New Page 3
Există patru tipuri principale de recepție a vizitatorilor:
- primirea de angajați pentru o scurtă probleme de afaceri curente;
- angajați recepție pentru discuții aprofundate cu privire la probleme de afaceri;
- angajații de primire din motive personale;
- primirea vizitatorilor din alte organizații;
Acceptarea angajaților companiei într-o scurtă probleme de afaceri curente
In fiecare zi, în fiecare companie există o mulțime de elemente de lucru care necesită soluții rapide. Aceste probleme pot fi rezolvate într-o chestiune de câteva minute, dar în cazul în care sclavul nu este în măsură să le împace cu capul, munca lui poate pur și simplu încetini.
Aceste scurte de lucru pe includ:
- Obținerea consimțământului verbal ceva (de exemplu, un angajat vrea să știe dacă este posibil să se utilizeze masina firmei).
- Coordonarea orice acțiune (de exemplu, un angajat responsabil cu organizarea unei reuniuni a furnizorilor și este important să cadă de acord asupra unui moment de întâlnire, participanții și lista documentelor necesare).
- Obținerea de informații de sinteză (de exemplu, un angajat pentru îndeplinirea misiunii pentru a obține coordonatele unei organizații și un rezumat al acestuia, care are un cap).
- Furnizarea de informații scurte (de exemplu, angajatul a purtat discuții importante și vrea să raporteze imediat șefului rezultatele lor).
- Documente text (ordine de plata, comenzi, comenzi, contracte, etc.). Documente text - nu este întotdeauna rapid. Sunt momente când un angajat spune că are „cazul pentru câteva minute, doar dogovorchik semn“, și apoi se dovedește că șeful acestui acord vede pentru prima dată și el trebuie să-l studieze cu atenție înainte de a semna.
Probleme care necesită, în ceea ce privește angajații, o soluție urgentă, în orice organizație foarte mult. Cu toate acestea, în cazul în care fiecare angajat va rula imediat la cap pe măsură ce apar în activitatea probleme urgente, managerul cu normă întreagă va lua decizia. De aceea, este foarte important să se organizeze fluxul de întrebări urgente de subordonați. Din nou, în fiecare din soluția sa este găsit, este cel mai bine pentru ea, dar, în general, puteți face după cum urmează.
Toate întrebările sunt grupate și fiecare grup de lucru este construit într-un anumit fel.
Documentele pe care șeful au deja văzut și aprobat, gata pentru semnătura sa, secretarul pune în dosarul „On semnătură.“ Aceste documente Cap are, de asemenea, capacitatea de a semna toate dintr-o dată prin selectarea pentru că 10-15 de minute sau în mijlocul zilei (de descărcare), sau la începutul și la sfârșitul zilei (vrabatyvaemosti perioadă sau oboseală).
Toate seturile de mai sus de întrebări sunt, de obicei aproximativ 80% din toate problemele urgente. După sortare sunt doar cele 20% din întrebările, pentru care au nevoie într-adevăr o întâlnire de urgență. Dar este lider timp de cinci ori mai puțin - există îmbunătățirea eficienței capului, și este tot datorită eforturilor de secretarul său.
În plus, eforturile comune ale secretarului și capul poate angajații treptat Obișnui să acumuleze puncte pentru soluții și pentru a merge la capul de maximum o dată pe zi, cu o listă de întrebări pentru a rezolva. Dacă această inovație va fi capabil să-l pună în aplicare pentru a descărca cap. În acest caz, este posibil ca fiecare sclav la sfârșitul sau la începutul zilei, pentru a aloca 10-15 minute pentru soluția la toate problemele curente. Pentru a face acest lucru, puteți programa.
O altă variantă a primirii problemelor curente de afaceri - stabilirea unui anumit moment în fiecare zi, ca orice angajat (în ordinea priorității, care reglementează secretar) poate merge la cap și pentru a rezolva toate întrebările. De exemplu, un timp foarte popular - 13.00-14.00 (dupa pauza de masa), așa cum sa demonstrat că după-amiază se angajeze în mod eficient în activități intelectuale facilitat, și soluția de întrebări curente scurte la acestea și se referă. De asemenea, în aceste scopuri timp adecvat 9.00-10.00, deoarece la începutul zilei personalului nevoie de obicei soluții de întrebări urgente.
Acestea sunt doar câteva exemple de posibile organizarea unor astfel de metode de sinteză. În funcție de natura unei organizații poate varia în funcție de timp și durata administrării, prezența problemelor și rezoluții, de înregistrare, compoziția și de distribuție a personalului de la recepție și de alți parametri. În fiecare caz, secretarul poate folosi creativitatea și de a dezvolta un algoritm care este nu numai tehnologic avansat și eficient din punct de vedere al timpului de cheltuieli, dar, de asemenea, convenabil pentru toți membrii procesului.
Personalul de la recepție de companie pentru conversații detaliate pe probleme de afaceri
Aceste probleme includ:
- Furnizarea de feedback angajatului, ca urmare a performanței unei lucrări pe scară largă, cum ar fi finalizarea proiectului sau negocieri îndelungate.
- pe probleme globale, cum ar fi o discuție cu angajații în mai multe oferte de la furnizori majori și selectează cel mai bun de luare a deciziilor.
- Discutarea planurilor și rapoartelor lunare (trimestriale anuale,,) angajat.
- Atestare conversație, o discuție a rezultatelor unui angajat pentru o perioadă destul de lungă (de șase luni, un an).
- Discutarea propuneri și idei pentru îmbunătățirea activității angajatului, să se reorganizeze, să schimbe strategiile și alte probleme globale.
Pentru o discuție a acestor probleme la cap pentru a face față cu un subordonat de cel puțin 20-30 de minute, cu toate că de multe ori astfel de conversații ultimele aproximativ o oră. Prin urmare, un răspuns rapid, de obicei, astfel de întrebări nu rezolvă. Pentru a discuta cu calm toate, managerul trebuie să fie sigur că el a lăsat o oră, el ar putea dedica cu ușurință la această problemă importantă.
Prin urmare, procesul de primire cu privire la chestiuni care nu țin de curent, este necesar să se organizeze un mod special. În cazul în care compania este mare și lider se întâlnește în mod regulat cu privire la aceste aspecte importante, cu un număr mare de subordonați (mai mult de 10), este rezonabil să aibă toate intrările din jurnal la recepție.
Odată numit șeful unui anumit timp, este necesar să se informeze angajatul. Să nu uite cine client și care nu este, puteți face note direct în Jurnalul, de exemplu, în cele pe care le cunosc deja, pentru a urmări data cercul numit.
Managerul poate seta pur și simplu o dată pentru recepție, și poate specifica un anumit moment și totul depinde de modul în care organizația a decis să-și planifice timp manager. El poate alege momentul pentru primirea sau secretar consultă cu programul șefului și atribuie o recepție la momentul respectiv, care se află la capul liber.
Se poate întâmpla ca angajatul este ocupat în momentul în care o programare (de exemplu, el vorbește cu clientul), și el nu se poate obține o întâlnire cu capul. Pentru o astfel de situație nu a apărut, angajații pot în „Nota“ indica momentul în care ar dori să se întâlnească, sau atunci când acestea sunt exact ocupat. În orice caz, după data numirii secretarului este necesar să se stabilească caracterul adecvat al timpului angajaților și sunt de acord asupra unui alt moment, dacă este necesar.
În plus recepția de numire pot fi aranjate după cum urmează. Pentru fiecare angajat seta o anumită oră o dată pe săptămână, atunci când el poate discuta toate acumulate au avut probleme serioase. Pentru a asigura o astfel de ordine program de recepție este dezvoltat.
Personalul de la recepție a companiei sale din motive personale
În plus față de angajații care lucrează acolo, și probleme personale, deși cazul este, desigur, este destul de rar.
Aceste probleme includ:
- Cererea de concediu, inclusiv concediu fără plată administrativ.
- Discutarea concediului de maternitate.
- Discutarea posibilității de a combina locul de muncă și de studiu.
- Cererile de modificare a unui program de lucru pentru orice motive personale / familiale.
- Discutarea de oportunități de avansare în carieră, sau transferul la o altă unitate.
- Discutați despre posibilitatea creșterii salariilor.
Astfel de probleme sunt, de asemenea, este puțin probabil să fie rezolvate pe zbor, ca lider, în orice caz, doresc să afle motivele cererii și angajatului de a decide cât de bine să-l îndeplinească (în cazul în care, la toate). Și pentru angajat și pentru managerul ar fi mai bine dacă aceste probleme vor fi rezolvate într-o atmosferă liniștită. Prin urmare, în acest caz, cu privire la reuniunea trebuie să fie de acord în prealabil. Dar întrebări personale diferite de lucru, astfel încât angajații (și uneori managerii) nu doresc să vorbească despre conținutul era cunoscut pentru oricine altcineva, inclusiv secretar. În principiu, numirile pentru problemele personale pot fi efectuate în același jurnal, că pe probleme de afaceri. Cu toate acestea, în coloana „Q“ indică o „personală“, fără alte detalii. Când liderul va decide data reuniunii, el poate contacta angajatul direct de la el pentru a afla problema. O astfel de clarificare nu este de obicei acceptată solicită secretarului.
În unele organizații mari, manageri alocă zile specifice pentru luarea în considerare a problemelor personale ale angajaților. În funcție de mărimea organizației și fluxul de aplicații poate fi, de exemplu, prima zi de vineri a lunii 16.00-20.00 sau chiar în fiecare joi 18.00-20.00. Fiecare organizație are un timp și o anumită zi a săptămânii stabilită de situație. În cele mai multe cazuri, în cazul în care pentru probleme personale aloca timp special, în această seară, în parte, după sfârșitul zilei de lucru. Pentru un lider este convenabil, deoarece nu permite să-și întrerupă afacerile curente în timpul orelor de lucru, iar angajații care sunt interesați în a face cu probleme personale, de obicei, nu deranjează să rămână.
Primirea de vizitatori din alte organizații.
Vizitatorii de la alte organizații pot fi împărțite în două tipuri principale: parteneri de afaceri și „vânzători“.
Desigur, organizația poate acorda și inspecția organismelor, din care nu pot fi atribuite fie la primul sau al doilea grup. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă de multe ori, și necesită o discuție separată. În orice caz, dacă ați venit pentru oaspeții nedorite, atunci primul lucru de făcut - este de a informa managerul. Următoarea regulă - nu furnizează absolut nici o informație la ordinea relevantă a capului.
Pentru partenerii de afaceri ai companiei sunt: clienti, furnizori, parteneri, antreprenori, reprezentanți ai mass-media și alte organizații, cu care societatea intenționează să coopereze sau de a stabili contacte de afaceri.
În ceea ce privește „vânzători“, acesta poate fi, reprezentanți ai organizațiilor care sunt interesate în stabilirea unei relații cu compania dumneavoastră. Acestea pot oferi toate bunurile și serviciile.
Organizarea de recepție pentru partenerii de afaceri ai companiei, de regulă, nu este deosebit de dificilă. De obicei, capul sau cineva în numele său, negociază data și ora întâlnirii, și partenerii vin la ora stabilită. nu a acceptat să vină fără o programare în mediul de afaceri. Dacă se întâmplă acest lucru, nu este un bun „clopot“ pentru secretarul și Director. Într-o astfel de situație, este necesar să se raporteze vizitatorului, iar capul se va decide ce să facă în continuare.
O bună practică pentru a primi vizitatori la intrarea în clădire, pe un punct de pază sau la recepție și să fie efectuate în zona de recepție. Este de dorit ca oaspetele nu trebuie să aștepte la intrare - un secretar (sau un alt membru al personalului, la cererea secretarului) trebuie să aștepte pentru oaspeții de la intrarea în timpul stabilit. Atunci când este necesară întâlnirea pentru a clarifica faptul că există o persoană pe care te cunosc, „Ivan Ivanovich? Bună ziua. " Secretar sarcină - pentru a satisface și petrece oaspetele, dar nu-l distreze. După salut necesitatea de a te prezenta ( „I - Faith, secretar Irene“) și oferta să te urmeze ( „Vino, te voi lua“). În această primă parte a întâlnirii este, practic, de peste - nu este nevoie de a deranja o discuție de oaspeți și întrebări, nu este secretar de afaceri. Singurul lucru pe care îl pot spune în continuare vizitatorul pe drumul spre recepție - este locația toaletelor ( „Acolo am toalete Acum vă voi arăta drumul spre recepție, unde puteți scoate haina.“).
După întâlnirea sa încheiat, Secretarul General invită oaspeții să-l petreacă ( „ai cheltui?“).
Mai multe situație complicată cu un grup de vizitatori sub numele de cod „vânzători“. Mai ales de la ei suferă secretari de companii în cazul în care nu există nici un serviciu de protecție și de recepție, care poate reduce în mod semnificativ fluxul de vizitatori. Dorim să se adapteze imediat Asistenții nu ar trebui să fie luate în considerare „vânzători“ ca un rău absolut (cu exprimare și replici adecvate). În orice caz, comportamentul dvs. - este imaginea companiei, chiar și în ochii vizitatorilor ocazionali. Prin urmare, în primul rând, să păstreze bunăvoința și pacea, în ciuda tuturor. Și apoi unele dintre „vânzători“ poate fi foarte util pentru compania dvs., în cazul în care nu azi, atunci în viitor. Prin urmare, acordul cel mai rezonabil cu vizitatori neplanificate, după cum urmează:
- Salutați și actualizați numele vizitatorului și scopul vizitei sale - aceasta va permite să ia imediat inițiativa în propriile lor mâini ( „Bună ziua, prezentați-vă, și spune-mi pe ce emiteți“).
- După ce a auzit numele companiei și scopul vizitei, întrerupe politicos vizitatorul dacă acesta este în mișcare va începe să laude produsul și să încerce să completeze datele de contact ( „Vă mulțumesc, am înțeles că sunteți de la Compania“ Piper“, doresc sa ne ofere servicii de curatenie de birou. Suntem în prezent în serviciile nu au nevoie „).
Dacă sunteți politicos și arată participarea (el face, de asemenea, munca lui aici), vizitatorul va pleca rapid. Dacă se va comporta agresiv și va amenința securitatea, te doar supărat, dar rezultatul încă nu înțeleg.
Odată ce vizitatorul părăsește, nu se grăbesc să dispună imediat de materialele sale la coș. Mai bine să le poale într-un dosar, probabil, vreodată, aceste servicii sunt foarte utile, într-adevăr. În plus, atunci când prietenul tău va veni data viitoare când sunteți în bună conștiință îi poate spune că tivul informațiile sale și asigurați-vă că pentru a profita de ea, dacă este necesar.
E. Skriptunova, K. compania Zeltserman „Axima: Consultanta, Cercetare, Instruire»
