Fiecare arhivist cred că mai devreme sau mai târziu, cu privire la modul de a prelungi durata de viață a documentelor și de a le salva de la aparent iminentă „moartea“ a lucrării afectate de depozitarea necorespunzătoare sau de forță majoră. Iată câteva tehnici de prim ajutor, care vor ajuta să păstreze documente importante și să le refacă în caz de umed sau atac de ciuperci.
Este cunoscut faptul că documentele ar trebui să fie protejate de influența unei varietăți de factori: apă, foc, lumină, și, în cazuri rare de furt. În cazul în care inițial au fost într-o stare bună de conservare, apoi în timp, hârtia își pierde în mod inevitabil, aspectul său original, sub influența diverșilor factori de mediu.
De ce hârtia este distrusă
Din acest moment, pe baza am început să ia pulpa, compus din componente formatoare de acid incluse. Eventual acidul distruge fibrele celulozice, fabricarea hârtiei fragile și casante. Ca urmare, documentul care se deteriorează rapid și distruse, care crește influența factorilor de mediu.
O situație similară există în practica românească. O cantitate mare de documente istorice valoroase și documente din întreprinderile mici-a trăit au fost cu vârsta înainte de timpul lor alocat. În unele cazuri, vina sunt situații neprevăzute, cum ar fi nerespectarea condițiilor de umiditate și temperatură, spații inundații de arhivă, foc și altele. Cu toate acestea, chiar dacă credeți că documentele sunt stocate în conformitate cu toate cerințele de reglementare, nici un rău va efectua lucrări de inspecție atentă.
În timpul examinării siguranței documentelor este necesar să se acorde atenție următoarelor semne de deteriorare a documentelor:
pete colorate pe foile; părțile căzute ale hârtiei; foi cimentat; hârtie sărăcăcios; pauze; fisuri; colonii fungice pufoase; placi si alte spori de ciuperci.
Cum de a restabili documentele înmuiate
Cauza documentelor umede poate deveni ca inundarea spațiilor sau în afara de încălzire în timpul lunilor de iarnă, ceea ce duce la o creștere critică a umidității și o încălcare a impermeabilizarea pereților și neprevăzute (fluxul acoperișului, rupe sistemul de canalizare, etc ..). În astfel de cazuri, este important să se ia măsuri imediat, nu numai pentru a elimina cauzele de umiditate, dar, de asemenea, documente de uscare filamente moi.
Prima regulă, care ar trebui să fie amintit în această situație, activitățile de uscare ar trebui să fie inițiat în primele 48 de ore de la obtinerea umed.
Cu cât mai repede se întâmplă acest lucru, cu atât mai probabil victima salva documentul.
Printre cele mai populare metode de filamente de recuperare moale documente sunt următoarele tipuri de uscare:
Difuzia de uscare - metoda costisitoare care necesită non-stop cu documentele inmuiate. Esența ei constă în filamente de stabilire a șchiopătat sau foi de șervețele de hârtie hârtie de ziar, care absorb excesul de umiditate. Cu toate acestea, necesitatea de a schimba frecvent hârtia face o uscare de difuzie este foarte proces consumatoare de timp.
uscare la aer - metoda low-cost a documentelor de uscare, care este potrivit pentru o serie de documente ușor umede. Prin aplicarea ventilatorului intern este asigurată libera circulație interior de aer.
Dezumidificare nu are nevoie de o mulțime de spațiu, dar echipamente speciale este necesară pentru punerea sa în aplicare. În unele cazuri, organizațiile nu cumpara, și de închiriat dispozitivul pentru documente de uscare.
Uscarea prin congelare - foarte eficient, dar la metoda costisitoare același timp, care poate dura de la două săptămâni la câteva luni. Congelarea profundă și rapidă a documentelor și uscarea suplimentară în camera de vid de gheata se evapora din hârtie, ocolind faza apoasă. Folosind această metodă, puteți salva chiar și texte scrise de mână scrise cu cerneală. Este salvarea documentelor în cazurile în care utilizarea operațională a altor tipuri de uscare imposibilă.
Uscarea documentelor din camera de vacuum permite să se usuce până la 3.500 de fișiere de arhivă standard simultan. Modul de uscare este selectat, în fiecare caz individual. Când selectați gradul de umiditate este luată în considerare, gradul de hârtie și tipul de legare. Toate acestea ajută la minimizarea efectelor umede (deformare a legării și hârtie) și pentru a evita costurile potențiale ale re-legare. Aceasta este, probabil, cel mai rapid mod, care are o medie de 8 până la 12 ore. Acesta vă permite să elimine efectele de umectare și de a salva organizația de fișiere intacte.
Cum de a salva documente din matriță
În zonele fără ventilație și încălzire, în subsol și etaje mansardă nu sunt perfecte împotriva scurgerilor conductelor de încălzire sau de foc, ca urmare a documentelor care sunt afectate nu numai de umiditate, care poate duce la apariția de ciuperci.
Fungici documente sporilor daune în creștere mecanic prin fibrele de hârtie, și descompunerea chimică celuloză și adeziv, provocând producerea de mucus, aglutinarea și dezintegrarea foilor. Cea mai frecventă infecție a locurilor expuse lipite adeziv (afaceri rădăcini) din produse naturale (gelatină, făină, amidon).
În prezent, există mai mult de 200 de specii de ciuperci care pot afecta hârtia, dintre care 40 de specii se găsesc în locuri de depozitare a documentelor tot timpul! Dezvoltarea fungică sporilor este posibilă prin creșterea nivelului de umiditate în exces de 65-68%. Rata de distrugere a documentelor depinde de nivelul de umiditate în cameră.
Pe măsură ce nivelul de umiditate timpul necesar pentru dezvoltarea mucegaiului, se reduce de la 120-150 zile (la nivelul de umiditate de 70-75%) până la 5-30 zile (la un nivel de 85-100% umiditate relativă). În condiții favorabile (umiditate ridicată, ventilație slabă, documente Moist) ciuperci sunt capabili să distrugă 2 luni până la 50% celuloză în hârtie. Cu toate acestea, contaminarea documentelor - nu numai prejudiciul care poate provoca colonia de ciuperci. Ele reprezintă, de asemenea, o amenințare pentru sănătatea umană, așa cum sunt agenții cauzatori ai multor boli.
Cele mai comune metode de tratare a documentelor infectate - procesarea vaporilor de formol sau prin utilizarea curentului de înaltă frecvență. Dar ei au dezavantaje semnificative.
Formalina nu pătrunde în hârtie și există o probabilitate de reproducere a spori reziduale. Mai mult decât atât, o astfel de dezinfecție necesită instrumente unice de curățare trece după procesare. Și nu trebuie să uităm că formaldehida este cancerigenă și reprezintă un pericol pentru om.
înaltă frecvență actual de tratament necesită o retragere din afacerile toate elementele de fixare metalice (capse și agrafe) și nu este potrivit pentru documente de silicat lipite și PVA lipici.
Fumigatie - tratamentul pesticidelor documentelor care sunt în stare gazoasă. Acesta este cel mai eficient și blând metoda de prelucrare a documentelor. Avantajele sale sunt:
capacitate ridicată de substanțe gazoase penetrează documentele procesate și să scape ușor sub ventilație; o oportunitate de a nu realiza pregătirea prealabilă a documentelor (îndepărtarea capsele și clemele); capacitatea de a procesa toate documentele, indiferent de metoda și notele de hârtie de legare; capabil să proceseze până la 3.500 de cazuri de dimensiune standard, în același timp; ca urmare a prelucrării cazurilor și acoperă rădăcinile nu este deformată; de prelucrare a gazelor fără text aduce atingere, indiferent de metoda de reproducere (scrise de mână, dactilografiate, cerneala sau creion); documentele procesate nu păstrează miros chimic.
O altă metodă utilizată în practica companiilor de arhivă, această prelucrare a documentelor de echipament specializat importat amestec de oxid de etilen oxid. Acesta este capabil să distrugă speciile cele mai rezistente de ciuperci: hetomium, penitsilinium, Alternaria, hrizosporium, Mucor, etc.) .. Tratamentul documentelor infectate se realizează în mai multe etape:
Faza pregătitoare include:
descărcarea fișierelor arhivă și umpluturilor stivuire pe paleți; mișcarea afacerilor în site-ul premise de pregătire preliminară pentru dezinfectare; despachetarea cazuri și inspecție vetrei contaminare; extensoare aspect în cazul în funcție de gradul de umiditate a documentelor grosime caz, clasele de hârtie; care fac afaceri ligamente pregătit pentru prelucrare.
Desfasurarea camerei de dezinfectare include:
cazare ligamentele cazuri pe paleți transportoare automate; plasarea indicatorilor biologici cu spori de ciuperci, cele mai rezistente; procesarea compoziției chimice; dacă este necesar, prelucrarea locală a documentelor unei noi generații de conservanți; descărcarea cazurilor ligamentelor și plasarea documentelor într-o cameră de specialitate pentru a ventila și se îndepărtează amestecul de oxid de etilenă rezidual.
Etapa finală cuprinde:
descărcare pachete afaceri, dezambalare, îndepărtarea indicatorilor biologici ai spori de ciuperci; retragerea extensorul; curățarea mecanică a instrumentelor resturi vizibile de ciuperci moarte și urme de viață a acestora; desprăfuire afaceri; cutii de ambalare în hârtie groasă, cu caracter obligatoriu; etichetă de înregistrare privind prelucrarea efectuată.
După dezinfectarea se efectuează controlul calității biologic prin teste speciale.
conservarea documentelor
Pentru a proteja documentele de posibile deteriorări, ar trebui să efectueze un complex de măsuri de conservare a (conserva) documentele existente. Printre acestea se numără arhivarea electronică, laminare, acoperire, etc lac transparent.
E-Arhivarea vă permite să creați imagini digitale ale documentelor și, astfel, să asigure securitatea informațiilor. Cu toate acestea, acest lucru nu protejează împotriva distrugerii fizice a documentelor originale.
Laminarea este un film special de acoperire de hârtie, care protejează împotriva influențelor mediului.
Un strat transparent - mod non-standard pentru a salva documente, care totuși sunt utilizate în practicile de arhivare. Pentru a face acest lucru, documentul este pus un pic poloneză, și în această formă poate fi depozitat pentru perioade mai lungi de depozitare standard. Desigur, lacul de stocare-limită de vârstă nu prevede, cu toate acestea, se va reține documentul, îl protejează de distrugere.
În cazul în care documentul este deteriorat grav, apoi se aplică o procese mai complexe și mai multe niveluri, care necesită echipament tehnic profesional departamentului de arhivare.
etape de conservare
conservarea Machine. Conform noii tehnologii toate paginile pot fi conservate prin mașină. În acest caz, mai întâi foile sunt plasate într-o baie special pentru decapare și apoi sunt uscate. foi deosebit de sensibile sau puternic deteriorate sunt manual de conservare.
restaurare manuală. În cazul în care paginile sunt grav avariate, efectuate în continuare de restaurare mică - îndepărtarea de crăpături și goluri formate. Paginile deteriorate sunt completate prin intermediul filmelor ultrasubțiri sau hârtie japoneză (hârtie japoneză mai durabil decât pe hârtie fabricate din pastă de lemn și este aproape imposibil să se rupă - ed adnotată ..).
Smoothing și ambalare. După mașină de conserve și de mână documentele sunt sortate împreună în ordinea corectă. După cantitatea Aparuta de tratare a apei de foi este îndepărtată prin netezire. La sfârșitul tuturor lucrărilor din nou, sunt verificate și ambalate. Documente justificative cu pas de raportare privind activitatea desfășurată asigură fiabilitatea și calitatea lucrărilor de conservare.
păstrarea tehnologiei germane a documentelor
Tehnologiile dezvoltate de cercetătorii Bückeburg astăzi utilizate cu succes pentru a preveni prăbușirea procesului de hârtie. Principiul singur motor aplicată, care permite nu numai pentru a neutraliza hârtia, dar, de asemenea, pentru a realiza o rezistență de fibră de hârtie și de a proteja documentele împotriva deteriorării mecanice.
Canning mașină utilizând un amestec de metilceluloză și hidroxicarbonat de magneziu, precum și niște fixatori. Ca rezultat, hârtia este disponibilă în acid este neutralizat, și alcaline asigură o stocare pe termen lung. În același timp, puterea de hârtie crește.
La etapa inițială, documentele sunt compensate și demontate în foi individuale sunt capse demontate, piese metalice și încleiere, prin necesitate mici fisuri sunt închise.
Paginile sunt numerotate, oferindu-le un cod digital și litere unificat, care, ulterior, acestea pot fi integrate în fișierul corect. Numerotarea se aplică cu ajutorul unei imprimante cu laser cu cerneală permanentă. Foile au fost apoi clasificate în funcție de tipul de muncă necesar pentru conservare.
Tehnologiile moderne permit de a crește viteza de prelucrare și conservare a documentelor. Dispozitiv de conservare compact cu o cifră de afaceri de 400 până la 1000 de pagini de format A4 pe oră oferă o capacitate anuală într-o cantitate de la 700 000 la 1 700 000 de coli. În plus, tehnica face posibilă gestionarea documentelor de format mare.
Anna Danilova
Șef adjunct al Departamentului de prelucrare de arhivare
„Arhiva Delis“