Cât timp ar trebui să dureze întâlnirea? Aceasta depinde de obiectivele și ordinea de zi. Durata medie a reuniunii de la treizeci de minute până la două ore, de obicei, mai scurt, cu atât mai bine.
Obiectivele ajuta, de asemenea, să definească cameră și mobilier. Intreaba-te:
· Care ar trebui să fie de mărimea camerei și ce echipamentul de care ai nevoie pentru a atinge obiectivele? De exemplu, doriți să-și petreacă schimbul liber de informații într-un cadru informal, și pentru că este nevoie de mobilier adecvat.
Cum ar trebui să se pregătească pentru întâlnire? Adună documentele și datele necesare. Discutați cu participanții, cere opinia lor, să identifice obiectivele pe care le-ar dori să realizeze, să știe că sunteți interesat de ideile lor. În mod clar că participanții trebuie să se pregătească, de asemenea, pentru întâlnire. Elaborarea unei agende, inclusiv scopul, o listă a rezultatelor dorite și de timp, de așteptat pentru a discuta fiecare întrebare. Partajarea informațiilor, în special în cazul în care va ajuta la reducerea reuniunii.
Deoarece grupul dezvoltă soluții. Unele grupuri aleg să voteze. Un alt necesită consens: toți participanții la reuniune au sprijinit decizia, chiar dacă acestea nu sunt de acord cu el. În unele grupuri, decizia se face lider. Fiecare abordare are avantajele și dezavantajele sale.
majoritatea voturilor vă va oferi soluții pentru perioada scurtă de timp. Aceasta poate determina oamenii să ia o decizie care le va pune într-o poziție câștigătoare / pierde.
Oamenii sunt mai dispuși să accepte decizia luată prin consens. Dar procesul necesită adesea o soluție de rezervă - o alternativă în cazul în care nu se ajunge la un consens într-un anumit interval de timp. Astfel, consensul nu este tipic pentru situațiile care necesită o soluție de urgență, sau în cazurile în care responsabilitatea pentru decizia are doar lider.
Decizia luată de lider - este cel mai eficient mod într-un interval de timp limitat. Un exemplu ar fi lider, anunță deciziile și închiderea reuniunii. Este important ca toți participanții au auzit, că opiniile lor sunt auzite. Dacă timpul permite, să se consulte cu celălalt lider poate lua în considerare opiniile individuale - modul cel mai adecvat, dacă doriți un aviz expert sau ales pentru a reprezenta punctele de vedere ale acționarilor. De asemenea, liderul poate convoca o reuniune pentru a colecta avize - recomandată atunci când decizia este importantă pentru mulți oameni, atunci când există o oportunitate de a crea asociații în participațiune, precum și un cadru comun de punere în aplicare.
2. Efectuarea reuniunii
sfaturi simple pot ajuta să evitați problemele comune, transformând întâlnirea într-un coșmar. Și este o recunoaștere a competențelor dumneavoastră la întâlnire. Începe întâlnirea la timp. Petreceți o discuție introductivă puțin pentru a se asigura că grupul este agendă clară, obiectivele și rezultatele dorite - face corecțiile necesare. În cazul în care ordinea de zi nu este pregătită, construi pe drum.
Cum de a face pe ordinea de zi în cazul în care nu este pregătită în prealabil. Cereți participanților să sugereze întrebări care necesită discuții. Care sunt rezultatele dorite ale discuției și cât timp va dura? Asigurați ordinea de zi a întrebărilor. Dacă aveți nevoie pentru a scurta ordinea de zi, întrebați ce probleme pot aștepta până la următoarea reuniune. Revizuirea regulilor și principiilor reuniunii constructive, care vor fi convenite de către toți participanții de bază.
Ce ar trebui să includă regulile de bază?
· Respectarea unui anumit timp.
· Acordul privind cine poate suplimenta ordinea de zi.
· Acordul privind modul în care vor fi luate decizii.
· Termenul limită pentru luarea unei decizii. Dacă doriți să măriți această limită în discuție, trebuie să ceară acordul grupului.
· O definiție clară a restricțiilor care există pe fiecare problemă. De exemplu, soluții senior manageri sau restricții impuse de politica sau de buget care pot limita alegerea alternativelor companiei.
· Definirea umană pentru fiecare întrebare, care va lua o decizie.
· Vă rugăm să fiți mai deschiși la idei. Pentru a se asigura că toate punctele de vedere sunt luate în considerare, rugați pe cineva să explice și să apere punctul de vedere. Întrebați: „Ce ar putea să lipsească? Cine nu a vorbit? „În cazul în care grupul este mare, se împarte de două sau trei persoane și să le cereți să raporteze. Nu te grăbi să voteze și să facă o decizie. Du-te în jurul camerei și să ceară părerea tuturor. Toate punctele de vedere sunt importante, dar nu același lucru. Cât timp durează pentru executarea pozițiilor de conducere de partid? Depinde de scopul reuniunii. Poate că ar trebui să vorbească mai întâi, și să definească obiectivele și direcția. Sau, în cazul în care cei ale căror aviz trebuie să fi vorbit, iar cei mai tineri membri ai echipei sunt tăcut, aveți posibilitatea să-i ceară să vorbească. Chiar dacă sunteți interesat în opinia tuturor, nu trebuie să lase deoparte discuția. Acest lucru de multe ori un rezumat intermediar, folosind o agendă și idei desenată pe tablă, și să declare o tranziție de la un element la altul.