Director General Adjunct pentru Economie și Finanțe al LLC «CPCR-Express»
Pentru firme si companii holding cu rețea de sucursale extinsă pentru a crea un contabil centralizat - o bună oportunitate de a îmbunătăți calitatea raportării financiare și să ofere management cu informațiile necesare pentru monitorizarea locatiilor de la distanta. Relativ nedureros pentru a crea un serviciu financiar unic poate, în cazul în care se calculează cu exactitate numărul angajaților săi să aibă grijă de partea tehnică a problemei și în mod clar să aloce responsabilitatea pentru toate lucrările.
Utilizați walkthroughs:
1. Alocarea funcțiilor între biroul central și „fiice“
centralizarea completă a contabilității nu înseamnă că filialele nu vor fi contabili. În orice caz, în fiecare divizie regională va trebui să plece cel puțin un casier scanarea documentelor originale. Personalul de întreținere vor fi transferate funcții contabile centralizate, cum ar fi dezvoltarea metodelor de contabilitate și înregistrări fiscale, înregistrări de venituri și cheltuieli, salarizare, calcul fiscal și operațiuni bancare, formarea și depunerea raportării financiare și fiscale.
departamentele de contabilitate centralizată mai bună formă în domeniile de contabilitate - costuri, venituri, salarii, operațiuni în numerar, precum și formarea de declarații. Cu această abordare, contabilii efectuează aceeași operație, fără a fi nevoie să treacă de la o sarcina la alta, respectiv, de mai sus productivitatea lor.
2. Se calculează numărul de angajați
Pentru a decide cu personalul și numărul de angajați necesari pentru a estima costurile forței de muncă preconizate pentru serviciile de contabilitate contabile ale anumitor zone. Procedura poate fi astfel (a se vedea exemplul de calcul în tabelul de la pagina 109 ...):
- pentru fiecare sucursală sau filială a generat o listă de tranzacții contabile necesare în contextul site-uri de înregistrare și frecvența estimată a testelor. Informațiile privind numărul de operațiuni pot fi găsite în registrele de contabilitate pentru fiecare subiect;
- efectuat timp de pontaj de lucru petrecut la executarea unei operațiuni. Prin experiență putem spune că pentru a efectua un document care conține o singură poziție, durează aproximativ un minut și jumătate, în medie;
- pe baza datelor primite calculate de numărul de personal contabil centralizat (C), care va servi porțiunea contabilă specifică. Formula de calcul ar arata astfel:
unde i - numărul de serie al tranzacțiilor contabile legate de aceeași zonă a contabilității;
j - numărul de serie al sucursalei societăți (filială);
Oij - frecvența operațiunilor contabile-i th referitoare la un domeniu de contabilitate și executabilele pentru ramura j-a, U / mo;..
Bi - Timp de execuție (norma) i-lea operațiunile contabile min;.
Etc - numărul mediu de zile lucrătoare într-o lună, zi. (De obicei, 22 zile);
Par - durata de o zi de lucru, ore (de obicei 8 ore).
Tabelul de mai jos prezintă un exemplu de calcul al numărului de angajați o contabilitate centralizată pentru una dintre ramurile de „CPCR-Express“, specializat în livrarea rapidă a bunurilor și a documentelor. În cazul în care proiectul a fost finalizat, a devenit clar faptul că excesul de valoarea calculată de contabili doar un personal suplimentar costurile de grup contabil. Cantitatea de muncă pe jurnalele de verificare și de trafic a fost mai mare decât cel planificat.
calcul tabelar Numărul personal contabil centralizat pe una dintre ramurile de „CPCR-Express“ (fragment)
3. Rezolvați problemele tehnice
Înainte de a recruta personal nou pentru contabilitate centralizat, pentru a rezolva o serie de probleme tehnice. De exemplu, într-un sistem de lucru de contabilitate. Transfer la centrale companii de software de contabilitate de birou, sau să pună în aplicare un sistem unificat. Această din urmă opțiune nu este obligatorie, dar este de dorit, deoarece este mult mai ușor de introducere de date, tranzacțiile de afaceri care efectuează și consolidarea situațiilor financiare. Casier în domeniu trebuie să furnizeze (terminal) de acces la distanță la sistem pentru a reflecta baza tranzacțiilor în numerar și întreținerea dosarelor de personal.
O altă întrebare - cum să partajați documente. De exemplu, printr-un dosar de acces terminal la rețea, e-mail sau prin intermediul unui sistem special de document electronic. Prima opțiune este ușor de implementat. La serverul central compania creează un dosar pentru fiecare filială, în cazul în care, de exemplu, puteți pune factura scanată. Permisiunile acestui dosar, desigur, sunt diferențiate.
Opțiunea de a trimite un email chiar mai ușor de implementat, dar nu este absolut protejat din punct de vedere al accesului neautorizat la informații confidențiale. Și este cel mai convenabil, desigur, oa treia opțiune - introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Sistemul reduce factorul uman, circulația și monitorizarea documentelor nu ia mult timp contabil.
4. Formați noua echipa
Formarea personalului contabil centralizat are sens să înceapă cu recrutarea de șefi de departamente, de asemenea, ei instrui închirierea de calificare obișnuită. Nu te uita doar pentru candidații de pe o parte, ar fi mai ieftin de a utiliza imagini existente. În primul rând, mai bine să evalueze capacitatea și aptitudinile angajaților existenți, iar dacă oamenii potriviți din companie nu sunt acolo, începe să caute experți externi.
Apropo, câmpul poate fi dificil. De exemplu, pentru a centraliza compania de contabilitate regională „CPCR-Express“, de regulă, a constat dintr-o persoană - contabilul-șef. Puțini dintre ei au fost de acord să continue să lucreze în ramurile Casierul posturi. O altă problemă - este dificil de a angaja personal de la distanță, conduce un interviu plin, pentru a evalua în mod obiectiv competența unui candidat. Soluția perfectă, dar destul de scump - să încredințeze contabilul-șef al biroului central sau auditorul intern să realizeze interviuri în domeniu.
5. delimiteze în mod clar responsabilitatea
Alocați responsabilitatea pentru corectitudinea datelor contabile după cum urmează. Șeful filialei responsabile pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar, furnizarea la timp a documentelor primare, precum și executarea tranzacțiilor bancare (în cazul în care există o singură trezorerie). Angajații centralizat de contabilitate responsabil pentru corectitudinea contabilității, fiecare în propria zonă. CEO și contabilul-șef al (holding) de grup este responsabil pentru exactitatea raportării contabile și fiscale. În cazul conturilor centralizate de alocare într-o entitate juridică separată responsabilă pentru exactitatea rapoartelor transmise contabilului-șef al procurii emise de către conducătorul entității.
În funcție de statutul contabil centralizat (entitate juridică separată sau unitate în cadrul companiei) Documentul atribuirea de responsabilitate, va servi ca un contract de servicii sau furnizarea de contabilitate centralizată. Pentru fiecare site, contul ar trebui să scrie regulile, care descrie procedura de verificare preliminară a documentelor sursă, condițiile și procedura de prelucrare și copii scanate ale documentelor originale, termenii operațiunilor contabile, responsabilitățile părților.
6. avans pentru a minimiza potențialele probleme
Este puțin probabil ca în cursul centralizării contabile să fie în măsură să evite neînțelegerile din partea conducerii filialelor, este posibil sabotaj și în prezent. Dacă timpul nu achita o astfel de reacție, trebuie să decidă cu privire la o schimbare a personalului „fiica“. Prin urmare, este în valoare de multe detalii descrie beneficiile proiectului. De exemplu, reducerea numărului de solicitări de la sediul central, precum și timpul de eliberare pentru rezolvarea problemelor industriale.
O altă problemă - Casierie motivație scăzută în domeniu. Acești profesioniști sunt subordonate în mod oficial la directorul general al „fiice“, și funcțional - contabil centralizat, și pentru fiecare unitate de contabilitate - la diferite contabili. Toate acestea creează o problemă serioasă cu controlul lor de funcționare. Soluția ar putea fi crearea unui sistem de salarizare bonus, care este legat de îndeplinirea anumitor indicatori. De exemplu, cum ar fi „respectarea disciplinei în numerar“ sau „furnizarea în timp util a documentelor primare.“
Filialele sunt mai bine conectate la conturile centralizate în etape, pentru a aduce baza de date contabile într-o stare de lucru va lua timp. De exemplu, în „CPCR-Express“ a avut trei faze. Pe primul centralizat cele mai problematice din punct de vedere al ramurilor (calitatea scăzută contabile și de raportare), pe al doilea - mici venituri. În cele din urmă, după ce a fost perfecționat pe deplin mecanismul de contabilitate centralizat, conectat la el toate ramurile rămase.
Recomandarea privind metodica Management Financiar