Aglomera căsuța poștală poate duce la probleme. După cum se arată în figură, unii furnizori de e-mail sau administratorii de sistem sunt interzise de la trimiterea sau primirea de e-mail ajunge la cutia poștală de o anumită dimensiune. Puteți obține, și nu se poate obține o notificare.
În cazul în care acest lucru sa întâmplat deja (sau în curând va fi), atunci este timpul pentru a reduce dimensiunea cutiei poștale. Chiar dacă nu primiți un avertisment, a scăpa de dezordine crește eficiența unor date mai importante. De exemplu, din cauza numărului mare de mesaje în căsuța poștală de căutare datele necesare pot fi dificil.
Cutie poștală este format din dosare. dimensiunea cutiei poștale depinde de conținutul dosarelor.
După cum se arată în figură, o cutie poștală este format din dosare. dimensiunea cutiei depinde de mărimea și numărul de mesaje în dosare. Atunci când trimiterea și primirea de mesaje, programa întâlnirile, adăugând contacte și crearea de sarcini, aceste dosare sunt pline; respectiv, cutia poștală este, de asemenea, umplut.
Atunci când o dimensiune a cutiei poștale atinge limita superioară, administratorul poate limita funcționalitatea e-mail, de exemplu, la 90 MB, veți primi un avertisment de la 100 MB, vi se va permite să trimită mesaje, iar pe atingerea 110 MB - primiți mesaje.
În Outlook, de asemenea, setați o dimensiune a cutiei poștale limită de 20 de gigaocteți (GB), ceea ce este foarte mult pentru e-mail. În cazul în care cutia poștală ajunge la această dimensiune, aplicația Outlook pentru a împiedica să primească date în caseta. Soluția? Timp pentru a face curățenie.
În continuare veți învăța cum să se determine dimensiunea cutiei poștale. La sfârșitul acestei lecții, veți practica determina dimensiunea căsuței poștale.
caseta de dialog Folder Size.
Pentru a afla mai repede dimensiunea cutiei poștale, de ieșire în panoul de navigare, faceți clic pe lista de directoare și o listă de foldere Dimensiune dosar opțiune. Deoarece dimensiunea afișată de dosar, de dialog Dimensiune caseta Folder este convenabil pentru a determina dimensiunea totală a cutiei poștale, precum și pentru a determina dimensiunea folderelor individuale.
Vă rugăm să rețineți că dimensiunea este specificată în kilobiți (KB). Ce se poate face în cazul în care administratorul de sistem vă spune dimensiunea în megaocteți? Din fericire, raportul dintre kilobytes, megaocteți, gigaocteți simplu: un megabyte 1024 kilobytes, ca un gigabyte 1024 MB. Dacă vi se pare dificil să-și amintească relația dintre kilobytes, MB și GB, nu vă faceți griji. Informații pentru a converti o unitate la alta, consultați ghidul Noțiuni de bază la sfârșitul cursului.
Posturi au dimensiuni diferite. Mesajele cu atașamente au o dimensiune mai mare.
Am menționat deja că dimensiunea cutiei poștale este determinată de dimensiunea de foldere sale. Este logic să presupunem că dimensiunea folderului depinde de mărimea mesajelor stocate în el (precum și întâlnirile din calendar, informații de contact, note, și așa mai departe. D.). Mărimea mesajului crește atunci când se utilizează anumite atribute, cum ar fi formatare sofisticate, imagini și atașamente.
Mărimea medie a mesajului variază foarte mult pentru diferite organizații și utilizatori. Prin estimarea foarte dur, dimensiunea medie a mesajului este de aproximativ 30 KB. În ceea ce privește limitele de dimensiune a mesajului căsuței poștale stabilește un administrator de sistem la nivel de server. Prin urmare, modificați aceste limite nu pot fi în Outlook.
Acum, că știți despre cauzele creșterea dimensiunii cutiei poștale, să ne uităm la cum să-l reducă.
Dacă doriți să reduceți dimensiunea totală a unei cutii poștale sau de un anumit dosar în căsuța poștală, o modalitate este de a citi mesajele, le răspunde, și apoi să le salvați într-un fișier, sau eliminați, în funcție de dimensiunea. Pentru a face acest lucru, puteți lua posibilitatea de a monitoriza în Outlook dimensiunea mesajelor individuale. De exemplu, puteți sorta mesajele pentru a le aduce la cel mai mare la cel mai mic. Dacă doriți să cunoașteți dimensiunea exactă a fiecărui mesaje mari din cutia poștală, trebuie să comutați la afișarea tabelului.
După ce mesaje mari găsit, trebuie să decidă dacă să le (în funcție de dimensiunea) să păstreze ar trebui să fie. Nu știi ce se poate face, în plus față de eliminarea? In acest curs veti invata despre posibilele cursuri de acțiune, precum și în cele ce urmează, aceste opțiuni vor fi discutate mai detaliat.
Salvați atașamentele din meniul butonul Microsoft Office.
După salvarea atașări pot fi eliminate (în cazul în care nu mai este necesar).
atașamente Sovet.Pered stocate pe hard disk, selectați o locație, care mai târziu va fi ușor de ținut minte. De exemplu, în cazul în care mesajul este încorporat imagine, acesta poate fi salvat în folderul Imagini sau My Pictures. În plus, menținând în același timp investițiile dau un nume, pe care ulterior le permit să se amintească conținutul și contextul în care a fost utilizat.
Aveți în continuare întrebări cu privire la mecanismul de stocare? Nu-ți face griji, mai târziu, în curs vor fi explicate în detaliu cu privire la stocarea mesajelor în foldere de pe computerul local.
Am văzut doar cum să se mute mesaje în dosare pe computerul local. Un alt mod de a afișa e-mail din cutia poștală se află în îndepărtarea și curățarea ulterioară a folderul Elemente șterse.
De fiecare dată când este plasată în folderul Elemente șterse atunci când ștergeți un e-mail. care este de obicei situat pe server, nu pe computerul local. Acest dosar este în creștere rapidă în dimensiune, deci trebuie să fie curățate. Pentru că în primul rând, esti, probabil, va scăpa de mesajele șterse și eliminarea finală a acestora este un mod sigur de a reduce dimensiunea cutiei poștale.
Puteți specifica timpul și metoda de purificare folderul Elemente șterse. în mod automat de fiecare dată când ieșiți din Outlook, sau manual în orice moment. Imaginea arată exact unde în Outlook șterge.
Curățare automată. Faceți clic pe Instrumente Outlook fereastra principală, faceți clic pe Opțiuni. În fila Complex, bifați caseta de dosar curat „Elemente șterse“ la ieșire. După aceea, pe curățarea cutiei poștale, puteți uita.
Curățare manuală. Dacă preferați pentru a controla eliminarea elemente din folderul Elemente șterse. curăța acest dosar, în orice moment, făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului.
O modalitate de a face cu spam-ul este de a preveni producția sa. Mai jos sunt sfaturi despre cum să facă acest lucru.
RSS Tehnologie (Really Simple Syndication) - este o modalitate foarte bună de a oferi știri și date direct în Outlook. Mesajele primite pe tehnologie RSS, de obicei, plasate în dosarul «RSS-feed-uri“ cutie poștală. Dacă vă abonați la canale, care creează o mulțime de trafic, veți observa că cutia poștală este plină în curând.
Pentru a șterge automat elemente vechi ale canalelor RSS la atingerea o anumită vârstă, puteți utiliza caracteristica de arhivare automată în Outlook.
Dialog Cleanup caseta de cutie poștală.
În acest curs sunt câteva modalități de a determina dimensiunea cutiei poștale și a mesajelor într-o cutie poștală. S-a propus, de asemenea mai multe moduri de mișcare și ștergerea mesajelor pentru a reduce dimensiunea totală a cutiei poștale. Vrei sa ai toate aceste metode au fost disponibile într-un singur loc? Acest lucru a fost făcut în caseta de dialog „Cleanup Mailbox“, care este invocat din meniul Instrumente din fereastra principală Outlook.
Dialog Cleanup caseta de cutie poștală este destinat pentru căutarea și prelucrarea mesajelor de e-mail în moduri pe care le va deveni în curând familiar. Dacă doriți să ștergeți caseta de e-mail, acest lucru se poate face în fereastra „Curățare cutie poștală“. Vei învăța posibilitățile de „Cleanup cutie poștală“ pe practica a casetei de dialog (în secțiunea următoare).
Cursul este conceput de Microsoft