemul său de contabilitate. Folosind software-ul criptografic, semnează un document semnat electronic. Următorul pas este organizarea încarcarea executate la operator și sistemul trimite către partenerul contractual, care este nevoie prin intermediul unui software special.
- Clientul intră apoi în documentul electronic primește în controalele sale program de contabilitate pentru conformitatea cu tranzacția, în cazul în care toate executate fără erori, apoi pune semnătura sa electronică și prin operatorul trimite înapoi la vânzător. În cazul în care timpul de verificare a relevat inexactități sau erori, cumpărătorul trimite vânzătorului o notificare de refuz menționând motivele.
Organizația reprezintă documentul electronic de vânzare în contabilitatea sa prezentat ca după primirea semnalului de confirmare din partea operatorului documentului electronic, pe dosarul de adoptare și anunțul cumpărător că documentul este primit.
Conform reglementărilor, schimbul de documente contabile între părți, este produs atât pe suport de hârtie și în format electronic.
Documentele emise în formă electronică și semnate electronic, au aceeași forță juridică ca documente de hârtie semnate de cap.
Documentele între organizații se realizează prin intermediul operatorului, reducând astfel timpul de înregistrare și prelucrare
Citește și:
- Semnătura digitală pentru tranzacționare în economia de astăzi cu dezvoltarea IT-tehnologii și formarea capacităților electronice de semnare fișier document grafic nu este posibil. Semnătura [...]
- Semnătura electronică pentru serviciile publice de management al documentelor electronice devine norma relațiilor sociale. Deficienta de timp, rata fluxului de informații necesită standarde de administrare care îndeplinesc aceste cerințe [...]
