Capitolul 1. Fluxul de lucru
Conform documentului se referă la circulația documentelor în instituția de primire sau crearea lor la finalizarea execuției, trimiterea sau livrarea arhivei. Aceste operațiuni includ primirea, distribuirea, înregistrarea, controlul execuției, eliberarea certificatelor, formând cazuri predarhivnoy de prelucrare, depozitare și utilizare a documentelor.
Din viteza corectă, rațională a fluxului de lucru dependentă de trecere a documentului, decizia a afectat eficiența obiectul său, uniformitatea unităților de sarcină și funcționari.
Lucrul cu documente ale întreprinderii poate fi reprezentată prin următorul lanț de proces:
• documente de intrare;
• Examinarea preliminară (marcaj secretar);
• Raportul șefului de primire;
• adoptarea de soluții lider;
• direcția de executare a documentelor;
• Controlul documentelor de executie;
• crearea documentelor în cazul;
• utilizarea documentelor în activitatea de referință și informații;
• determinarea perioadei de păstrare (arhivare a utilizării în continuare, distrugerea documentelor).
Gradul de perfecțiune de lucru cu documente ale sistemului tehnologic este determinat de promptitudinea circulație și executarea documentelor și pentru a asigura gestionarea eficientă a informațiilor de întreprindere documentate.
Menținerea documentară a întreprinderii pot fi împărțite în trei grupe principale de documente: documente de intrare (intrare) Documente de ieșire (trimis), documente interne.
Înregistrarea poate fi efectuată pentru toate grupurile de documente, în primul rând pentru documentele primite. Multe companii nu ține evidența documentelor interne.
Lucrările la punerea în aplicare și executarea documentelor de control se referă la documentele de intrare pe piața internă și numai ca excepție, care își încetează activitatea.
Din faza de formare a unui grup de documente toate cazurile sunt aceleași operații, altele decât acele documente care, cu rare excepții, nu sunt transferate la un depozit de arhivă.
În vederea stabilirii unei proceduri uniforme pentru elaborarea și organizarea muncii cu ei în compania a dezvoltat instrucțiuni cu privire la munca de birou, care conține exemple de documente și reguli executate în mod corespunzător pentru a lucra cu ei.
Primirea și procesarea documentelor de intrare se sekretarem- referent.
documentele primite sunt următorii pași:
• o analiză preliminară, marcare;
• luarea în considerare a managementului documentelor;
• direcția de execuție;
• depunerea documentelor în cauză.
• Nu deschideți plicurile marcate „personale“.
• Asigurați-vă actul, în cazul în care textul documentului este deteriorat sau lipsește aplicații.
• prin scrisoare recomandată primită la primire.
• Puneți în jos în momentul primirii pe document, care conține cuvintele „de urgență“.
examinare preliminară a documentelor de intrare este realizată în scopul de a distribui documentele pe documentele înregistrate și neînregistrate.
Pe documentele înregistrate ștampilate numărul de intrare, data primirii documentului în organizație.
Mai mult, documentele primite sunt trimise la cap. Șeful companiei face referire la cele mai importante și urgente, ale documentelor primite.
Într-o examinare preliminară este, de asemenea, nu dacă documentele transmise de șeful necesității, în selectarea materialelor suplimentare: corespondenta anterioara, contracte, documente juridice, etc. Aceste documente sunt selectate de către secretarul referentul și transmis împreună cu documentul de intrare la șeful întreprinderii ...
Șeful întreprinderii consideră că documentul de intrare și rezoluția, reflectând decizia sa și termene reale, conduce Executivul, prin intermediul secretarului. Secretarul face o rezoluție în jurnalul de bord. În cazul în care rezoluțiile sunt multiple artiști, documentul este trimis la primul din listă, care este considerată un executiv responsabil.
Artist care lucrează cu un document, pregătirea unui răspuns, care este trimis la cap pentru semnătura (împreună cu materialele însoțitoare care au fost utilizate în prepararea răspunsului).
Secretar (dacă este cazul) controlează executarea unui document de intrare.
Trimis de la documentele companiei sunt numite documente de ieșire. documente de ieșire este format din următoarele operații:
• elaborarea documentului care își încetează activitatea;
• aprobarea documentului de proiect;
• validarea documentului de proiectare a proiectului de către secretarul;
• depunerea celui de al doilea exemplar (exemplare) al documentului în cauză.
Proiect de document de ieșire este întocmit și emis de Executiv, iar secretarul verifică validitatea înregistrării sale.
documentele de ieșire sunt emise în două exemplare, cu excepția faxului, redactat într-un singur exemplar.
Proiectul de document este transmis la capul de ieșire al semnăturii. La alte documente pe baza cărora proiectul documentelor de ieșire (inițiative scrisori, contracte, acte, reglementări it.d.) pot fi transferate la el.
Managerul poate face orice modificări și completări la documentul semnat sau returnați-l pentru revizuirea executorului.
După semnarea liderilor celor două copii ale documentului înregistrat de către secretarul. Documentele trimise sunt înregistrate în „Jurnalul de înregistrare a documentelor de ieșire.“
Aceste date sunt necesare pentru înregistrarea documentelor de ieșire:
• Document Index, care include numărul de caz;
• marca cu privire la performanța (record de abordarea problemei, numărul și documentele de răspuns);
Copiere număr și o copie a documentului care urmează să fie trimis o copie a faxului numai în cazul depus corespondența.
• Documentele trebuie să fie prelucrate și trimise în aceeași zi.
• Telegrame trimis imediat.
• Documentele de ieșire sunt tipărite în dublu exemplar.
• Dacă documentul care urmează să fie returnat, a pus o ștampilă sau marcați caseta „Pentru a fi returnate“ și să verifice înregistrările de înregistrare sau jurnal.
Pentru înregistrarea documentelor de intrare și ieșire folosind un calculator personal, puteți utiliza aceleași grafice jurnal.
Documentele interne - documente care sunt pregătite, elaborate și puse în aplicare în cadrul organizației (instituției), în conformitate cu documentele interne ale dezvoltării normelor.
Documentele interne includ: declarații, rapoarte, protocoale, memorii și note explicative, etc ...
Lucrul cu documente interne, după cum urmează:
1) pregătirea documentului de proiect de Executiv;
2) verificarea validității documentului proiectului;
3) semnarea documentului capului (aprobare, dacă este cazul);
4) documentul de înregistrare;
5) Transferul executant;
6) executarea documentului;
7) controlează executarea unui document;
8) depunerea executarea documentelor în cauză.
Etapa finală a lucrului cu documente interne sunt: utilizarea lucrărilor de referință și informații (de la 1 an la 3 ani) și definirea în continuare termenul de valabilitate (valori de examinare documente). Ca urmare a deciziei comisiei de experți a documentelor interne ale întreprinderii pot fi utilizate ca referință și serviciul de informații de la birou mai mult de trei ani, sau pot fi transferate la arhive, sau distruse.
Înregistrarea documentelor. Această fixare a faptului creării documentului sau primirea acestuia, prin acordarea documentului numărul de înregistrare (index) și informațiile de înregistrare cu privire la aceasta în jurnalul de bord.
Înregistrarea este necesară pentru a asigura conservarea documentelor, cercetarea operațională, de contabilitate și de control.
• oferă caracteristici calitative și cantitative ale documentelor.
• confirmă primirea sau trimiterea unui document;
• Stabilirea de înregistrare și de sistem de informații, care pot fi utilizate numai în scop informativ;
• Menținerea controlul executării documentului;
Principiul de bază al documentelor de înregistrare este un one-shot. Fiecare document trebuie să fie înregistrate în companie doar o singură dată. documentele de intrare sunt înregistrate în ziua primirii, a documentelor de ieșire și interne - ziua semnării.
Există mai multe forme de documente de înregistrare: centralizate, descentralizate, mixte.
Cea mai mare eficiență este atins într-un sistem de evidență centralizat de documente, adică. E. La punerea în aplicare a tuturor operațiunilor de înregistrare într-o singură locație sau de către un muncitor, cum ar fi un secretar. Acest sistem vă permite să creați un singur centru de referință pentru documentele de întreprindere și stabilește o procedură comună de înregistrare.
Un sistem descentralizat presupune înregistrarea documentelor în domeniul creației sau a performanței, adică. E. În unitățile structurale.
Ținând cont de specificul întreprinderii poate fi utilizat un sistem mixt de documente de înregistrare, ca parte a documentelor se înregistrează la nivel central, iar unele dintre documentele - în mod descentralizat, în unitățile structurale.
În întreprinderile mici folosesc adesea un sistem centralizat de înregistrare.
La momentul înregistrării documentelor companiei trebuie să respecte următoarele reguli:
• Fiecare document este înregistrat numai o singură dată;
• toate documentele sunt înregistrate într-un singur loc;
• toate documentele sunt înregistrate într-o singură formă, adoptată în întreprindere.
La înregistrarea tuturor documentelor sunt împărțite în mai multe grupuri, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat, de exemplu:
• documente care sunt clasificate ca „CT“ ( „Confidențial“).
În timpul înregistrării fiecărui grup de documente trebuie să se aplice metode standardizate uniforme pentru atribuirea de numere de documente (indici).
Există trei tipuri principale de documente de înregistrare:
1) un sistem de card de înregistrare a unui document;
2) Sistemul revistei pentru înregistrarea unui document;
3) document de înregistrare sistem informatic.