Ledger primirea documentelor folosite pentru a înregistra fiecare documente de primire de arhivă, precum și numărul și compoziția documentelor de arhivă primite pentru depozitarea pentru o anumită perioadă de timp cronologic și starea descrierile lor.
Ca regulă generală, luând în considerare primirea documentelor de arhivă din arhivă se efectuează pe baza:
actul de primire și transmitere a documentelor de arhivă pentru depozitare;
actul de acceptare pentru depozitarea documentelor de arhivă de origine personală.
documente de arhivă sunt înregistrate și pe rezultatele anumitor tipuri de muncă de arhivă:
- reconcilierea înregistrărilor, rezultatele care a relevat erori în calcularea valorii documentelor de arhivă stocate (certificatul de erori tehnice în evidențele);
- și verifica starea documentelor de arhivă, în care detectat inventar sau lipsă notate cu litere / numere de unități de stocare de contabilitate unități (act de detectare a documentelor de arhivă care nu sunt legate la acest fișier, etc. neînregistrat.);
- restaurarea documentelor de arhivă, după care un caz este divizat într-un număr de cazuri (actul de separare, cazurile de concentrare economică, inclusiv în cazul noilor documente de arhivă);
- descrieri ale documentelor de arhivă, prelucrarea stocurilor de dosare, documente, timp în care există o separare sau de unificare a / contabile unități de unități de stocare (act descrieri ale documentelor de arhivă, de prelucrare a stocurilor).
Procedura de umplere primire registrul de documente:
Angajatul intră în fișierul în mod consecvent toate veniturile primare si recurente ale documentelor de arhivă, inclusiv documentele de detectare și neînregistrați registrul documentelor chitanțe:
Fiecare intrare în cursul anului de raportare, primește numărul de ordine în secvența brută, indiferent dacă livrarea unei prime sau recurente și este format din documente ale unuia sau mai multor fonduri.
Specifică data transmiterii documentelor de arhivă din dosar, numele organizației / entitatea din care documentele primite, numele, numărul și data documentului pe care documentele adoptate din Codul penal fi comandat numele fondului (în cazul în care fondul primește pentru prima dată, numele fondului este listat după includerea sa în lista de fonduri date), să fie introduse primit documentele incluse în inventar. Dacă ați primit documentele fără acte, în coloana 6 din Cartea contului de primire a documentelor de o notă „care nu sunt acoperite.“
a înregistrat, de asemenea, numărul de documente primite în unitatea de depozitare, în cazul documentelor fără acte de primire (Masini de introducere), specificați numărul de foi 1. Atunci când un material de diferite tipuri de (documentație de management, documentare științifică și tehnică. Fotografii, documente electronice) număr fix individual de unități de stocare și materiale nedescrise fiecare specie).
Statutul de descrieri ale documentelor primite de stare (satisfăcătoare / nesatisfăcătoare), fizică (liant cerere sau liant, dezinfecție, etc.)
În cazul în care debitul este din documentele de mai multe fonduri, datele pentru fiecare fond (numele de fond, numărul de fonduri, etc.) sunt înregistrate într-o nouă linie pentru același număr de secvență. În cazul în care Fondul primește pentru prima dată, numărul fondului este pus după numărul corespunzător de pe lista de fonduri.
Dacă este necesar, înregistrată informații suplimentare, cum ar fi redenumirea fondului, eliminarea materialelor în legătură cu transferul documentelor într-un alt dosar, și așa mai departe în Cartea de înregistrare a documentelor de venit (în coloana de observații) (În acest caz, actul de bază specifică de eliminare).
Fiecare întâi primit de Fond este înregistrat în lista de fișiere de fonduri.
Lista activelor - documentului. destinate pentru înregistrarea acceptate pentru stocarea exploatațiilor de arhivă, atribuindu-le numere, ținând cont de numărul de colecții de arhivă, în stoc sau eliminate;
Lista fondului de arhivă fonduri se înregistrează doar o singură dată, atunci când intră prima arhiva. Nu este permis să facă fond de arhivă în lista de fonduri înainte de a intra arhivele sale pentru păstrarea în siguranță.
Fondurile lista numărul de serie de fonduri în ordinea cronologică a primirii lor. Numărul alocat fondului de arhivă a listei de fonduri este numărul contului său să fie rezervate pentru ei în toate înregistrările. camere în secvențe brute sunt folosite pentru a ține cont de exploatațiile de arhivă. Camerele sunt pierdute, transferate la alte arhive fonduri de arhivă și exploatațiile de arhivă numărul incluse în fondul de arhivă unificat, documente de arhivă care au fost utilizate anterior, acestea nu pot fi atribuite la colecțiile de arhivă nou înscriși.
Fonds de arhivă combinate și colecții de arhivă sunt înregistrate pe o bază generală. Fondul Arhivistic mixt, format din fonduri de arhivă înregistrate anterior, pe cont propriu, având în vedere numărul de una dintre exploatațiile de arhivă, incluse în compoziția sa.
Data primirii primului fond este data primei livrări de fișiere într-o arhivă. Pentru fondul de arhivă unificat de arhivă creată această dată este data creării sale.
Numele fondului de arhivă este listat fonduri pe baza de referință istorică sau pagina de titlu a fișierelor de inventar, documente. Numele fondului de arhivă constă într-o abreviere completă și în mod oficial acceptat (în paranteze), numele proprietarilor inițiali, indicând afiliere, locație, datele existenței sale extreme. Dacă numele proprietarilor originale schimbat, acesta este indicat prin numele său ultima parte a perioadei pentru care a adoptat documente de arhivă în lista de fonduri.
Numele fondului de arhivă combinat constă dintr-un nume generic al fondurilor de arhivă incluse, numele organizației și conducerea numelor generalizate organizațiilor subordonate din lista de nume de organizații succesive. nume specifice ale tuturor organizațiilor, documentele de arhivă care au fost incluse în arhivele combinate, precum și redenumiți-le sunt specificate în lista de fond.
Numele fondului de arhivă de origine personală este formată din numele și inițialele persoanei, porecla lui, titlu, rang, rang; numele familiei fondului de arhiva sau de genul - numele și inițialele principalilor membri ai familiei sau de clan, și titlurile lor, ranguri și titluri. Numele, prenumele, patronimicul, titluri, ranguri și titluri, relațiile tuturor membrilor familiei sau tipul celui specificat în lista de fond.
Titlul caracteristicii specificat de colectare arhivare (e) de formare a acesteia și, dacă este necesar - și inițiatorul acestuia (fostul proprietar, un colector de colecții).
În cazul eliminării documentelor de arhivă, a pus un semn pe vânzarea proprietăților și indică numărul și data documentului, pe baza căruia sa retras.
În cazul creării unui fond de arhivă unificat indică numărul și numele fondului, care include documente. În cazul transferului de fonduri către un alt fișier specificat numele de fișier
Listă de fonduri este un capac greu, foile sunt numerotate, extrase foaie-martor.
Lista de fonduri Reimprimările se efectuează numai cu permisiunea organului abilitat al puterii executive în domeniul arhivelor. În acest caz, lista fondurilor necesare sunt puse la dispoziția numere, nume și motive de fonduri de arhivă, care dețin număr este interzisă.