managementul documentelor și managementul înregistrărilor în cadrul companiei - un complex proces suficient în toate privințele. Documentația de reticulare nu este, de asemenea, una dintre cele mai simple și clare. Destul de des, există situații în care reticulate și trimis documentele de arhivă, reveniți din cauza înregistrării lor necorespunzătoare.
Și angajații veni din nou și din nou pentru a produce documentele re-flash. Prin urmare, ar trebui să fie înainte de procesul de reticulare să se familiarizeze cu toate subtilitățile sale, precum și standardele de citit, care prevede procedura.
Normele Procedura de capsat
Există o serie de documente care reglementează procesul de reticulare a documentației.
Ea documente, cum ar fi:
Aceste documente sunt regulile de bază de conduită procedură de reticulare, dar în afară de ele, există încă un număr de minor:
Înregistrările indică faptul că firmware-ul să fie toate documentele care conțin mai mult de o coală. Astfel de documente includ original și o copie a acestuia, și nu ștampilat pe o copie a documentului.
Design Cover cusute documentație
Apucați firmware-ul este necesar în primul rând pentru a alege documentația corespunzătoare pentru coperta, care este de obicei făcută din carton. La prima vedere documentele, îmbrăcat într-un capac, par destul de la fel, dar, de fapt, există trei tipuri diferite de capace:
- Standard. Cele mai populare și frecvent tip de acoperire. dimensiunea sa este de 22,9 de 3,24 centimetri. Acest tip de acoperire utilizat în cazurile în care foile de documente au dimensiunea standard;
- Personalizat. Acest tip de acoperire are dimensiuni atipice și este esențială în cazurile în care atât foile de documente care servește dimensiuni atipice;
- Pentru depozitarea pe termen lung. Acest tip de acoperire necesară pentru documentare, care, în conformitate cu normele legislației trebuie să fie păstrate în arhiva de 25 de ani sau mai mult. O astfel de stocare pe termen lung necesită crearea capacul cartonului densitate mai mare. Un astfel de material va stoca documentul pentru o lungă perioadă de timp în forma corectă, pentru a ghida această perioadă documentul a fost adecvat pentru citirea și revizuirea. Această documentație care trebuie să fie păstrate în arhivele de stat de tip carton ascunde acid liber.
Capacul poate fi făcută în mod independent sau se referă la imprimantă.
Cum să aplice coli numerotate de hârtie?
Înainte de a trece la alinierea numerelor de pagini ale documentului, ar trebui să fie asambla sau ori in mod corespunzator. Alinierea numerelor de pe paginile de produse cu ajutorul unui creion de desen.
Regula principală de aranjare a numerelor de pe paginile documentului sunt după cum urmează: „Camerele sunt aranjate în conformitate cu documentația de pagină și nu la foaia.“
Numărul trebuie să fie scrise în colțul din dreapta sus al fiecărei pagini, înfățișând-l cu cifre arabe. Numerele trebuie să fie de o asemenea dimensiune încât să nu se încadrează în textul documentului. Inventarul în numerotarea foilor nu este inclusă.
Următorul procesul de numerotare puncte importante:
- Dacă printre documentele care sunt capsate. prezenta literă, primul număr este aplicată pe scrisoarea de intenție, iar apoi fiecare frunză a literei închise în acest plic este numerotat;
- În cazul în care documentul are o cantitate mare de foi, ar trebui să fie împărțită în volume, fiecare dintre acestea trebuie să fie cusute separat. Defalcarea se realizează în cazul în care mai mult de 250 de coli de hârtie. Fiecare volum primește propria numerotare;
- Documentele separate pentru documentare având propria sa paginare poate fi prezent. Aceste documente sunt numerotate într-un mod general, în ciuda propriilor lor paginare;
- Volumul mare de foi sunt prăbușit și depuse pentru marginea liberă, astfel încât documentul să poată fi implementat și citi conținutul său. Astfel de foi sunt numerotate numai în forma extinsă;
- În cazul în care există documente în documentația, care este lipit peste un document sau un fragment de document unliable suplimentar pentru a detașa, atunci aceste foi sunt numerotate cu același număr ca o singură foaie, dar trebuie să fie atașat în afara fragmentului listă de inventar.
Acest tip de inventar face partea verso a foii sau de pe site-ul este liber de orice alte intrări. Un inventar de materiale reticulabile totale de text sau foaia de asigurare indică faptul că unul dintre documentele (care indică numărul de ordine al documentului și numele complet) atașat foaie suplimentară (indicând numele lui) care indică faptul că există un inventar al paginii relevante. De obicei, documentele sunt lipite imagini, chitanțe sau decupaje.
În cazul în care documentele suplimentare sunt atașate la documentele capsator capsate sau lipite în colț, atunci ele sunt date propriile numere de pagină, și un inventar total de note în acest sens, nu;
- Există documente destul de specifice care necesită un liant, cum ar fi fotografii, diagrame și desene care ocupă complet întreaga foaie. Numerotarea documentului se realizează de partea din spate la început, dar în colțul din stânga;
- Diverse hărți de teren sau desene pot fi rezultatul lipirea de foi standard de mai multe A4, aceste scheme sunt numerotate în număr de una, dar în inventar sau o notă la un număr de document specificat de foi lipite.
Dacă aplica nebyli numere de pagini de eroare a fost făcută de mai multe foi numerotate, nu este nevoie să renumerota toate documentele de pe aceste pagini pot fi pierdute pentru a pune notației nu este numere și litere.
Deci, de exemplu, în cazul în care a fost lipsă de 21 de pagini, este posibil să se renumerotează ca 20a, iar atunci nu este nevoie de a schimba numerele de pe paginile rămase. Pentru a corecta această eroare astfel încât să fie sigur de a fi de acord cu personalul care lucrează în arhivă.
Dacă există mai multe erori grave de numerotare, atunci trebuie să renumerota întregul document. În timpul unei renumerotare din numerele anterioare frumos cruce afară și scrie noul număr. procesul de renumerotare trebuie să fie certificate, iar cea mai veche inscripție de asigurare nu este extras din document, și este traversat.
Efectuarea unui inventar al documentației privind o reticulabil
Fiecare document este supus procesului de reticulare, în mod necesar dotat cu propriul inventar. Acest inventar ar trebui să conțină următoarele documente de informare:
- Numele unei documentații reticulat;
- Data întocmirii unui inventar al sine;
- Adnotarea documentului;
- Tabelul cu următoarele informații: denumirea documentelor cuprinzând liantul, data creării lor, numerele de serie, numărul de valori mobiliare pe care sunt amplasate, notele la aceste documente, dacă este cazul;
- La sfârșitul inventarului finale indică numărul de foi în formă de liant de numere și litere;
- Finisarea semnăturii umane de conducere de administrare a înregistrărilor și numele acestuia.
Inventarul nu este luată în considerare atunci când numerotarea paginilor de documentare.
Cum este cusătura?
Pentru cei care nu doresc să mizerie în jurul cu firmware-ul, există întotdeauna posibilitatea de a utiliza serviciile de cel mai apropiat magazin de imprimare.
Aceleași companii care doresc să producă cross-linking ar trebui să vă pregătiți pentru tot ceea ce ai nevoie:
- Documentația care urmează să fie cusute;
- Sfoară de tip bancar, sau orice alt fir rezistent;
- ac;
- perforatorului;
- Tag-ul de hârtie absorbantă cu parametrii 40 * 60 mm;
- Clay simplu, articole de papetărie;
- companii de imprimare, în cazul în care reticularea este efectuată original.
Reticularea poate fi împărțit în următoarele etape importante:
- Pregătirea. Pentru a începe cu documentația necesară pentru a pregăti în mod corespunzător. Toate foile sunt formate într-un teanc plat, care cutie orificii 2 sau direcția verticală, găurile trebuie să fie strict simetrice unul cu celălalt. Pentru cea mai importantă documentația utilizată a Cusătura mai fiabile 5 găuri. mărimea pas a găurilor este menținută nu mai puțin de 30 mm. În cazul în care documentația reticulat este format din mai multe pagini, puteți face găuri sau ac perforator normală de birou pentru stive mai voluminoase folosit o sulă, într-un caz extrem, un ciocan cu cuie sau de foraj. După preparare, verificați dacă este adevărat hârtie colectat și le-a numărat;
- Cusut. Pentru reticulare se utilizează sfoară, fir de puternic sau bandă. Hârtie cusute de două ori, cozile de reticulare sunt afișate în interiorul volumului de documentare și legat într-un nod. Cozi provenind din site-ul ar trebui să fie suficient de lungă, astfel încât a fost o posibilitate chiar pe partea de sus a toată lungimea foaie pastă cu o listă de responsabil și de imprimare.
- Reasigurarea. Pentru a finaliza procesul de reticulare trebuie să fie pe cozile nodului derivat pe dedesubt de reticulare eticheta pastă de hârtie absorbantă, care poate fi văzută prin nodul. Pe această bucată de hârtie ar trebui să fie scris în numărul de lucrări capsate, pictate, și inițialele Clerk și trebuie să fie ștampilat. cozi sfori trebuie să iasă în afara prelatei și acest lucru ar trebui să rămână libere. Pentru lipirea etichete adezive de țesut trebuie folosite exact papetărie. pictura Grefier și de imprimare companii au nevoie pentru a pune după uscarea completă a adezivului.
În funcție de nivelul de importanța documentației reticulate pot fi necesare pentru a umple semnătura și sigiliul adeziv.
Unele tipuri de hârtie nu se pot lega pe deplin și se leagă numai la colțul din stânga al hârtiei, un exemplu de astfel de documentație poate fi cecuri bancare.
Documentele care pot fi stocate timp de mai mult de 10 de ani, nu este nevoie de a coase, acestea pot fi memorate în dosarul.
Unele întreprinderi, în scopul de a facilita procesul de reticulare broshyuratory prezent, dar o astfel de reticulare nu este potrivit pentru arhivarea documentelor.
Unul dintre cei mai importanți factori în succesul companiei este documentația de înregistrare competentă și gestionarea adecvată a proceselor de lucru. De aceea, ar trebui să fie abordată de lideri pentru un astfel de caz, cu deplină responsabilitate și să aibă toate cunoștințele necesare în acest domeniu.