Acesta include aspecte legate de planificare rațională și de control în organizație.
Planificarea - este procesul de dezvoltare a lucrurilor de făcut și cum să o facă, pentru a atinge acest obiectiv (etapele 1 și 2 în diagrama).
Control - un proces pentru a asigura implementarea cu succes a sarcinilor planificate.
Esența teoriei controlului rațional poate fi ilustrat prin exemplul unei acțiuni pilot de avion București - București. Obiectivul principal al pilotului - în condiții de siguranță și în grafic pentru a ține avionul. Înainte de zbor, pilotul studiaza planul de zbor, ceea ce indică modul de a atinge acest obiectiv, inclusiv normele de evaluare a performanței, viteza, altitudinea, alimentarea cu combustibil la un anumit punct al traseului, etc. în timpul zborului, pilotul monitorizează punerea în aplicare a planului prin compararea performanțelor curente cu regulile și face propriile ajustări, dacă este necesar. Pilotul trebuie să se asigure că:
- regulamentele au fost stabilite în conformitate cu planul de zbor înainte de plecare;
- Sa efectuat monitorizarea continuă a dispozitivelor de control sau senzori care măsoară performanța reală de zbor;
- performanțele de zbor reale în comparație cu standardele și, astfel, a verifica dacă totul merge conform planului (inclusiv dacă planul de puncte definite într-un timp dat și dacă alimentarea cu combustibil necesară trece);
- ia măsuri corective în cazul în care ceva nu merge bine (de la intervenții minore, ținând cont de turbulențe atmosferice la intervenții, cum ar fi trecerea de la un plan de zbor stand-by cu schimbarea destinației, în cazul în care circumstanțele o cer).
Astfel, circuitul de control de gestiune cuprinde patru etape principale:
Etapa 1 - obiectivele stabilite.
Poate ca un obiectiv comun al unui nivel mai ridicat poate acționa ca deschiderea unui complet operațional un depozit en-gros, în conformitate cu calendarul și bugetul. În ciuda specificitatea țintei, managerul va trebui să construiască un arbore de goluri, de rupere obiectivul principal în, criterii mai adecvate mici SMART (obiective ar trebui să fie specifice, măsurabile, relevante - relevante în contextul activităților realiste, specifice de timp).
Exemplu: pentru a finaliza lucrările de construcție până 29.05.06, pregătesc depozit la producția de bunuri și trimite-l la destinație la 04/05/06, pentru a finaliza proiectul în cadrul bugetului la 04/01/06.
Etapa 2 - pentru a planifica, defini parametrii și de a efectua sarcini.
În esența sa, procesul de planificare este o secvență de următoarele:
- stabilirea de obiective clare;
- Definirea standardelor, sarcinilor care urmează să fie efectuate;
- distribuirea umane și a altor resurse necesare pentru punerea în aplicare a planului;
- elaborarea programului de lucru, care vine în întâmpinarea nevoilor managerului.
Persoanele implicate în punerea în aplicare a sarcinilor trebuie să perceapă regulile ca:
- semnificativă, care este esențială pentru atingerea obiectivului;
- dure, dar reglabile (standarde de reducere admise în cazul în care contractantul, în ciuda lucru bun, nu pot face față cu ei).
Sursa de normare sunt experiența din trecut, calculele privind propriile norme stabilite pe baza intuiției.
Instrumente. utilizate în acest stadiu: arbore de sarcini. Gradul de detaliere a sarcinilor depinde de complexitatea proiectului, numărul părților interesate în proiect și programul de acțiune.
Planul de evenimente-cheie (de exemplu).
livrările efectuate în magazine mici
Lista de evenimente-cheie nu este instrumentul de planificare primar și ar trebui să se bazeze pe un plan detaliat pentru a asigura exactitatea și realitatea datelor menționate în document. Data de evenimente-cheie din listă - aceasta este una dintre opțiunile se referă la valorile de referință ale indicatorilor indicând în cazul în care ar trebui să fie într-o anumită perioadă de timp și într-o anumită etapă.
O altă opțiune este utilizarea indicatorilor pentru verificarea rezultatelor este o reuniune la care este posibil să se verifice rezultatele reale cu planificate acești indicatori pot fi de natură financiară. De exemplu, un anumit costuri unitare perioadă care nu trebuie să depășească procentul predeterminat al bugetului intern.
Etapa 3 - Monitorizarea mișcării gol.
Există mai multe metode de monitorizare, atât formale, cât și informale, care vă permit să determine gradul de progres în vederea atingerii acestui obiectiv:
v Monitorizarea și implicarea personală.
Scopul - de a fi puse la dispoziția administratorului pentru personal și pentru colegi. De exemplu, un manager simte pericolul nu respectă termenul limită cu comunicatul de presă de lansare sau de a detecta acumularea de materiale și a documentelor neînregistrate observă în mod periodic că personalul trebuie să rămână la locul de muncă pentru o lungă perioadă de timp.
v Sondaje și discuții.
Posibil, în timpul întâlnirilor de proiect sau vizite. Subordonații nu poate înțelege importanța orice dezvoltare specială sau nu înțelege natura dificultăților întâmpinate. Folosind interviuri și discuții, managerul poate re-crea o imagine mai completă și pentru a înțelege cauza a ceea ce se întâmplă.
v Raportul periodic.
Elaborarea rapoartelor scrise conducerii superioare, prezentări orale sau rapoarte despre situații excepționale (în cazul unei abateri puternice de la norma).
v Statisticile actuale.
De exemplu, managerul poate utiliza datele de vânzări curente în funcție de perioada sau dinamica costurilor pentru aceleași perioade. datele pot fi utilizate pe frecvența de funcționare a grupurilor-țintă specifice ale consumatorilor.
v En statistici.
Managerul poate crea propria bază de date a compartimentării afacerilor sau pentru diviziunile legate de muncă.
cerințele de informare necesare pentru a monitoriza:
1). Informațiile trebuie să corespundă cu nivelul la care se exercită controlul.
2). Acestea ar trebui să fie legate de standardele de performanță.
3). Ar trebui să fie întotdeauna clar dacă datele sunt rezultatul măsurătorii sau estimările calculate.
4). În cazul în care datele se referă la aceleași activități toate contradicțiile trebuie să fie eliminate.
5). Informațiile necesare pentru monitorizare, trebuie să fie trimise numai celor care au autoritatea de a exercita un control.
Etapa 4 - să acționeze în conformitate cu rezultatele monitorizării.
Selectează 1 din următoarele:
- face modificări la sarcina;
- nu pentru a face modificări.
Acțiuni corective pot fi după cum urmează.
În cazul recrutării în depozit, puteți atrage personalul intern al companiei, în cazul în care surse externe nu sunt autorizate să furnizeze un număr predeterminat de candidați. Este posibil de a furniza resurse financiare și de timp suplimentar pentru a rezolva problema de recrutare a personalului folosind numai resurse externe.
Managerul în această etapă este de a analiza acțiunile corective pentru a elimina cauza problemei sau pentru a atenua consecințele vor fi în cazul în care regia.
Trebuie să utilizeze toate mijloacele posibile pentru a realiza conformitatea cu normele (stimulente financiare, folosind strategii de convingere, formare, mentorat). Cu toate acestea, acțiunea disciplinară manager poate fi utilizat numai în cazuri extreme.
Există situații în care:
- standarde neînțeles;
- sunt cunoscute reguli, dar ignorate;
- oamenii lucrează în mod intenționat nu respectarea regulilor.
În managerul de caz două trebuie să aibă un impact, aplicarea puterii.