Transferul de carduri personale ale angajaților din arhive
Card de personal - un document care conține date cu caracter personal ale angajaților. În conformitate cu cerințele actuale ale personale ale angajaților carte de organizațiile de toate formele de proprietate, care sunt sursele de achiziție a arhivelor municipale de stat, în conformitate cu procedura stabilită ar trebui să fie trecut în stat, arhivele municipale, sau stocate în organizație. Această recomandare poate fi utilizată de către organizațiile neguvernamentale implicate în stocarea documentelor asupra personalului. Articolul descrie caracteristicile inventarului de acceptare de înregistrare a întregului set de cazuri de personal într-un anumit an, împreună cu ordinele privind personalul, afacerile personale și alte documente de personal, pe care perioada de depozitare de peste 10 ani, precum și un caz special al acestei practici - inventar de desen de personal carduri pentru livrare la arhiva, în cazul în care anul a rămas doar o singură persoană.
carduri personale sunt forme standardizate ale documentelor de înregistrări primare pentru activitatea de contabilitate și plata acesteia. Set cartele personale două forme: Forma N T-2 și T-forma de N 2 HS (MS). Forma N-2 T GS (SM) este pus pe funcționarii publici, Formularul N-2 T - toți ceilalți angajați. card personal conține ofițer de informații personale (data și locul nașterii, educația, locul de reședință, etc.) și completat atunci când primiți-l la locul de muncă.
În timpul lucrărilor angajatului într-un card personal a făcut informații cu privire la numirea sa în funcția, în mișcare de birou, concediu, concedierea.
Exemplu. Secțiunea III din Regulamentul privind înregistrarea militară (extract):
30. Pentru a asigura formularea cetățenilor pentru serviciul militar la locul de muncă a angajaților implicați în evidențele militare în organizații:
b) umplut cu carduri personale, în conformitate cu mențiunile din documentele din contul militar. În același timp, clarificarea informațiilor privind starea civilă, educația, locul de muncă (unitate organizațională), poziția, locul de reședință sau locul de ședere al cetățenilor, celelalte informații conținute în documentele cetățenilor care au luat la înregistrările militare;
31. În scopul colectării, stocarea și prelucrarea informațiilor conținute în cărțile personale ale cetățenilor care fac obiectul înregistrării militare, organizațiile și funcționarii lor:
a) să definească cetățenii care fac obiectul înregistrării militare la locul de muncă și (sau) în comunitate, și să ia măsurile necesare pentru formularea înregistrării lor militare;
b) să mențină și să stocheze carduri personale ale cetățenilor stabilite de registrul militar, în modul stabilit de Ministerul Apărării din România.
Exemplu. Din punctul 2.8 din Ghidul privind documentele administrative tipice generate lista de aplicații în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenului de valabilitate .:
marca EPA înseamnă că o parte din aceste documente ar putea avea o valoare științifică și istorică, și în conformitate cu procedura stabilită ar trebui să fie trecut în stat, arhivele municipale, sau stocate în organizație. Acest marcaj este destinat utilizării de către organizațiile de toate formele de proprietate, care sunt sursele de achiziție a arhivelor municipale de stat, și poate fi, de asemenea, utilizate de către organizațiile non-statale implicate în stocarea permanentă a documentelor lor.
Pe arhivarea cardurile personale ale angajaților sunt transferate numai după respingerea din urmă organizației. Atunci când acest card este sistematizată de către angajații de reducere a personalului an, și în termen de ani - în ordine alfabetică a numelui și prenumele angajaților. Când mari volume de aceste documente și utilizarea datelor depășește afacerile pe parcursul anului (până la 250 de coli în grosimea coloanei vertebrale și nu mai mult de 4 cm, inclusiv legarea) împarte cardurile personale pe volum. De asemenea, sunt disponibile opțiuni de formare a unui card separat (pentru fiecare formă - în fiecare caz în parte).
Principala problemă cu care se confruntă arhiviști la recepția de carduri personale ale personalului companiilor de servicii, - lipsa de informații cu privire la concedierea angajaților (datele de concediere și motivul pentru ei): Din păcate, ofițerii de personal, uneori, uita să specifici aceste informații într-un card personal.
În procesul de efectuare carduri cu caracter personal poate fi o situație în care din cauza lipsei de spațiu pentru a umple aceste sau alte secțiuni ale cardului trebuie să înceapă una nouă. În acest caz, arhivarea sub rezerva ambelor carduri. O excepție poate fi doar cazuri de duplicare accidentală a înregistrărilor.
Uneori, când sau pur și simplu, ei nu au competență (foi), nu toate paginile sunt utilizate carduri personale. În acest caz, probabil ca adoptarea unor măsuri pentru a restabili foile și / sau înregistrări lipsă, și livrarea documentelor în funcție de starea lor reală și disponibilitate. Dar, în acest din urmă caz, acest fapt trebuie să fie luate în considerare de către inițiatorul prefața inventarului consolidat de cazuri privind personalul în pregătirea inventarului consolidat, care este compilat organizația arhiva (e) pe baza inventarului și acceptarea documentelor către acesta.
Prima coloană a inventarului numărul de serie al unităților de stocare (cazuri) pentru inventar; al doilea - cazul indicelui asupra nomenclatură: numărul ordinal de unități (în inventar al camerei, în acest caz - 06), iar numărul de cazuri în cadrul unității (în acest caz - 07); în al treilea - titlul cauzei; în al patrulea - cazul extrem data; în a cincea - numărul de foi; în al șaselea - notele necesare.
Mai jos este un inventar eșantion de acceptare de divizare carduri personale. Inventarul se face de obicei pe un întreg set de cazuri de personal într-un anumit an, împreună cu ordinele privind personalul, dosarele personale și alte documente privind personalul, din termenul de valabilitate, care, în conformitate cu specificațiile standard, mai mult de 10 ani.
│ │ Șef HR
│ ____________________ AG Romanov│